Федеральное
агентство по образованию
Государственное
образовательное учреждение
Высшего профессионального
образования
Уральский государственный
университет им.А.М. Горького
Исторический
факультет
Отделение архивоведения,
документоведения
и информационно-правового
обеспечения управления
ОРГАНИЗАЦИЯ
РАБОТЫ СОВРЕМЕННОЙ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
(на примере
ООО «Строитель»)
Дипломная работа студентки
5 курса
г. Каменска-Уральского
специальность:
документоведение
и ДОУ
Пысиной Ольги Геннадьевны
Научный руководитель:
Цеменкова Светлана Ивановна
Екатеринбург,
2008
Оглавление
- Введение 3
- 1.
Организация работы
современной кадровой
службы ООО «Строитель» 11
- § 1.1.
Краткая история ООО
«Строитель» 13
- § 1.2.
Структура, функции
и сотрудники кадровой
службы 16
- 2.
Документирование кадровой
деятельности 20
- § 2.1.
Основные виды документов,
использующиеся в деятельности
кадровой службы ООО
«Строитель» 20
- § 2.2.
Оформление кадровых
документов 28
- Оформление
пенсии 41
- Оформление
документов при увольнении 44
- § 2.3.
Работа с исходящими
и входящими документами 46
- § 2.4.
Формирование дел в
организации 50
- § 2.5.
Хранение документов
кадровой службы 54
- 3.
Направления и методы
усовершенствования
работы службы кадров 60
- Заключение
64
- Источники
68
Введение
Дискуссия
о судьбах и
перспективах развития
службы управления персоналом
возникла на страницах
ведущих бизнес-изданий
уже довольно давно,
но тема не только не
была исчерпана, но и
обрела сегодня особо
актуальное звучание.
Для российского бизнеса
это особенно важный
вопрос, потому что функции
службы кадров советских
времен ничего общего
с задачами сегодняшней
экономики не имели,
а стереотип отношения
в значительной степени
у людей остался. Яновская
Ю.М. Перспективы развития
службы персонала //
Справочник по управлению
персоналом №8. - 2004.-С. 79.
Выбранная
автором работы тема
актуальна т. к. умение
правильно веси кадровое
делопроизводство в
организации очень
важно в настоящее
время.
В
современных условиях
для повышения
эффективности управления
необходимо совершенствование
работы с документами,
так как всякое управленческое
решение всегда базируется
на информации, на служебном
документе.
Организационная
деятельность выражается
в разработке и
утверждении комплекса
организационно-правовых
документов, содержащих
правила, нормы, положения,
устанавливающие статус
организации, ее компетенцию,
структуру, штатную
численность и должностной
состав, функциональное
содержание деятельности
организации в целом,
ее подразделений и
работников, их права,
обязанности, ответственность
и другие аспекты.
Задачи
управления трудовым
коллективом, формирования
и качественного
улучшения его
состава можно
решать только при
наличии совершенной
системы информационного
обеспечения работы
с кадрами, которая
включает многочисленные
информационные показатели
и постоянно совершенствуется
и обновляется на основе
применения современных
информационных технологий.
Составление
и оформление кадровой
документации регламентируется
соответствующими законодательными
и подзаконными актами.
Под
обобщающими понятиями
«кадровая документация»
или «документация по
личному составу» подразумевают
широкий круг документов,
содержащих сведения
о работниках предприятия
и деятельности самой
кадровой службы: персональные
и учетные документы,
плановые и отчетно-статистические,
организационно-распорядительные.
Андреева В.И. Делопроизводство
в кадровой службе. -
М.: Бизнес-школа, 2000. - 19
с.
Отдел
кадров ООО «Строитель»
представляет собой
самостоятельное
структурное подразделение,
подчиненное руководителю
организации и
менеджеру по персоналу.
В зависимости от кадрового
потенциала изменяется
структура и численный
состав самой кадровой
службы.
Организация
работы с документами
влияет на качество
работы аппарата управления,
организацию и
культуру труда управленческих
работников. От того,
насколько профессионально
ведется документация,
зависит успех управленческой
деятельности в целом.
Деловая информация
представляется на виде
разного рода документов.
