Лекции по «Документационное обеспечение управления»

Служба ДОУ  в своей деятельности руководствуется  законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов федеральной власти и управления и субъектов федерации, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений государственной архивной службы и другими действующими нормативными по вопросам документационного обеспечения управления.

 

 

6.2. Контроль исполнения документов

 

Контролю  подлежат документы, требующие исполнения: подготовки ответа, проверки изложенных фактов, принятия решения. Примерами таких документов могут служить письма-запросы вышестоящей организации с требованием предоставления информации по какой-либо деятельности предприятия, заявление гражданина о неправомочности деятельности должностного лица и др.

Контроль  исполнения включает постановку документов на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Контроль  осуществляют руководители, служба документационного  обеспечения и ответственные исполнители.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты поступления.

Предусмотрен  типовой перечень сроков исполнения документов:

1. Договор на поставку товаров – подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных – 20 дней) после получения проекта договора.
2. Заявления и жалобы граждан – в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно, не позднее 15 дней.
3. Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений – к указанному в них сроку или в течении 10 дней.
4. Письма предприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней.
5. Протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение в 20-дневный срок.
6. Телеграммы, требующие срочного решения – до 2-х дней, остальные в течение 10 дней.

Приостанавливать  исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация – автор документа и органы госнадзора.

Ответ автору обращения готовится на бланке организации (органа власти) и направляется за регистрационным  номером обращения.

Ответ на коллективное обращение направляется на имя первого подписавшего его лица (если в письме не оговорено конкретное лицо) или в отдельных случаях – каждому из подписавших такое обращение.

Согласно  требованиям ГСДОУ при проведении контроля исполнения используются экземпляры регистрационно-контрольных карточек, заполняемые при регистрации документов. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

 Проверка  хода исполнения осуществляется  на всех этапах до истечения  срока в следующем порядке:

• Заданий последующих лет – не реже одного раза в год;
• Заданий последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;
• Заданий, поручений текущего месяца – каждые десять дней
• За пять дней до истечения срока.

Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в его регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

 

 

 

6.3. Систематизация документов и  их хранение

 

Документы во время их исполнения могут храниться у исполнителя в специальных папках, помеченных в соответствии с номенклатурой дел или этапами их исполнения: «Срочно», «На исполнении», «К заседанию», «На подпись» и т.п. Папки могут храниться в течении дня на столе исполнителя, после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф.

Хранение документов может производится  в следующем  виде:

• в папках;
• на компьютерных носителях.

До настоящего времени  более надежного и дешевого, чем  бумага , носителя с более универсальной и автономной системой записи и чтения информации пока в офисных технологиях не появилось.

Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных носителях, например дискетах, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т.е. свыше 10 лет, хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.

При оформлении папок  и СD на обложку каждого дела, подлежащего хранению в архиве офиса, следует вынести следующие сведения:

• название организации;
• название структурного подразделения, где сформировалось дело;
• индекс дела;
• количество листов в деле;
• даты первого и последнего документов;
• срок хранения дела;
• шифры каждого дела.

Документы должны храниться  в помещениях, отдаленных от рабочих  комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища  должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа архивохранилища, двери дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожаробезопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами.

Архивы должны иметь:

• специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;
• ширину проходов между стеллажами не менее 75 см;
• ширину проходов до 120 см;
• расстояние между полками по высоте 35-40 см;
• расстояние торцов стеллажей от стен 45 см;
• расстояние от пола до нижней полки 20см, а в цокольных и полуподвальных этажах – до 50 см.

Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

Основными разрушителями  документов в архивохранилищах являются плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в «бумагохранилищах», их споры переносятся воздушным  путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как правило грибки развиваются наиболее активно на влажных документах.

 

 

Предприятие зарегистрировано                                         УТВЕРЖДАЮ

администрацией________________                                   Учредитель

                                                      ^{(район, город)}                                                         _________________

«____»_________20___г.                                                     «____»________20___г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

УСТАВ

Индивидуального частного предприятия

 

 

 

 

 

(Фамилия владельца  и название предприятия)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Юридический адрес: ________________________________________________

__________________________________________________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Москва

 

Настоящий устав разработан в соответствии с законом РФ «О предприятиях и  предпринимательской деятельности», Законом РФ «О собственности в РФ».

