Организация оптовых продаж

       2.2 Организация товародвижения на складе 

       В целях бесперебойного снабжения организаций  и предприятий розничной торговли и в зависимости от конкретных условий их деятельности, оптовая компания «Простор» осуществляет поставку товаров только одним способом: продажу товаров со склада.

       Поставка  товаров со склада оптовой компании в оптовом товарообороте занимает основное место, так как большинство торговых организаций лишены возможности получать товары, особенно сложного ассортимента, непосредственно от промышленных предприятий.

       При складском обороте применяют следующие методы отпуска товаров со склада оптовым покупателям в счет выполнения договорных обязательств:

    а) при личной отборке представителями покупателя;

    б) по письменным и телефонным заказам;

    в) через разъездных товароведов (представителей базы), принимающих заказы у покупателей на месте.

       Каждый  из этих методов следует применять с учетом особенностей товарного ассортимента, территориального расположения торговых организаций и предприятий, закупающих товары, изыскания новых рациональных форм торгового обслуживания оптовых покупателей.

       Организация отборки и отпуск товаров через комнату товарных образцов. Успешное развитие розничной торговли в большой степени зависит от организации работы на оптовых базах. Основными покупателями товаров на базах являются розничные торговые организации и предприятия. Оптовые базы должны накапливать и комплектовать на своих складах ассортимент товаров применительно к требованиям торговой сети. Обычно на оптовые базы поступает продукция многих  предприятий промышленности и здесь происходит процесс преобразования производственного ассортимента в торговый. Увеличение объема и расширение ассортимента товаров требуют совершенствования процессов их отборки. В каждом предприятии оптовой торговли представителям розничной торговой сети должны быть созданы необходимые условия для ознакомления, отборки и оформления документов на закупленный товар.

       Товары  сложного ассортимента требуют личного участия представителя розничной организации в отборе товаров. Поставка товаров с личной отборкой по большинству сложно ассортиментных товаров (галантерея, ткани, хозяйственные  товары и культтовары) позволяет лучше ознакомиться с наличием товаров на базе, быстрее оформить заказ, получить необходимую консультацию по новым неизвестным изделиям. Личная отборка может производиться либо непосредственно в кладовых склада, либо в специальных комнатах товарных образцов или ассортиментных кабинетах.

       Существующая  в настоящее время на некоторых базах практика отборки товаров непосредственно на складах производится с мест их хранения в секциях и кладовых склада с одновременной выпиской соответствующих документов и осуществлением всего оперативного процесса, связанного с отборкой, упаковкой и отпуском товаров со склада. В оптовой компании «Простор» отборка товаров непосредственно со склада  осуществляется только по уцененным или дефектным товарам.

       Такая практика отборки нарушает ритмичную организацию складской работы, отнимает у работников склада и розничной торговли много времени, отвлекает аппарат склада от работы по приемке, сортировке, обработке товаров, по комплектованию партий товаров для отправки грузов, снижает культуру обслуживания розничной сети. Само присутствие оптовых покупателей на складе в некоторой степени дезорганизует работу склада. Кроме того, складские помещения многих оптовых баз находятся в разных местах города, что явно создает неудобства покупателям при отборке необходимых товаров.

       Поэтому более совершенной и удобной  формой обслуживания является личная отборка товаров в комнате образцов. На каждой оптовой базе по торговле бакалейными, текстильными, обувными, швейными, галантерейными товарами и товарами культурно-бытового назначения и хозяйственного обихода должны быть организованы комнаты товарных образцов. Через них торговый отдел базы должен осуществлять поставку товаров оптовым покупателям. Оптовая компания «Простор» работает по такому же принципу.

       Возглавляет работу комнаты торговых образцов главный товаровед компании. Всю оперативную работу комнаты образцов осуществляют товароведы по отдельным товарным группам. В их функции входит прием и оформление заказов торговых организаций, комплектование и размещение образцов товаров на стендах, оперативный учет поступления и реализации товаров на складах базы. Постоянно встречаясь с представителями розничной торговли, они изучают спрос населения, учитывают замечания и предложения своих покупателей по вопросам ассортимента и качества товаров, анализируют состояние товарных запасов, устанавливают причины оседания отдельных товаров на складах и в розничной сети и разрабатывают предложения по улучшению работы в части ассортимента и поставки товаров.

       Чтобы обеспечить отбор товаров на базе в соответствии с требованиями покупателей, нужно иметь хорошо оборудованные комнаты образцов, организовать в них показ, отбор товаров не только по наименованиям, артикулам, ценам, но также и по отдельным ассортиментам, позициям (фасонам, расцветкам, размерам и другим признакам).

       Комната товарных образцов оснащена таким оборудованием , которое отвечает требованиям правильного показа групп товаров (обуви,  швейных изделий, посуды). Оборудуется комната товарных образцов по тому же принципу, что и. выставочный зал, но с учетом создания рабочей обстановки для правильного показа товара, доступности его обозрения, отборки и оформления документов.

       Планировка  демонстрационного зала должна обеспечить удобную расстановку пристенного и островного оборудования со свободными проходами между стендами.

       В демонстрационном зале показываются образцы товаров отечественного и импортного производства. По новым товарам, по которым нет образцов, а также по крупногабаритным товарам выставляются проспекты и каталоги.

       Товароведы  имеют у себя ГОСТы, технические условия, справочники, прейскуранты и другую специальную документацию. Размещение образцов товаров на стендах, горках, в шкафах и т. п. производят товароведы по группам и различным товарным признакам. Размещаются образцы таким образом, чтобы представители розничной торговли могли свободно брать со стенда любой образец товара и рассмотреть его. К каждому образцу прикрепляется ярлык с указанием изделия, названием изготовителя, модели, артикула, цены, другим признакам.

       Процесс отбора в комнате  образцов производится следующим образом. Представители розничных торговых предприятий первоначально уточняют с товароведами, работающими в комнате образцов, свои фонды и ассортимент товаров согласно заказу и заключенному договору. После этого они отбирают в комнате образцов необходимые товары и согласовывают их с товароведами для поставки.

       После согласования и приема заказов товаровед один экземпляр отборочного листа, где имеется подпись представителя розничного предприятия, передает на склад для отборки и комплектования партий товара. Отобранный товар передается в экспедицию для отправки. Оптовая компания несет полную ответственность за правильную и своевременную поставку товаров розничной торговой сети.

       Каждый товаровед комнаты товарных образцов ведет оперативный учет наличия товаров на складе по своей группе, весь объем работ в «Простор» компьютеризирован. Это дает возможность своевременно анализировать и делать выводы, на товары имеется спрос и из них реализуются слабо. Помимо этого, товароведы ведут учет образцов товаров, поступивших со склада в комнату образцов, и учет возвращенных образцов после их полной реализации.

       В оптовой компании процесс отбора товаров производится следующим образом. Отборка товаров в выставочном зале производится представителями оптовых и розничных организаций и предприятий. На отобранные изделия выписывается заказ-наряд в четырех экземплярах. Один передается заказчику, а три на склад. Отгружаются товары транспортным отделом базы, преимущественно контейнерами. В него вкладывают один экземпляр заказ-наряда, являющегося одновременно спецификацией. Другой экземпляр с указанием фактически отпущенного товара склад передает в вычислительный центр базы для таксировки и выписки счета. Третий экземпляр вместе со счетом и другими расходными документами сдается в бухгалтерию. Таким образом, заказнаряд является унифицированным, который заменяет пять расходных документов, в том числе заказ получателя на отобранные им в выставочном зале товары, наряд-распоряжение торгового отдела базы на отпуск товаров со склада, отборочный лист, контейнерную спецификацию и товарную  накладную. Заказнаряд выписывается отдельно на каждом складе и на каждый контейнер. В заказ-наряде указываются: наименование товара, артикул, количество заказанных и фактически отпущенных изделий, цена и общая сумма стоимости, от кого принят заказ, фамилия товароведа, принявшего заказ.

       Отпуск товаров со склада по письменным и телефонным заказам. На оптовой базе применяется метод отпуска товаров по письменным и телефонным требованиям и заказам. Этот метод удобен тем, что он экономит время оптовых покупателей на поездки за товарами, сокращает расходы иногородних покупателей по командировкам, способствует созданию благоприятных условий для работы на складах по подготовке и отгрузке товаров.

