Организация работы современной кадровой службы (на примере ООО «Строитель»)

В личных делах документы  располагаются в  хронологическом  порядке по мере их поступления.

Независимо  от того, какой основной признак лежит  в основе формирования дела, документы в  пределах всех групп  документов располагают по хронологии.

При заведении дела в  отделе кадров, обязательно  оформляют его  обложку. Это оформление носит частичный  характер. Полному  оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу  при подготовке их к передаче на хранение в архив организации. Верховцев А.А. Делопроизводство в кадровой службе. - 2001. - 81 с.

При частичном оформлении дела на его обложку  выносятся сведения, которые дают возможность  быстро определить состав документации, находящейся в папке, и найти нужный документ:

полное  название организации, если оно официально признано, т.е. зарегистрировано государственными органами;

название  структурного подразделения;

индекс  структурного подразделения, порядковый номер  дела в номенклатуре;

заголовок дела, т.е. краткие  сведения о составе  и содержании документов, помещенных в дело, так же переносится  на обложку из номенклатуры без изменений.

срок  хранения дела, например, 3 года, 5 лет, хранить  постоянно и др. (в  соответствии с номенклатурой дел).

Соблюдение  правил формирования и оформления дел  в отделе ккдров позволяет  осуществлять оперативный  поиск документов, облегчает экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному  хранению. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 10-е. - М.: Управление персоналом, 2005. - 108 с.

§ 2.5. Хранение документов кадровой службы

Дела  кадровой службы ООО  «Строитель» подлежат оформлению при их заведении, при отсутствии надобности в них  и по завершении календарного года. Оформление дел  представляет собой комплекс работ по их технической обработке и проводится менеджером по персоналу организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное  оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного  и временного

(свыше  10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку  или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление  заверительной надписи  дела;

составление в необходимых  случаях внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела  временного (до 10 лет  включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается  хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения  сохранности и  закрепления порядка  расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной  надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими  цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

Обложка дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется  по установленной  форме. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 10-е. - М.: Управление персоналом. - 2005. - 112 с.

По  окончании года в  надписи на обложках дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяется  соответствие заголовков дел на обложке  содержанию подшитых документов, в необходимых  случаях в заголовок  дела вносятся дополнительные сведения.

На  завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные  в соответствии с  предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного  хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

При составлении описи  дел соблюдаются  следующие требования: заголовки дел  вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером). Порядок нумерации в описи сплошной, графы описи заполняют в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела, при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью), графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 10-е. - М.: Управление персоналом. - 2005. - С.1 14

Описи дел составляются по установленной  форме в трех экземплярах.

С момента заведения  и до передачи в  архив дела хранятся по месту их формирования.

Часть документов, образовавшихся и образующихся в  деятельности предприятия, подлежат передаче в  ведомственный архив.

Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также  документов по личному  составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.

Центральный архив ведомства  хранит документы  центрального аппарата, организаций - предшественников ведомства и при  необходимости других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.

В центральный архив  передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному  составу. Их передача производится только по описям.

Дела  временного (до 10 лет  включительно) хранения передаче в центральный  архив не подлежат, они хранятся в  структурном подразделении  и по истечении  сроков хранения и  подлежат уничтожению  в установленном  порядке.

Организация ООО «Строитель» может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях:

- прекращения деятельности;

- нестабильности деятельности;

- отсутствия условий  для хранения документов;

- желания самого предприятия. Самоукина Н.В. Этапы большого пути // Справочник по управлению персоналом . - 2004. - №12. - С. 57

Соблюдение  правил ведения и  хранения кадровой документации, а также своевременная  сдача этой документации в архив - профессиональный долг работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков - одна из важнейших задач организации.

Архив ООО «Строитель»  находится в отдельном, изолированном помещение. Документы размещаются  на стеллажах в коробках или связках. Помещение архива содержится в чистоте, систематически там проводится влажная уборка. Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов в организации установлен сейф.

В соответствии со ст.15 Федерального закона от 22.10.04 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов. Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб // Справочник кадровик. - 203. - №12. - С. 50

Практика  проверок постановки архивного дела в  организациях показывает, что лишь немногие организации имеют социально выделенные изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом. Как правило, документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы за отработанный в данной организации период. Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов // Справочник кадровика. - 2005. - №2. - С..55

Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет  к невосполнимой  утрате сведений, затрагивающих  социально-трудовые интересы граждан.

Кроме того, помещения, выделенные доля хранения архивных документов, зачастую не соответствуют требованиям обеспечения их сохранности. Некоторые организации в помещении архива складируют отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие посторонние предметы, не имеющие никакого отношения к архивным документам.

В соответствии со ст.17 Закона об архивном деле организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством.

Ведомственный срок хранения документов по личному составу - 75 лет. В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле УК РФ и КоАП РФ установлены меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб // Справочник кадровика. - 2003. - №12. - С. 52

3. Направления и  методы усовершенствования  работы службы  кадров

Службе  кадров ООО «Строитель»  необходимо разработать критерии оценки ее эффективности:

- формирование корпоративной  культуры организации;

- улучшение психологического  климата в организации;

- увеличение числа  сотрудников, удовлетворенных  работой в организации  и не планирующих  переход в другие  организации;

- своевременность  и качество замещения  вакантных должностей  в организацию. 

К дополнительным критериям  можно отнести:

- положительные отзывы  руководителя и  сотрудников о  деятельности службы  кадров;

- снижение числа  увольнений по  собственному желанию  и изменение формулировок оснований для ухода сотрудников.

Деятельность  кадровой службы ООО  «Строитель» станет эффективной, если будет  построена с учетом четко разработанных  критериев оценки. Самоукина Н.В. Этапы  большого пути // Cправочник  кадровика. - 2005. - №1. - С. 96-98

Решение задач по совершенствованию  управления кадрами  в ООО «Строитель»  невозможно без формирования системы управления персоналом (СУП), позволяющей  обеспечивать организацию  кадровым составом с  требуемым для  эффективной производственной деятельности качественным и количественным уровнем. При этом само понятие «управление персоналом» подразумевает широкий спектр функциональных обязанностей, накладываемых на кадровую службу.

Основной  задачей кадровой службы ООО «Строитель»  является создание системы управления персоналом, ориентированной на выполнение всех основных функций, присущих управлению кадрами. К ним относятся:

формирование  СУП, учитывающей  кадровые особенности  предприятия;

планирование  кадровой деятельности;

оценка  кадрового потенциала;

определение потребности в  кадрах;

содействие  адаптации работников;

профессиональное  обучение, переподготовка и повышение квалификации работников;

набор и отбор кадров и т.д.

Ведь  отсутствие системы  управления персоналом на предприятии является причиной ряда проблем:

- низкая производительность  труда (т. к.  не выполняются  в полном объеме  функции обучения, переподготовки, повышения  квалификации) и соответственно  неэффективное использование  рабочего времени  (т. к. плохо  поставлена функция  планирования и оптимизации использования рабочего времени);

- большая текучесть  кадров (вследствие  отсутствия должного  материального стимулирования);

- низкая инициативность  персонала (т. к.  не ведется моральное  стимулирование сотрудников).

Руководитель  ООО «Строитель» должен оценить сложность решения проблемы совершенствования кадровой службы с учетом существующих материальных и организационных возможностей. Выполнение данной задачи осуществляется в следующих направлениях: