Организация работы современной кадровой службы (на примере ООО «Строитель»)

- разработка рекомендаций  по подбору и  оценке менеджеров для работы в кадровой службе;

- разработка проектов  организационно-распорядительных  документов по  вводу в действие  системы управления  персоналом;

- анализ функциональной  структуры СУП  и внесение в  нее изменений  и дополнений.

В отличие от ручного оформления документов, для большей мобильности и точности весь документооборот в организации и в отделе кадров ООО «Строитель» нужно производить на автоматизированном рабочем месте. Системы обработки данных на базе концепции АРМ получили широкое развитие в последние годы. Автоматизированное рабочее место - это система обработки данных, оборудованное средствами, обеспечивающими участие человека в реализации автоматического заполнения и обработки документов. Время заполнения документов на АРМ в отличие от ручного заполнения, уменьшается в несколько раз. Ошибки при работе на АРМ так же сокращаются в несколько раз, а производительность увеличивается.

В ООО «Строитель»  автоматизированное рабочее место  оснащено программами  с набором различных  инструментов. Так, к примеру, это 1С: Бухгалтерия и AvtoCad. 2007. С этого года организация приобрела два новых персональных компьютера, что позволило ускорить работу кадровой службы, а также выделили для интернета отдельную линию.

Для усовершенствования работы службы кадров ООО «Строитель», автор предложил:

1. Установить программное  обеспечение «Консультант  плюс»; 

2. Выписывать за  счет предприятия  журнал «Справочник  кадровика», чтобы  быть в курсе  последних изменений  в законодательстве.

В настоящее время  в организацию часто поступает документация в электронном виде. Хранить такие документы в компьютере очень рискованно, ведь можно ее потерять.

Кадровая  документация, всегда играет существенную роль в жизни каждого  трудоспособного  человека, так как  служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. Успенская Е.А. Служба персонала // Справочник кадровика. - 2003. - №2. - С. 12

Заключение

От  обеспеченности ООО  «Строитель» трудовыми  ресурсами и эффективности  их использования  зависят объем  и своевременность  выполнения всех работ.

Правовым  актом, определяющим структуру, функции и права учреждения является Устав ООО «Строитель», который принят собранием учредителей и утвержден 20.03. 2002 года. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

В ООО «Строитель»  документом, регламентирующим работу организации  является «Правила внутреннего  трудового распорядка». Эти правила устанавливают  взаимные права и  обязанности работодателя и работников, ответственность за их исполнение.

В ООО «Строитель»  должностные инструкции разработаны на всех работников кроме: кассира, инженера по проектно-сметной  работе, инженера по охране труда. Также  в ООО «Строитель»  не разработаны и  инструкции по делопроизводству. Проведенный анализ управленческих документов организации показал, что все документы по наименованию, форме и составу реквизитов соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003. УСД.

Организационно-правовые документы ООО  «Строитель» содержат положения строго обязательные для исполнения, они являются правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения руководителем организации.

Цель  разработки организационных  документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между организацией и работниками.

Порядок внесения изменений  и дополнений и  их пересмотра зависит  от вида организационно-правовых документов. Например, изменения в штатное  расписание вносятся по мере необходимости  приказами руководителя.

Одна из важнейших функций организации работы с документами - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов работников ООО «Строитель».

Проблема  работы с электронной  информацией становится актуальной. Поэтому  первым шагом в  целях совершенствования службы кадров ООО «Строитель» является внедрение информационных технологий в управленческий процесс, что позволит создать архивы электронных баз данных и объединить потоки электронных документов.

Руководитель  организации должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации.

Необходимо  учитывать, что сведения о численности, составе  работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии  свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами организации, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Залог успеха организации - эффективный персонал, поэтому востребованы специалисты. Зачастую менеджер по персоналу становится проводником новых идей, знакомит руководителя с передовыми методами управления персоналом. Яковлева Н.Н. Этапы построения партнерских отношений. Саморазвитие и обучение как критерии успешности // Справочник кадровика. - 2004. - №9. -С.112

Для менеджера по персоналу  важно правильно  оформить документы: при приеме на работу, переводе и особенно при увольнении. Потому, что увольнение работника, к примеру, может  быть признано незаконным и организации придется ему оплачивать время вынужденного прогула. В результате лишения работника возможности трудиться у него возникает вынужденный прогул, который в одних случаях приводит к тому, что работник не получит заработка, в других - может привести к этому. Педченко Л. Предисловие // Справочник кадровика. - 2005. - №1. - С.1

На  сегодняшний день отделу кадров ООО  «Строитель» важно  не только правильно  заполнять кадровую документацию, но и  добиваться своевременного заполнения вакансий, чтобы поддерживать на должном уровне объем производства. Система работы с кадрами должна быть спланирована таким образом, чтобы постоянно добиваться увеличения в составе рабочей силы предприятия тех людей, кто обладает хорошими знаниями, навыками и следить за тем, чтобы таких работников становилось все больше.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого  трудоспособного  человека в нашей  стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Отделу  кадров ООО «Строитель»  постоянно приходится что-то изучать, осваивать  новое, отслеживать  изменения в Трудовом кодексе РФ. И пока человек зависим  от документации, пока без документа  как бы нет человека, надо понимать роль документа. Люди, которые работают в ООО «Строитель» очень зависят от того, что напишет отдел кадров. Менеджер по персоналу понимает, что документация во многом касается судьбы человека.

