Организация работы современной кадровой службы (на примере ООО «Строитель»)

Текучесть кадров составляет 6 - 7% в месяц. С появлением объема работ, возникает  потребность в  работниках по специальностям: кровельщик и каменщик. Отдел кадров размещает  объявление в бегущей  строке местного канала и газете «Ярмарка вакансий».

В связи с тем, что  численный состав организации небольшой  главный бухгалтер  и менеджер по персоналу  работают в организации  по совместительству.

Деятельность  всех работников ООО  «Строитель» регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, и утвержденными руководителем организации.

Требования  должностной инструкции являются обязательными  для сотрудника с  момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем проставляется отметка, об ознакомлении самой должностной инструкции. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства. Крюкова Е. Западные технологии для кадровиков // Служба кадров. - 2001. - №11. - С. 76

Функции кадровой службы ООО  «Строитель»:

изучение  движения и причины текучести кадров, разработка мероприятий по их устранению;

оформление  приема, перевода, увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и  приказами руководителя организации;

формирование  и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;

заполнение, учет и хранение трудовых книжек;

подсчет трудового стажа;

оформление  справок о прошлой  и настоящей трудовой деятельности работников организации;

ведение учета предоставления работникам очередных отпусков;

контроль  за составлением и  ведением графика  очередных отпусков;

оформление  документов, необходимых  для назначения пенсий работникам организации  и их семьям;

подготовка  документов к сдаче  в архив;

составление установленной отчетности. Крюкова Е. Западные технологии для кадровиков // Служба кадров. - 2001. - №11. -С. 77

Важнейшей функцией отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. К  этому виду деятельности можно отнести  повышение по службе, понижение, перевод, прекращение трудового договора. С этой целью разработана инструкция, которая определяет порядок оформления при приеме на работу, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Продвижение по службе помогает организации, поскольку  позволяет ей заполнять  вакансии служащими, которые проявили уже свои способности. Оно помогает и  служащим, поскольку  удовлетворяет их стремление к успеху, достижениям, и самоуважению. Перевод можно использовать, чтобы расширить опыт работника, а так же в тех случаях, когда руководство считает, что работник будет работать более эффективно на другой должности. Работники ООО «Строитель» по специальностям кровельщик и каменщик, имеющие специальное профессиональное образование, занесены в кадровый резерв. При необходимости заполнения вакансии мастера, будут рассматриваться их кандидатуры в первую очередь. Иногда перевод используется и в тех случаях, когда человек работает неудовлетворительно, но в связи с его большим стажем или прошлыми заслугами руководство считает, что прекращение трудового договора с ним было бы неэтичным. В данном случае, перевод представляет собой понижение в должности, выполняя, полезную работу и не блокирует карьеру способному молодому работнику. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Бизнес-школа, 2000. - 19 с. И поэтому мастеру, не справляющемуся со своими обязанностями, может быть предложена вакансия кровельщика или каменщика.

2. Документирование  кадровой деятельности

Деятельность  кадровой службы организации - неотъемлемая часть  такого важного и  крайне ответственного направления, как  документационное обеспечение  управления (ДОУ). Существует определенная нормативно-методическая база (система государственных и отраслевых стандартов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, инструктивных писем министерств и ведомств, пособий и др.), регламентирующая правильность оформления документов, построение документооборота в организации и т.д.

Кадровая  документация (документация по личному составу) организации имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в архиве самой организации или в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.

Кадровая  документация относится  к категории документов долговременного  хранения. Сроки хранения различных видов  документов по личному  составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб. - // Справочник кадровика. - 2003. - №11. - С. 57 (Приложение №1).

§ 2.1. Основные виды документов, использующиеся в  деятельности кадровой службы ООО «Строитель»

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).

Наиболее  многочисленную по видам  и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.

При оформлении организационно-распорядительных документов ООО «Строитель» (приказов, протоколов, актов  и т.д.) выполняются  типовые управленческие действия, связанные  с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с  доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

Состав  реквизитов ОРД, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе бумаги установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ введен в действие с 01.07. 2003 постановлением Госстандарта РФ от 03.03. 2003. Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако их следует придерживаться при оформлении постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других организационно-распорядительных документов, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации». Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 10-е. - М.: Управление персоналом, ,2005. - 14 с.

К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе ООО «Строитель», относятся:

организационные документы:

положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила  внутреннего трудового  распорядка, штатное  расписание, график отпусков;

Положение о кадровой службе состоит из разделов: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями предприятия, права, ответственность. Текущее делопроизводство ООО «Строитель» папка №5 // Положение об отделе кадров ООО «Строитель». - С. 1-5.

Должностная инструкция - это  организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и  ответственность  сотрудника предприятия  при осуществлении  им служебной деятельности согласно занимаемой должности (Приложение №2).

Основой для разработки должностных  инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством  труда и социального  развития РФ.

Целями  разработки должностной  инструкции являются:

- создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

- повышение ответственности  сотрудника за  результаты его  деятельности, осуществляемой  на основании трудового  договора;

- обеспечение объективности  при аттестации  сотрудника, его поощрении  и при наложении  на него дисциплинарного  взыскания. 

Должностная инструкция состоит  из следующих разделов: общие положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования.

Должностная инструкция составляется по каждой должности  организации, носит  обезличенный характер и объявляться  сотруднику по расписку при заключении трудового  договора, в том  числе при перемещении  на другую должность, а также при  временном исполнении обязанностей по должности. Леванов В.И. Должностные инструкции // Справочник по управлению персоналом. - 2000. - №1. - С..27

Правила внутреннего трудового  распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит  из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. Текущее делопроизводство ООО «Строитель» папка №7 // Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Строитель». - С. 1-14. При приеме на работу каждый работник ООО «Строитель» знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка под расписку.

Штатное расписание - документ, который определяет структуру организации  и численность  должностей каждого  наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В  соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно (Приложение №3).

Штатное расписание содержит перечень структурных  подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных  окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Общее количество должностей по штатному расписанию составляет 30 человек.

Наименование  структурных подразделений  и должностей в  них пишутся в  именительном падеже в соответствии с  перечнями должностей служащих и профессий  рабочих, утвержденными  Министерством труда  и социального  развития Российской Федерации.

В штатном расписании проставляется итоговая численность должностей. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,25, 0,5, 0,75). В ООО «Строитель» к таким должностям относятся менеджер по персоналу и главный бухгалтер. По группе работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании указывается общее число работников этой группы. Яковлев Р.А. Штатное расписание // Справочник кадровика . - 2000. - №10. - С. 28

Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем (Приложение №4).

График  отпусков является обязательным локальным нормативным  актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года.

Утвержденный  график отпусков доводится  до сведения всех работников ООО «Строитель». Обычно объявляются работникам под расписку. Однако это не исключает обязанности работодателя уведомить каждого работника о времени его отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Как правило, это требование трудового законодательства осуществляется путем оформления визы ознакомления в приказе о предоставлении отпуска, который издается не позднее, чем за две недели до его начала.