Организация служб делопроизводства на предприятии

│документов возлагается на начальника отдела кадров.                      │

│    3. Инструкция утверждается генеральным  директором Компании.          │

│    4. Документы, оформляемые кадровой службой организации, относящиеся  к│

│кадровому  делопроизводству, подразделяются на:                           │

│    - Организационные документы.                                         │

│    - Документы по личному составу.                                      │

│    - Информационно-справочные документы.                                │

│                                                                         │

│    4.1. К организационным документам относятся:                         │

│    - Штатное расписание (форма Т-3).                                    │

│    - Правила внутреннего трудового  распорядка.                          │

│    - Положение об оплате труда и  премировании сотрудников.              │

│    - Положение о защите персональных данных работников.                 │

│    - Положение об оценке персонала.                                     │

│    - Должностные инструкции.                                            │

│    - Инструкция по ведению кадрового  делопроизводства.                  │

│    - Положение об охране труда.                                         │

│    - Инструкция по охране труда по профессиям.                          │

│    - Журнал инструктажа (ознакомления с  инструкциями).                  │

│    - Кодекс корпоративного поведения.                                   │

│                                                                         │

│    4.2. К документам по личному составу относятся:                      │

│    - Трудовой договор.                                                  │

│    - Книга регистрации трудовых договоров.                              │

│    - Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1).              │

│    - Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма Т-5).     │

│    - Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а).  │

│    - График отпусков (форма Т-7).                                       │

│    - Журнал регистрации приказов о  приеме, переводе, увольнении.        │

│    - Журнал регистрации приказов о  предоставлении отпусков.             │

│    -   Приказ   (распоряжение)  о  прекращении  (расторжении)  трудового│

│договора (формы Т-8, Т-8а).                                              │

│    -  Приказ  (распоряжение)  о  направлении  в командировку (формы  Т-9,│

│Т-9а).                                                                   │

│    -  Служебное  задание  для  направления  в командировку и отчет о его│

│выполнении (Т-10а).                                                      │

│    -   Журнал   регистрации   приказов   о   направлении   работников  в│

│командировку.                                                            │

│    - Журнал учета выдачи командировочных  удостоверений.                 │

│    - Приказ (распоряжение) о поощрении (Т-11, Т-11а).                   │

│    - Приказ о полной материальной ответственности.                      │

│    - Договор о полной (частичной) материальной ответственности.         │

│    - Личная карточка работника (форма  Т-2).                             │

│    - Табель учета рабочего времени (форма  Т-13).                        │

│    - Записка-расчет о предоставлении отпуска  работнику (форма Т-60).    │

│    -  Записка-расчет  при  прекращении  (расторжении) действия трудового│

│договора с работником (форма Т-61).                                      │

│    - Трудовая книжка.                                                   │

│    - Анкета (личный листок по учету кадров).                            │

│    - Дополнение к личному листку по учету кадров.                       │

│                                                                         │

│    4.3. К информационно-справочным документам относятся:                │

│    - Заявления.                                                         │

│    - Акты.                                                              │

│    - Докладные записки.                                                 │

│    - Объяснительные записки.                                            │

│    - Уведомления.                                                       │

│    5.  Кадровые  документы  приобретают  юридическую  силу  с момента  их│

│подписания и регистрации.                                                │

│                                                                         │

│    2. Порядок оформления приема на работу                               │

│    1. Документы, необходимые при оформлении приема на работу            │

│    1.1. Перечень необходимых документов:                                │

│    -  трудовой  договор  -  документ, устанавливающий трудовые отношения│

│между   работодателем   и  работником  и  определяющий  условия  трудовых│

│отношений  между ними;                                                    │

│    -  приказ о приеме - распорядительный документ, на основании которого│

│вносятся записи в трудовую книжку работника;                             │

│    -  трудовая  книжка  -  основной  документ  о трудовой деятельности и│

│трудовом стаже работника;                                                │

│    -  личная   карточка  (форма  Т-2)  -   учетный  документ,  содержащий│

│сведения анкетно-биографического характера;                              │

│    -   личное  дело  работника  -  совокупность  документов,  содержащих│

│сведения   биографического   характера   о   работнике,  сведения  о  его│

│профессиональном опыте.                                                  │

│    Кроме перечисленных документов лицо, поступающее на работу, заполняет│

│анкету установленной формы.                                              │

│    1.2. Перечень необходимых регистрационных  форм:                      │

│    - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них <1>;        │

│    - журнал ознакомления с локальными нормативными актами организации.  │

│    1.3.  Лицо,  поступающее  на  работу, предъявляет сотруднику кадровой│

│службы следующие документы:                                              │

│    - паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;                │

│    -  трудовую  книжку,  за  исключением  случаев, когда трудовой договор│

│заключается   впервые  или  работник  поступает  на  работу  на  условиях│

│совместительства;                                                        │

│    - страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;  │

│    -  документы  воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих│

│призыву  на военную службу;                                               │

│    -  документ  об  образовании,  о квалификации или наличии специальных│

│знаний  -  при  поступлении  на  работу, требующую специальных знаний или│

│специальной  подготовки;                                                  │

│    -  иные  документы,  необходимые  для представления  в соответствии с│

│действующим  законодательством РФ.                                        │

│    1.4.  При  заключении  трудового  договора  впервые трудовая книжка и│

│страховое    свидетельство   государственного   пенсионного   страхования│

│оформляются  сотрудником  кадровой  службы  работодателя  в установленном│

│законодательстве порядке.                                                │

│                                                                         │

│    2. Порядок и сроки оформления документов                             │

│    2.1.  Документирование  процедуры  приема  на  работу  (до подписания│

│трудового  договора)  начинается  с  ознакомления работника с должностной│

│инструкцией,   правилами   внутреннего  трудового  распорядка  и  другими│

│локальными нормативными актами организации.                              │

│    2.1.1.  Ознакомление  с должностной  инструкцией работник подтверждает│

│своей  подписью непосредственно на экземпляре должностной инструкции.     │

│    2.1.2.  Ознакомление  с  Правилами  внутреннего трудового распорядка и│

│другими    локальными    нормативными   актами   работник   подтверждает,│

│расписываясь  в журнале ознакомления работников с локальными нормативными│

│актами.                                                                  │

│    2.2.  Далее  специалист  отдела  кадров начинает оформление трудового│

│договора с работником.                                                   │

│    2.2.1.   Форма   трудового   договора   для   работников  организации│

│утверждается  приказом  руководителя  организации  и  может индивидуально│