Исследования
показывают, что 75% рабочего
времени сотрудников
организаций тратится
на их подготовку, сопровождение,
заполнение, копирование
и передачу. Бобылева
М.П. Делопроизводство. -
М.: Управление персоналом, 1999. -
с. 9 Управление документации
становится одним из
главных факторов конкурентоспособности
предприятия. Оно означает
особую организацию
работы с документами
и данными, координацию
процессов создания.
Правильно организованное
управление делами снижет
время, необходимое
для поиска, повышает
точность и своевременность
информации, устраняет
ее избыточность.
Документированная
информация составляет
основу управления,
его эффективность в
значительной степени
базируется на производстве
и потреблении информации.
В современном обществе
информация стала полноценным
ресурсом производства,
важным элементом социальной
и политической жизни
общества. Качество
информации определяет
качество управления.
В современных условиях
для повышения эффективности
управления необходимо
уделять достаточное
внимание совершенствованию
работы с документами,
так как всякое управленческое
решение всегда базируется
на информации, на служебном
документе.
Рационализации
документационного
обеспечения управления
в ООО «Строитель»
необходимо уделить
большое внимание,
потому, что недостатки
в постановке этой
работы приводят к
серьезным трудностям
в работе руководителя
и предприятия в целом.
За счет более совершенной
системы документационного
обеспечения управления
достигается более быстрое
движение и исполнение
служебных документов,
их сохранение, использование
и правильный отбор
на государственное
хранение. Принцип работы
по информационно - документационному
обслуживанию сводится
к набору одних и тех
же операций. Они могут
выполняться вручную,
с помощью средств механизации
или эти процессы полностью
автоматизированы. Но
все эти этапы делопроизводственного
цикла работы с документами
аналогичны. Поэтому
грамотный работник
управленческого аппарата
должен уметь не только
правильно составлять
и оформлять сами документы,
но и знать, какие виды
работ выполняются с
этими документами.
К
сожалению, многие руководители
предприятий, работники,
отвечающие за документационное
обеспечение управления,
не знакомы с основами
современного делопроизводства,
а тем более - с тонкостями
ведения документации.
Вместе с тем, правильное
составление и оформление
документов в соответствии
с новыми нормативами -
важнейшая обязанность
работников делопроизводственных
служб. Бабынина Л.С.
Формы стимулирования
персонала // Справочник
по управлению персоналом. - 2004. -
№8. - С. .97
Информация
фиксируется в
документах, которые
придают ей организационную
форму и перемещают
во времени и пространстве.
Документы и документная
информация лежат в
основе управленческих
решений и являются
их материальным воплощением,
обеспечивают юридической
силой.
Работа
с документами
должна иметь настолько
отработанный порядок,
чтобы работники
не отвлеклись от главных
производственных целей
предприятия.
Кадровая
документация, фиксирующая
трудовые отношения
работника с работодателем,
подтверждающая его
заработную плату
или стаж, зачастую
ведется с нарушениями
действующего законодательства.
Ошибки в ведении документации
не только выражают
неуважение к сотруднику,
но и являются нарушением
трудового кодекса РФ.
Федосова В.Т. Управление
современной школой
выпуск 4. - М.: Учитель, 2006. - 128
с.
Ошибки,
допускаемые при
оформлении трудовых
отношений, чаще всего
связаны с неподготовленностью
руководителей к решению
правовых и юридических
вопросов.
Цель
дипломной работы -
изучить организацию
работы кадровой службы
в ООО «Строитель».
Таким
образом, основными
задачами дипломной
работы являются:
-
рассмотреть историю
развития ООО «Строитель»;
-
изучить структуру
и функции кадровой
службы данной
организации;
-
проанализировать
работу кадровой
службы в области
документирования;
-
предложить методы
усовершенствования
службы кадров
ООО «Строитель».
При
написании дипломной
работы автором были
использованы
нормативные
и законодательные
акты:
1.
Федеральный закон
«Об информации, информационных
технологиях и
защите информации».
Содержащиеся в
личном деле данные
должны быть конфиденциальны,
персональные данные
работника должны быть
защищены. Федеральный
закон РФ от 08.07.2006 г.
№149-ФЗ. «Об информации,
информационных технологиях
и защите информации» (принят
ГД ФС РФ 08.07.2006) // собрание
законодательства РФ. - 2006.-
№31 (1ч.).
2.