 

1. Общие положения
1. Индивидуальное частное предприятие_______________________________ именуемое в дальнейшем Предприятие, учреждено гражданином РФ __________ 
   ______________________________________ и принадлежит ему на праве частной собственности.
2. Учредитель отвечает по обязательствам предприятия своим имуществом в пределах его вклада в уставный капитал.
3. В своей деятельности Предприятие руководствуется действующим законодательством РФ.
4. Предприятие приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации.
5. Предприятие действует на принципах полного хозяйственного расчета, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в банке, печать со своим наименованием, штампы, бланки и другие реквизиты.
6. Предприятие несет ответственность за результаты своей деятельности, за выполнение взятых на себя обязательств перед трудовым коллективом согласно действующему законодательству.
7. Государство не отвечает по обязательствам Предприятия, Предприятие не отвечает по обязательствам государства.

 

2. Предмет и цели деятельности. Права Предприятия.

 

1. Предприятие создается с целью удовлетворения потребностей народного хозяйства и населения в товарах и услугах, оказания помощи в осуществлении программы жилищного строительства, обеспечения занятости населения общественно-полезным трудом, повышения уровня жизни работников Предприятия.
2. Предприятие осуществляет следующие виды деятельности: _____________ 
   __________________________________________________________________________________________________________________________________________
3. Предприятие имеет право:

• самостоятельно планировать свою деятельность и определить перспективы развития исхода из спроса на производимую продукцию, необходимости обеспечения производственного и социального развития Предприятия, повышения личных доходов работников;

• учреждать филиалы и другие обособленные подразделения, утверждать положения и уставы в соответствии с действующим законодательством;
• объединяться с другими предприятиями, организациями в различные формы объединений;
• совершать с предприятиями различных форм собственности, отдельными гражданами, кооперативами, организациями и учреждениями всякого рода сделки, в том числе купли-продажи, мены, подряда, займа, перевозки, страхования, аренды, поручения и комиссии, хранения, совместной деятельности и др., а также участвовать в торгах, конкурсах, аукционах, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, арбитражном и третейском суде;
• строить, приобретать, продавать, брать и сдавать в наем всякого рода движимое и недвижимое имущество;
• приобретать сырье, материалы, транспорт, научно-техническую и иную продукцию как по государственным, так и по договорным ценам у предприятий, организаций, кооперативов, а также у населения за наличный и безналичный расчет;
• реализовывать свою продукцию, работу, услуги, отходы производства по ценам и тарифам, устанавливаемым самостоятельно или на договорной основе, а в случаях, предусмотренных действующим законодательствам, по государственным ценам;
• использовать в своей деятельности автотранспорт, помещения, инструмент, оборудования работников Предприятия с соответствующим возмещением расходов по из использованию;
• получать долгосрочные и краткосрочные кредиты;
• выпускать ценные бумаги;
• открывать собственные торговые точки;
• совершать иные действия, предоставленные предприятиями действующим законодательством.

 

3. Органы управления и контроля, их компетенция

 

1. Текущее управление Предприятием осуществляется директором, назначаемым на должность и освобождаемым от должности Учредителем. В этом случае между Учредителем и директором заключается договор (контракт), в котором определяются права, обязанности, ответственность директора перед Учредителем и трудовым коллективом, условия оплаты труда, срок контракта, условия освобождения от занимаемой должности.
2. Учредитель вправе самостоятельно осуществлять текучее руководство Предприятием, что фиксируется в решении о создании Предприятия.
3. Директор Предприятия без доверенности действует от имени Предприятия, представляет его интересы, распоряжается имуществом Предприятия, заключает договоры, в том числе выдает доверенности, открывает в банках расчетный и иные счета, пользуется правом распоряжения средствами, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников Предприятия. Директор несет полную ответственность за деятельность предприятия, находящееся в распоряжении Предприятия имущество.
4. Контроль за деятельностью Предприятия осуществляет Учредитель.