Источники

1. Трудовой кодекс  Российской Федерации от 30.12. 2005 г. утвержден Федеральным законом №197 в редакции от 30.06. 2006 г. №90 - ФЗ.

2. Федеральный закон  РФ от 08.07. 2006 г.  №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях  и защите информации»  (принят ГД ФС  РФ 08.07. 2006) // собрание законодательства РФ. - 2006. - №31 (1ч).

3. Постановление Министерства  труда и социального  развития РФ от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении  инструкции по  заполнению трудовых  книжек». 

4. «Об утверждении  унифицированных  форм первичной  и учетной документации по учета труда и его оплаты» Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01. 2004 г. №1 // Справочник кадровика. - №3. - 2006.

5. Государственная  система ДОУ. Основные  положения. Общие  требования к документам  и служба ДОУ. - М.: ВНИДАД 1991. - 74 с.

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования  к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

7. Типовая инструкция  по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11. 2005 г. №536 // Справочник кадровика. - №10. - 2005.

7. Андреева В.И. Делопроизводство  в кадровой службе // Справочник кадровика. - 2003. - №5. - С.73

8. Анисимов Л.Н. Персональные данные работника // Справочник кадровика. - 2004. - №3. - С.16.

3. Бабынина Л.С. Формы  стимулирования персонала  // Справочник по  управлению персоналом. - 2004. - №8. - С. .97

4. Вялова Л.М. Унифицированные  формы: оформляем  отпуск // Справочник кадровика. - 2005. - №6. - С.58

6. Документы по оформлению  трудовых отношений. - М.: ПРИОР, 2002

7. Кадровик: сборник  документов. - 2005. - 3-й  выпуск.

8. Килякова Д.А. Как  организовать работу  службы персонала? // Справочник по  управлению персоналом. - 2004. - №8. - С.80

9. Кошелева Е.А. Организация  хранения архивных  документов // Справочник  кадровика. - 2005. - №2. - С.55

10. Крюкова Е. Западные  технологии для  кадровиков // Служба  кадров. - 2001. - №11. - С.76

11. Курапова Е.Р. Документация  по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб // Справочник кадровика. - 2003. - №11. - С.57

12. Леванов В.И. Должностные  инструкции // Справочник  по управлению  персоналом. - 2000. - №1. -С.27

13. Майоров И.В. Документационное  оформление трудовых  отношений // Справочник кадровика. - 2004. - №8 - С.59

14. Митрофанова В.В.  Личная карточка  Т-2: рекомендации  по заполнению // Справочник  кадровика. - 2004. - №3. - С.47

15. Педченко Л. Предисловие  // Справочник кадровика. - 2005. - №1. - С.1

16. Писарева И.В. оформление пенсии // Пенсия. - 2001. - №8(59).

17. Самоукина Н.В.  Этапы большого  пути // Справочник  по управлению  персоналом. - 2004. - №12. - С.57

18. Тяпкина О.А. Трудовая  пенсия по старости: условия назначения  и размеры // Справочник  кадровика. - 2003. - №4. - С.107

19. Успенская Е.А.  Служба персонала  // Справочник кадровика. - 2003. - №2. - С.12

20. Электронный справочник  Управление // Делопроизводство. - 2005.

21. Яковлев Р.А. Штатное  расписание // Справочник  кадровика. - 2000. - №10. - С.28

22. Яковлева Н.Н. Этапы построения партнерских отношений. Саморазвитие и обучение как критерии успешности // Справочник кадровика. - 2004. - №9. -С.112

23. Яновская Ю.М. Перспективы  развития службы  персонала // Справочник  по управлению  персоналом. - 2004. - №8. - С.79.

24. Методические рекомендации  по воинскому учету  и бронированию  граждан, 2000. - Приложение  №11.

25. Из материалов  делопроизводства // Устав ООО «Строитель». 

26. Текущее делопроизводство  ООО «Строитель»  папка №5 // Положение  об отделе кадров.

27. Текущее делопроизводство  ООО «Строитель»  папка №7 // Правила  внутреннего трудового  распорядка.

28. Текущее делопроизводство  ООО «Строитель»  папка №9 // Должностная  инструкция менеджера  по персоналу. 

Литература

1. Андреева В. И.: Делопроизводство  в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов // М.: ЗАО»Бизнес-школа, 2000-67 с.

2. Андреева В. И.: Делопроизводство. Практическое  пособие изд. №10, перераб. и доп. // М.: ООО «Управление  персоналом», 2005-200 с. 

3. Бобылева М. П.: На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // М.: Управление персоналом, 1999-175 с.

4. Демин Ю. М.: Делопроизводство. Подготовка служебных  документов // СПб.: Питер, 2003-220 с.