Постановление Министерства
труда и социального
развития РФ «Об утверждении
инструкции по заполнению
трудовых книжек». В
этой инструкции указаны
правила по ведения
и заполнению трудовых
книжек. Постановление
Министерства труда
и социального развития
РФ от 10 октября 2003 г.
№69 «Об утверждении
инструкции по заполнению
трудовых книжек».
3.
Трудовой Кодекс
Российской Федерации
содержит нормы
права и положения
по документам
сферы трудовых
правоотношений. Трудовой
кодекс Российской
Федерации от 30.12.2005
г. утвержден Федеральным
законом №197 в редакции
от 30.06.2006 г. №90 - ФЗ.
4.
Постановление государственного
комитета РФ по
статистике от 05.01. 2004
г. №1 «Об утверждении
унифицированных
форм первичной
и учетной документации
по учета труда
и его оплаты».
«Об утверждении
унифицированных
форм первичной и учетной
документации по учета
труда и его оплаты»
Постановление государственного
комитета РФ по статистике
от 05.01.2004 г. №1 // Справочник
кадровика.- №3. - 2006.
5.
ГОСТ Р 6.30-2003 УСД.
Данный стандарт
устанавливает: состав
реквизитов
документов, требования
к оформлению реквизитов
документов, требования
к бланкам документов.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные
системы документации.
Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования
к оформлению документов. -
М.: Изд-во стандартов, 2003.
6.
Типовая инструкция
по делопроизводству
в Федеральных
органах исполнительной
власти. Утв. Приказом
Минкультуры РФ
от 08.11. 2005 г. №536 Типовая
инструкция по
делопроизводству
в Федеральных
органах исполнительной
власти. Утв. Приказом
Минкультуры РФ от 08.11.2005№536 //
Справочник кадровика. -
№10. - 2005.
Также
для написания
дипломной работы
автор опирался на
статьи опубликованные
в журналах «Справочник
кадровика» и «Справочник
по управлению персонала»:
1.
Кошелева Е.А. Организация
хранения архивных документов.
Не все руководители
организаций понимают
роль и значение архивов
в нашей жизни. А ведь
в архивах хранятся
документы, свидетельствующие
об истории деятельности
организации на различных
этапах развития нашего
общества. Особое место
среди архивных документов
занимают документы
по личному составу
организации, где содержатся
сведения о трудовом
стаже и заработной
плате работников. О
том, какие требования
предъявляются к обеспечению
сохранности архивных
документов и в чем заключаются
меры по созданию оптимальных
условий их хранения,
идет речь в данной статье.
Кошелева Е.А. Организация
хранения архивных документов //
Справочник кадровика. - 2005. -
№2. - С.55
2.
Курапова Е.Р. Документация
по личному составу:
взаимодействие кадровых
и архивных служб. В
данной статье говорится
о том, что кадровая
документация (документация
по личному составу)
организации, независимо
от ее организационно-правовой
формы и формы собственности,
имеет большое значение,
поскольку и при оперативном (в
отделе кадров организации),
и при архивном (в архиве
самой организации или
в государственном архиве)
хранении она является
первоисточником информации
о трудовом стаже граждан
и в связи с этим непосредственно
связана с обеспечением
их конституционных
прав. Курапова Е.Р. Документация
по личному составу:
взаимодействие кадровых
и архивных служб // Справочник
кадровика.- 2003. - №11. -
С.57
3.
Митрофанова В.В.
Личная карточка
Т-2: рекомендации
по заполнению. В
этой статье даны
рекомендации по
заполнению личной
карточки Т-2, а так же
перечислены документы
необходимые для ее
заполнения. Митрофанова
В.В. Личная карточка
Т-2: рекомендации по
заполнению // Справочник
кадровика. - 2004. -№3. -
С. 47
4.
Тяпкина О.А. Трудовая
пенсия по старости:
условия назначения
и размеры. Условия,
необходимые для назначения
трудовой пенсии по
старости, установлены
ст.7 Федерального закона
от 17.12.01 №173-ФЗ «О трудовых
пенсиях в Российской
Федерации». Обязательное
условие для возникновения
права на трудовою пенсию -
одновременное достижение
определенного возраста
и наличие страхового
стажа. Тяпкина О.А. Трудовая
пенсия по старости:
условия назначения
и размеры // Справочник
кадровика. - 2003. - №4. -
С. 107