Организация работы современной кадровой службы (на примере ООО «Строитель»)

В связи с тем, что  в графике отпусков указывается точная дата начала отпуска, в дальнейшем не требуется  написания заявления  об отпуске, так как отпуск будет предоставлен «автоматически» по графику путем издания приказа. Кадровик: сборник документов. - 2005. - 3-й выпуск. - С. .25

распорядительные  документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования  работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.;

Распорядительная  деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ  по основной деятельности является нормативным  документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.

Проекты приказов подготавливаются менеджером по персоналу, согласовываются  с главным бухгалтером  и подписываются  руководителем ООО  «Строитель». Подписанный  руководителем приказ регистрируется менеджером по персоналу. Приказ вступает в силу с  момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

По  текущим оперативным  вопросам повседневной производственно - хозяйственной  и административной деятельности руководитель организации может  издавать распоряжения и указания. Эти  разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю необходимым», «Рекомендую». Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 10-е. - М.: Управление персоналом. - 2005. - С. 68

Приказы по личному составу  в настоящее время  имеют две формы: унифицированную  и неунифицированную. Выбор формы зависит  от содержания. Приказы  о приеме на работу, предоставлении отпуска  прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных форм.

Другие  приказы по личному  составу оформляются  в текстовой форме  на обычном бланке приказа. При этом следует иметь  в виду, что унифицированные формы должны быть введены официальным распорядительным документом.

Если  приказы, на которые  существуют унифицированные  формы, оформлены  в текстовой форме  с соблюдением  всех требований к  оформлению распорядительных документов, то есть, выполнены требования к составу и правилам оформления реквизитов, то они будут иметь юридическую силу.

Из-за различий в сроках хранения приказы  по личному составу  приходится делить на две части: со сроком хранения на 5 лет  и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному приказу хранятся 75 лет. Там же С. 64

информационно-справочные документы: протоколы  заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Изд. 3-е. - Бизнес-школа. - 2000. - С. 13

Для подтверждения установленных  фактов и событий  несколькими лицами ООО «Строитель»  составляется акт. Акты составляются по результатам  ревизий деятельности предприятия и  отдельных должностных  лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию.

Мастером  ООО «Строитель»  по окончанию строительных работ составляется акт выполненных  работ.

Текст акта принято излагать от третьего лица единственного  числа («комиссия  установила).

Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.

Служебные письма оформляются  на бланках писем. Текст письма состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма, а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:

- от первого лица  единственного числа (прошу);

- от первого лица  множественного числа  (просим);

- от третьего лица  единственного числа  (предприятие просит);

- от третьего лица  множественного числа  (руководство предприятия  и трудовой коллектив  просят). Документы  по оформлению  трудовых отношений. - М.: ПРИОР, 2002. - С. 49

Телеграммы  оформляются на специальных  типографских бланках, а в случае их отсутствия - на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах  на одной стороне  листа через два  интервала прописными буквами.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов. Там же

Докладная записка может  оформляться рукописным способом на стандартном  листе бумаги. Докладная  записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации. ООО «Строитель» докладные записки в основном пишет мастер на работников организации в связи с нарушением трудовой дисциплины.

Объяснительная  записка - это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. - Спб.: Питер, 2003. - 47 с.

Справка представляет собой  документ, описывающий  или подтверждающий содержание тех или  иных фактов (событий  и т.п.).

Справка, подтверждающая некий  факт (событие), должна содержать:

- фамилию указанного  лица;

- должность указанного  лица;

- указание о том,  для каких целей  выдана данная  справка. 

Подобные  справки наиболее широко применяются  при работе с персоналом предприятия (Приложение №5).

Справка подписывается руководителем  предприятия и  менеджером по персоналу. Подписи указанных лиц скрепляются печатью предприятия. Кадровик: сборник документов. 3-й выпуск. - Новосибирск.: Сиб. унив, 2005. - С. 24.

§ 2.2. Оформление кадровых документов

Оформление  документов при приеме на работу

При приеме на работу в  ООО «Строитель», работник должен предоставить следующие документы:

- заявление о приеме  на работу с  подписью директора;

- паспорт или иной  документ, удостоверяющий  личность;

- трудовую книжку, за исключением  случая, когда трудовой  договор заключается  впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство  государственного  пенсионного страхования;

- документы воинского  учета - для военнообязанных  и лиц, подлежащих  воинскому учету;

- документ об образовании,  о квалификации  или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- справку формы  2-НДФЛ с предыдущего  места работы;

- медицинскую справку;

- СЗВК (сведения о  стаже застрахованного  лица). Анисимов Л.Н.  Персональные данные работника // Справочник кадровика. - 2004. - №3. - С. 16.

На  основании этих документов оформляется приказ о приеме работника  в ООО «Строитель», с которым он знакомится под роспись (Приложение №6). В приказе  указывается наименование структурного подразделения, в котором предстоит работать сотруднику, профессия, (должность), испытательный срок (если он устанавливается при приеме), а также условия приема на работу, характер предстоящей работы, оплата труда. Далее заполняется личная карточка работника.

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 №26 «Об утверждении  унифицированных  форм первичной учетной  документации по учету  труда и его  оплаты». Митрофанова  В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению // Справочник кадровика. - 2004. -№3. - С. 47

Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что  правил по ведению  личных карточек формы  Т-2, за исключением  Инструкции по применению и заполнению форм первичной и учетной  документации по учету  труда и его оплаты, утвержденная постановлением Госкомстата России от 06.04.01 №26, не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как обязательное требование к точному исполнению.

Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:

- паспорт;

- трудовая книжка;

- военный билет;

- документ об образовании; 

-страховое  свидетельство государственного  пенсионного страхования;

- идентификационный  налоговый номер;

- приказ о приеме  на работу.

Вся остальная информация вносится на основании  сведений, сообщенных о себе работником.

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться  рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:

1. Если в поле  кодирования будут  внесены неправильные  записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.

2. При отсутствии  записей или при отрицательных ответах («не имеют», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.

3. При указании дат  название месяца  пишется полностью,  год записывается  четырьмя цифрами:  например, 14 сентября 2008 г. 

4. Кодируются даты  арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например 23.04. 2008.

При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться  Инструкцией, утвержденной постановлением от 06.04.01 №26. Митрофанова  В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению // Справочник кадровика . - 2004. - №3. - С. 48

Стаж  работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в  организации и  др.) рассчитывается на основании записей  в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Личная  карточка Т-2 является основным учетным  документом. Заполняется  в обязательном порядке  на всех работников организации ООО  «Строитель». Срок хранения каточки - 75 лет. При  изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью менеджера по персоналу.

Трудовой  договор, заключенный  в письменной форме - это акт индивидуально-договорного  характера, который  должен отражать условия  труда работника  и обязательства сторон, предусмотренные законодательством, коллективным договором, соглашениями (Приложение №7).

Согласно  Трудового кодекса  Российской Федерации  трудовой договор - это  соглашение между  работодателем и  работником, в соответствии с которым работодатель обязан предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, а также соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Трудовой кодекс Российской Федерации от 10.10.2005 г.- С. 25.