       По письменным и телефонным заказам производят поставку товаров простого ассортимента, например сахара, муки, крупы, соли. Письменные заказы могут быть двоякого рода: разовые на получение одной партии товаров, и длительные, рассчитанные на доставку товаров в течение определенного срока (недели, месяца) , с отгрузкой товаров через определенные отрезки времени.

       Применение  этого метода продажи требует четко налаженной работы по организации, приему и выполнению заказов. Прежде всего, выписка заказа производится на разработанных базой специальных стандартных бланках, которые рассылаются постоянной клиентуре. В них предусматриваются необходимые для работы реквизиты: точное наименование заказчика, его адрес, условия и сроки доставки товаров, наименование заказанных товаров, артикул, размер, количество, цена и возможная заменимость товара, номер расчетного счета заказчика. Для удобства обработки заказов бланки изготовляют различных цветов, чтобы легче было определить срочность исполнения и особенности заказа.

       Заказ выписывается отдельно по каждой секции склада, чтобы отборку товаров можно было производить одновременно во всех секциях. Списки секций база сообщает своим заказчикам.

       Важнейшим условием этого метода является организация учета письменных товаров и строгий контроль за их исполнением. Поступающие на склад товары регистрируются, сверяются с договорами и спецификациями, а затем, после распоряжения об отпуске, выписываются соответствующие документы (отборочные листы или фактуры), которые посылаются на склад или в секцию для отборки и отгрузки товаров.

       Прием по телефону оптовая компания применяет практически при обслуживании одногородних покупателей. Способ удобен тем, что покупатель, заказывая товары, имеет возможность выяснить их наличие на базе, договориться о замене отсутствующих товаров другими, сроках доставки, тому подобное. Работники базы, принимающие заказы по телефону, дают заказчику справку о наличии товаров, качестве и поступлении новых товаров. При приеме заказа по телефону ответственный исполнитель заполняет в нескольких экземплярах бланк заказа.

       В соответствии с договорными обязательствами оптовая компания выполняет заказы либо в порядке централизованной доставки их на склад покупателя своими средствами, либо отгружает товары по железной дороге или водным путем. База может отпускать товары со своих складов представителю торговой организации при вывозке их своим транспортом.

       Продажа товаров через  разъездных товароведов. Помимо непосредственного отпуска товаров со складов в счет выполнения договорных обязательств, оптовые базы практикуют реализацию товаров через разъездных товароведов – представителей базы, которые направляются в организации и предприятия торговли и на месте принимают заказы на завоз товаров в магазины. Заказы в основном принимаются на товары достаточных групп номенклатуры базы. Задача разъездных товароведов заключается в обеспечении подсортировки недостающих товаров в торговой сети всех систем, изучение спроса и конъюнктуры торговли в районе деятельности.

       Перед выездом в любой регион разъездной товаровед снабжается образцами товаров, каталогами и альбомами, по которым принимаются заказы.

       Функции разъездного товароведа в основном сводятся к следующим:

• систематическое изучение спроса населения на товары номенклатуры базы;
• регулярное посещение розничных торговых предприятий и организаций;
• прием от торговых организаций и предприятий заказов на завоз недостающих товаров, имеющихся на складах базы, и срочная отправка их на базу для исполнения;
• контроль за отгрузкой товаров оптовой базой в розничные торговые предприятия и организации по ранее принятым заказам;
• наблюдение за состоянием торговли в обслуживаемом регионе, полнотой ассортимента и наличием товарных запасов в торговой сети;
• оказание помощи работникам розничной торговой сети в улучшении организации торговли;
• консультация практических работников торговой сети о свойствах, назначении и качестве товаров, об улучшении выкладки, показа и хранения товаров, о внедрении прогрессивных методов продажи товаров, об организации рекламы;
• оказание помощи торговым организациям и предприятиям в реализации излишне скопившихся у них товаров;
• внесение предложений торговым организациям об улучшении торгового обслуживания населения.