Организация служб делопроизводства на предприятии

    подразделениями.

    Правовая  значимость Положения как организационного документа повышается при включении в него разделов, устанавливающих порядок и контроль за использованием материальных ресурсов, критериев оценки работы структурного подразделения, порядка стимулирования и мер ответственности работников за выполнение возложенных функций, а также сроки действия Положения и порядок его пересмотра. Эти разделы не относятся к числу обязательных, но значительно повышают роль Положения как организационного документа.

    Положение разрабатывает и подписывает  руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации. Оформляется Положение на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

    Пересмотр Положения проводят при изменении  структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.

    Основной  организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения дублирования в выполнении отдельных операций,

    установления  взаимосвязей отдельных должностей — должностная инструкция. Служебная должность является первичным элементом управленческой структуры. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделения и кооперации труда. Должностная инструкция —средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

    Первым  источником для разработки должностных инструкций является нормативный документ - Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.   

    Второй  источник при составлении должностных  инструкций - типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений). Наличие типовых инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

    Третьим документом, который используется при  разработке должностных инструкций, является Положение о структурном подразделении. Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками структурных подразделений, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника. Положение и должностные инструкции — взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются исходя из распределения всего комплекса функций, выполняемых службой делопроизводства, вытекают из задач и функций всей службы в целом.

    К тексту должностной инструкции предъявляются  требования полноты определения задач, функций, обязанностей. Нечеткое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к нестабильности и несогласованности действий отдельных работников. При закреплении в формулировках должностной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанностей создается чисто формальный документ, который не выполняет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее содержания, конкретизировать обязанности и виды работы.

    В разделе «Основные задачи и обязанности» формулируется основная задача работника  данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполнение основной задачи. Например, основная

    задача  работника — регистрация документов; в разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанностей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступа работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

    В раздел «Права» вносят такие права  работника делопроизводственной службы, как: принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возврата документов на доработку и т.д.

    В разделе «Ответственность» формулируются  содержание и формы ответственности  должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Два последних раздела тесно взаимосвязаны и позволяют установить критерии оценки труда. 

    Инструкция  по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат Типовые инструкции, а также действующие государственные нормативно-методические документы.

    Структура Инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.

    В разделе «Общие положения» устанавливают  сферу распространения Инструкции, ответственность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в целом и в ее структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.

    Тематические  разделы, как правило, начинаются с  раздела «Документирование», где  определяются: вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию; виды и разновидности документов, используемые для документирования  распорядительной,  организационной, информационной деятельности;

    общие правила подготовки и оформления документов; правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

    порядок изготовления и размножения документов; правила оформления и заверения копий и приложений; порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов; порядок работы исполнителей с документами.

    Раздел  «Организация документооборота» включает: порядок приема, обработки, распределения входящих документов; организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

    основные  инстанции движения документов; порядок подготовки и отправки исходящих документов; порядок учета объема документооборота.

    Раздел  «Регистрация документов» устанавливает  организацию регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание принятой технологии и порядок индексации документов.

    В разделе «Организация справочной работы»  устанавливаются принципы построения информационно-справочной работы в организации, даются описание справочных массивов, их доступности для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и классификации справочной информации, технология информационно-поисковой работы.

    Раздел  «Организация контроля за исполнением  документов» устанавливает категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки на контроль, обязанности исполнителей, сроки исполнения, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах.

    Раздел  «Оперативное хранение документов» содержит правила хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

    В раздел «Подготовка документов к  сдаче в архив» включены порядок  и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и  уничтожения), правила подготовки дел  к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

    Состав  тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости  от условий работы и принятой технологии. В Инструкции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

    Приложения  к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке  расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

    Инструкция  должна отражать весь процесс работы с документами, все

    технологические операции в их логической последовательности. Инструкция — регламентирующий документ не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

    Подготовку  Инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

    В числе организационных документов делопроизводства применяется и  такой нормативный документ, как Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется.

    Методика  разработки табеля создана ВНИИДАД. Она включает:

    предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие государственные законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры

    документирования; организационные документы (устав, положения и др.), закрепляющие компетенцию  должностных лиц и порядок  работы с документами в организации (учреждении); определение структуры табеля.

    Процесс составления табеля позволяет делопроизводственной службе проанализировать все операции с документами (должности исполнителей и руководителей, принимающих участие в составлении, подписании, визировании, утверждении, периодичность создания документа, характеристика применяемых технических средств создания, пересылки). После утверждения руководителем организации табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводственная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании — внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, а также контроль за порядком использования.