Организация служб делопроизводства на предприятии

Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

1.2. Документы  министерств и организаций являются  собственностью государства, и  вопросы работы с ними регулируются  законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации, Совета Министров - Правительства Российской Федерации;нормативно-методическими документами Государственной архивной службы России.

1.3. Положения  Типовой инструкции распространяются  как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемые и др., независимо от их носителей.

Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной  информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка  работы с документами в структурных  подразделениях министерств и организаций  возлагается на их руководителей. 

2. Правила подготовки  и оформления документов

 

Документирование  осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также  при использовании вычислительной техники - на машинном языке.

Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:наименование министерства - автора документа;название вида документа  или унифицированной  формы документа, заголовок к  тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может  быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д. Например, ведомственные нормативные акты, подлежащие государственной регистрации, должны иметь реквизит " номер государственной регистрации" . 

3.2. Бланки документов 

Документы должны, как правило, оформляться на бланках  и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения .

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом - А3(297х420 мм), А4(210х297 мм), А5(148х210 мм).

Документы, создаваемые  от имени двух или более организаций, оформляются без бланка. 

3.3. Оформление  реквизитов документов 

3.3.1. Изображение  государственного герба 

Изображение государственного герба помещается на верхнем поле распорядительных документов (постановление, приказ, указание) и письма. 

3.3.2. Наименование  министерства - автора документа 

Наименование  министерства указывается в точном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении о министерстве. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным. 

3.3.3. Название  вида документа 

Название вида документа должно соответствовать компетенции министерства, содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов. 

3.3.4. Заголовок  к тексту документа

Заголовок к  тексту документа - краткое изложение  содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста.

Заголовок должен грамматически согласовываться  с названием документа. Например:приказ (о чем?) о создании предприятия;карточка (чего?) учета движения основных средств. Допускается не указывать заголовок к тексту на документе формата А5. При составлении документа на основании унифицированной формы постоянная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной информацией, конкретизирующей его содержание. 

3.3.5. Дата документа 

Датой документа  является дата его подписания;для  документа, принимаемого коллегиальным  органом, - дата его принятия;для  утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным  лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

Документы, подлежащие государственной регистрации в  Министерстве юстиции Российской Федерации, вступают в силу в сроки, установленные актами законодательства.

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими  цифрами в одну строку в последовательности:число, месяц, год. Например:30.03.93. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат:30 марта 1993 года. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом:письмо... от 03.12.93. 

3.3.6. Индекс документа 

Индекс документа  состоит из порядкового номера в  пределах регистрируемого массива  документов, который, исходя из задач  поиска, дополняется индексами дел (индекс дела п.7.7.), кодами вопроса, корреспондента, должностного лица, подписавшего документ, исполнителя, номером государственной регистрации и др.

Составные части  индекса отделяются.

Для индексирования документов и информации в министерстве разрабатываются классификаторы:названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, структурных подразделений, ответственных исполнителей, вопросов, содержащихся в письмах.

Рекомендуется разработка отраслевых классификаторов  для достижения совместимости информационных массивов.

Для кодирования  стран мира, продукции, услуг, валют и др. следует пользоваться международными классификаторами. 

3.3.7. Текст документа 

Текстом управленческого  документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.

Текст документа  должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Содержание должно быть увязано с ранее изданными  по данному вопросу документами.

Текст документа  оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.

Сплошной связный  текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.

Форма анкеты применяется  при изложении цифровой или словесной  информации об одном объекте по определенному набору признаков.

Форма таблицы  применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. 

3.3.8. Визирование  документа 

При необходимости  оценки целесообразности документа, его  обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Согласование  может проводиться как внутри министерства, так и вне его.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования  проекта документа должностным  лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования;при необходимости указывается должность визирующего.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту  документа излагаются на отдельном  листе, о чем при визировании  ставится отметка:" Замечания прилагаются" . Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Визы проставляются  на экземплярах документов, остающихся в министерстве, ниже реквизита " подпись" на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний, постановлений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа. 

3.3.9. Подпись  документа 

Документы, направляемые министерством в вышестоящие  органы, подписываются руководителем  или в его отсутствие его заместителями.

Документы, направляемые сторонним организациям  от имени  министерства, подписываются руководителем  или его заместителями.

Документы, направляемые организациям отрасли, подписываются  руководителем, его заместителями, а также руководителями структурных подразделений министерства в соответствии с их компетенцией.

Подписание руководителями структурных подразделений министерства нормативных актов не допускается.

В состав подписи  входят:наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись  и ее расшифровка. 

Например: 

     заместитель  министра       подпись                        И.И.Иванов 

Документы коллегиальных  органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное  лицо, подпись которого заготовлена  на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления " и.о." , " зам." вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом " за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. 

3.3.10. Отметка  об исполнении документа 

Отметка об исполнении документа и направлении его  в дело включает:краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер;отметку " В дело" , номер дела, в котором будет храниться документ;дата;подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. 

3.3.11. Внешнее  согласование документа 

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим  грифом. Гриф согласования располагается  ниже подписи на лицевой стороне  документа и включает в себя слово " Согласовано" , наименование должности  лица, с которым согласовывается  документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования;или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. 

Например: 

     Согласовано 

     Заместитель  Министра транспорта 

     Российской  Федерации 

     ________________ ___________________ 

     (личная  подпись) (инициалы, фамилия) 

     30.03.93 

      Согласовано 

     Протокол  заседания... 

     (наименование  коллегиального органа) 

     30.03.93 N 5 

      Согласовано 

     Письмо  Росархива 

     30.12.93 N 02-15/1247-Т 

Грифы согласования могут располагаться на отдельном " Листе согласования" , если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе  делается отметка " Лист согласования прилагается" .

Согласование  в зависимости от содержания документа может осуществляться в следующей последовательности:

с министерствами, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости  с органами, осуществляющими государственный  надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством  предусматривается возможность  совершения управленческих действий только с согласия этих органов.