Организация служб делопроизводства на предприятии

3.3.12. Утверждение документа 

Документы утверждаются руководителем министерства или  его заместителем.

Утверждение документов производится проставлением грифа  утверждения или изданием распорядительного  документа (в тех случаях, когда  требуются дополнительные предписания и разъяснения).

     Грифы  утверждения оформляются следующим  образом: 

     Утверждаю 

     Председатель  Государственного 

     комитета  Российской Федерации 

     по  статистике 

     —————————————————  ———————————————————— 

     (личная  подпись)   (инициалы, фамилия) 

     00.00.00 

     или 

     Утверждено 

     Приказ  Министерства 

     здравоохранения  Российской Федерации 

     00.00.00 N 

3.3.13. Адресование  документа 

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения  или конкретному должностному лицу.

При адресовании  документа в организацию или  ее структурное подразделение без  указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например: 
 

     Министерство  культуры 

     Российской  Федерации 

     Управление  делами 

При направлении  документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия  адресата дательном. Например: 

     Министерство  образования 

     Российской  Федерации 

     Управление  делами 

     Ведущему  специалисту 

     Петрову  А.И. 

При адресовании  документа руководителю организации  наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Например: 

     Генеральному  директору 

     объединения  " Агропром"  

     Иванову  И.И. 

При адресовании  документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например: 

     Начальникам  финансовых отделов 

     организаций  Комитета Российской 

     Федерации  по торговле 

Полный почтовый адрес указывается при направлении  документа разовым корреспондентам в соответствии с Почтовыми правилами. 

Например: 

     Редакция  журнала " Новый мир"  

     103806, ГСП, Москва, К-6 

     Малый  Путниковский пер., 1/2 

Документ не должен содержать более четырех  адресатов:каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

При направлении  документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется  только один адресат.

Адрес не проставляется  на документах, направляемых в вышестоящие  органы и постоянным корреспондентам;в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами. 

3.3.14. Резолюция 

В резолюции  даются указания по исполнению документа.

В состав резолюции  должны входить следующие элементы:фамилия  исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые  сроки исполнения, в резолюции  указываются исполнитель, подпись  автора резолюции, дата. 

3.3.15. Оформление  приложений к документу. 

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: 

Приложение:на 10 л. в 3 экз. 

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. 

Приложения:1. Штатное  расписание... на 4 л. в 3 экз. 

2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз. 

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

При наличии  нескольких приложений они нумеруются.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

На приложении к распорядительному документу  в правом верхнем углу следует  делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его  даты и номера. 

Например: 

                                  Приложение к приказу Министерства путей 

                                  сообщения Российской Федерации 

                                  00.00.00 N 

 

3.4.2. Приказ 

Приказ - распорядительный документ .

Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями  организаций  по поручению руководства или по собственной инициативе.

Текст приказа  состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию  приказа является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается данного министерства.

Распорядительная  часть начинается словом " Приказываю" .

В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее  изданные приказы или их отдельные  пункты, это оговаривается в тексте приказа.

В последнем  пункте распорядительной части приказа  указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Проекты приказов представляются на подпись руководителем  службы ДОУ, который несет ответственность за правильность их оформления.

Приказ подписывает  министр (руководитель ведомства) или  по его поручению заместитель  министра (заместитель руководителя ведомства).

Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. 

3.4.3. Указание 

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерством  преимущественно по вопросам информационно-методического  характера, по вопросам, связанным с  организацией исполнения приказов, инструкций и других актов организаций и  вышестоящих органов.

Указания подписывает  руководитель организаций или по его поручению заместитель министра (заместитель руководителя), руководители структурных подразделений в  пределах их компетенции.

Подготовка и  оформление указаний проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная  часть указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ). 

Указания нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. 

3.4.4. Инструкция 

Инструкция - документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности организации.

В заголовке  к тексту инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования.

Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых  делится на пункты и подпункты.

В тексте инструкции используются слова:" должен" , " следует" , " необходимо" , " запрещается" , " не допускается" и т.п.

Инструкция визируется руководителем структурного подразделения .

3.4.5. Протокол

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях.

Текст протокола  состоит из двух частей:вводной и  основной. В вводной части заполняются  следующие реквизиты:председатель;секретарь;присутствовали;повестка дня. На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.

Основная часть  протокола состоит из разделов, соответствующих  пунктам повестки дня. Текст каждого  раздела строится по схеме:Слушали, Выступили, Постановили (Решили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола ;постановление (решение) печатается полностью. Текст постановления строится по образцу текста приказа.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается  к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается  председательствующим на заседании  и секретарем.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов министерств (организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа).

Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений  коллегиальных органов определяются в положениях об этих органах или регламентах их работы. 

4. Поисковые  системы по документам 

4.1. Регистрация  документов 

4.1.1. Регистрация  документов - фиксация факта создания  или поступления в организацию  документа путем проставления  на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. 

4.1.2. Регистрации  подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские,  кадровые и др.), как создаваемые в министерстве, так и поступающие из других организаций и от частных лиц.

Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые документы).

Информация о  документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему. 

4.1.3. Документы  могут регистрироваться при помощи  средств ВТ или машинописного  заполнения форм в зависимости  от наличия технических средств.  Для достижения информационной  совместимости регистрационных данных и поисковых систем и создания условий для последующего перехода к построению отраслевых, территориальных и иных информационных систем обеспечивается совместимость программных и технических средств, устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации:автор (корреспондент);название вида документа;дата документа;индекс документа, дата поступления;индекс поступления;заголовок документа или краткое содержание;резолюция;срок исполнения;отметка об исполнении, отметка о направлении документа в дело. 

4.1.4. Состав обязательных  регистрационных реквизитов в  зависимости от характера документов  и задач использования информации  может быть дополнен другими  реквизитами:дата и номер государственной  регистрации;расписка исполнителя о получении документа;отметка об исполнителе (для писем обязательно) ; количество листов документа, наличие приложений;промежуточные сроки исполнения;перенос сроков исполнения;отметки о прохождении документа;значимость вопроса, отраженного в документе;оценка исполнения;срок хранения документа и др.