Оформление служебных писем

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением[5].

Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которое будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами. в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма[3].

   Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма. Фактически это разновидность коммерческого  письма.

Поскольку в практике возможно множество ситуаций, дающих основание для предъявления претензий, не может быть единой формы претензии, но можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия.

 Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:

• полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;
• основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);
• предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);
• доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);
• конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).

Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с  уведомлением о вручении) с приложением  копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма[5].                      

   2.2 Сопроводительное письмо                                                

Сопроводительное письмо – это деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного  письма начинается словами:

• Представляем Вам… (в вышестоящую организацию);
• Направляем Вам… (в подведомственную организацию);
• Высылаем Вам… (в стороннюю организацию).

Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

• В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…
• В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…
• В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.

Текст сопроводительного  письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.

Для некоторых управленческих действий разработаны типовые формы  сопроводительных писем (например, письмо Минфина России от 14.02.2003 № 28-01-21/295/АП «Об образцах сопроводительных писем  к проекту состава экзаменационной  комиссии для проведения квалификационных экзаменов на получение квалификационного  аттестата аудитора и к списку претендентов для проведения экзаменов  на получение квалификационного  аттестата аудитора»).

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом[5].

   2.3 Гарантийное письмо

Гарантийное письмо – это документ, обеспечивающий исполнение наложенных в нем обязательств. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, текст письма состоит из двух частей: организация просит что-либо сделать или оказать услугу и гарантирует оплату. В письме указываются полностью все банковские реквизиты организации, проставляются две подписи - руководителя и главного бухгалтера, подписи скрепляются печатью.

На практике нередко при оформлении гарантийных писем над текстом  помещается название разновидности  письма – ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО, что  не соответствует формуляру делового письма и общим требованиям к  оформлению писем. При оформлении писем  не указываются вид и разновидность документа. Признаком гарантийного письма, имеющим юридическое значение, является фраза о гарантии, помещаемая в тексте письма.

Следует иметь в виду, что в отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий. Например, приказ Росстроя от 29.06.2006 № 167 содержит образец гарантийного письма кредитной организации[3,5].