Анализ деятельности предприятия и разработка предложений по улучшению его работы

1. Исходные положения  характеристики

 

1. Характеристика  структуры предприятия

    Проектируемая система автоматизации будет рассмотрена в применении к рассмотренному мной в предыдущем разделе ЗАО «Лика». На мой взгляд, предприятие имеет невысокий уровень автоматизации, имеющий значительные резервы для развития. Поэтому в этих пунктах нет необходимости останавливаться на описании самого предприятия, а особое внимание уделить именно проблеме его автоматизации. Так, характеристика предприятия описана в главе 2 первого раздела курсового проекта. 
 

2.   Определение проблем и перспектив развития АСОИ

  Фирма, осуществляющая свою деятельность в  условиях перехода к рыночной экономике, должна быстро и своевременно реагировать на изменение рыночных условий. Для этого нужно постоянно собирать и анализировать большие объемы информации о состоянии внешней и внутренней среды организации. Ускорение научно-технического прогресса, усложнение хозяйственных связей, быстрый рост потоков экономической и производственной информации вызвали необходимость использования новых, более совершенных средств планового руководства работой фирмы.

    Наиболее  эффективно осуществить непрерывность  планирования, обеспечить многовариантность расчетов, принять рациональное управленческое решения, в том числе с учетом реального масштаба времени, организовать комплексный учет и экономический анализ, достигнуть оперативность и достоверность получаемой и используемой в управлении информации помогут различные АСУ (автоматизированные системы управления). В зависимости от поставленных перед ними задач, АСУ могут быть различными: от автоматизированных рабочих мест до выхода в международные компьютерные сети. Россия с большим опозданием переходит к применению АСУ. Лишь во второй половине 90-х гг. на российском рынке появилось достаточно большое число программ, обеспечивающих компьютеризацию финансового планирования, бухгалтерского учета и отчетности. Сейчас темпы развития использования компьютерной техники в нашей стране очень велики, так как в России используется в основном западная техника, причем самые последние разработки в этой области. В последнее время наряду с зарубежными технологиями стали применяться и отечественные наработки, объемы и качество которых возрастают с каждым годом.

    Важнейшей тенденцией развития современных АСУ является быстрое наращивание их внешних коммуникационных функций, повсеместное оснащение ПК и организованными на их основе автоматизированными рабочими местами плановиков, бухгалтеров, экономистов, руководящих работников, создание им условий применения в повседневной профессиональной деятельности электронной почты, технических средств для обмена информацией, выработки, согласования и принятия управленческих решений.

    Подсистема  АСУП (автоматизированная система управления производством) представляет собой часть системы, которая включает определенную совокупность задач. Эти задачи сгруппированы по определенным признакам:

- функциональный, соответствующий функциям системы управления;

- временной, отражающий время, на которое принимается управленческое решение;

- организационно-административный, соответствующей структуре деления объекта управления;

- поэлементный, соответствующий экономическим элементам (объектам) управления;

    На  предприятиях, в основном, подсистемы АСУ подразделяют по смешанным признакам, при условии, что один из основных – доминирует. Таким признаком, чаще всего, является функциональный, а остальные обеспечивают единство подсистем в целом  по организации, с учетом, наличия ресурсов, информационного хозяйства, отдельных структурных подразделений и периодов времени. АСУП, в соответствии с функциями системы управления, делится на функциональные подсистемы прогнозирования, планирования, учета и контроля, регулирования и экономического анализа производства.

    Фактически, в ЗАО «Лика» автоматизированы все отделы.

    1. Решены задачи по расчету калькуляций,  формирование портфеля заказов  на товары.

    2. Внедрены задачи: месячный рапорт, штатное расписание, заработная  плата руководителей, нормирование  операций подготовки производства.

    3. Заполнение и обработка карт-нарядов, табелей учета рабочего времени.

    4. Выписка платежных документов, акцепт  счетов, акты сверки, картотека, акты  приемки-передачи, договоров купли-продажи,  справок по налогам, финплан, книга покупок, книга продаж.

    5. Внедрены задачи оформления и учет договоров.

    Для детального рассмотрения выбрана задача «Подготовка счетов-фактур на предоплату». Эта задача на предприятии относится  к комплексу задач, входящих в подсистему «Бухгалтерский учет».

    Бухгалтерский учет – одна из сфер управленческой деятельности. Он охватывает операции, отражающие движение всех производственных фондов предприятия, его финансовые связи. Бухгалтерский учет документально обоснован: все операции записываются в форму документов, которые служат доказательством совершения операции и имеют юридическую силу. В этом его особенность.

    Цель  подсистемы «Бухгалтерский учет» - повышение  эффективности бухучета и контроля за хозяйственной деятельностью  предприятия, за рациональным и экономным использованием всех видов ресурсов на основе улучшения качества информации бухгалтерского учета для специалистов и руководителей организации.

    Бухучет предназначен для обеспечения своевременного и полного учета поступающих  в организацию денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, а также отражения их движения; достоверного учета издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения строительно-монтажных и других работ, составления калькуляций себестоимости продукции, работ и услуг; точного учета и экономического анализа результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, правильного начисления и своевременного перечисления платежей, своевременное составление и предоставление установленной отчетности.

    На  предприятии информация классифицируется следующим образом:

   - по фазам воспроизводства: информация о производстве, распределении, обмене, потреблении.

   - по элементам производства: информация о предметах труда, средствах труда, о трудовых и денежных ресурсах.

   - по назначению в процессе управления: осведомительная и командная.

   - по отношению к объекту: внешняя и внутренняя.

   - по функциям управления: плановая, учетная, аналитическая.

   - по стабильности: условно-постоянная и переменная.

    Традиционно информационные технологии автоматизации предприятий построены таким образом, что каждому подразделению приходится вести свой собственный учет по одним и тем же хозяйственным операциям, а данные вводятся в компьютер по несколько раз, зачастую по-разному. В результате, возможны несоответствия данных в разных подразделениях. Используя современные технологии, можно получить автоматизированную систему с мощными функциональными возможностями отдельных модулей и тесной интеграцией между ними. В этой системе все документы вводятся только один раз и далее включаются в единую систему документооборота, охватывающую все предприятие. При этом повышается качество принимаемых решений, эффективность контроля за их исполнением, оперативность поступающей информации, ее достоверность и независимость от ошибок и недобросовестности собственных сотрудников.

    Для внедрения такой системы совместно  с заказчиком на основании анализа его потребностей в автоматизации разрабатывается целый проект автоматизации. Такой проект включает в себя исследование предприятия, формализацию схем его основных бизнес-процессов, разработку действующего макета предприятия, комплексную поставку и установку программных и технических средств, настройку каждого рабочего места с учетом его специфики, обучение персонала, сопровождение системы и сервисное обслуживание.

    Основные возможности системы

    1. Склад

    • ведение карточек складского учета  с историей движения товаров и  учетом по заводским номерам

    • возможность получения данных о  доступности товара на каждом из складов  при выписывании счета, в том числе с учетом ожидаемых поступлений

    • автоматическое ведение партионного  учета 

    • поддержка формул складского учета, возвращающих плановые и текущие  приходы, расходы и остатки на любую дату по любому складу

    • ведение количественного учета  товара, переданного на консигнацию для оперативного управления ресурсами

    • возможность определения критических  количеств товаров на складе и  контроль за соотношением текущих и  критических запасов

    • ведение расширенной классификации  товаров, в т. ч. по срокам годности, поставщикам, упаковке и т.д.

    • возможность анализа всех складских  запасов предприятия (вне зависимости от мест хранения на складах) и распределения их по различным торговым точкам

    • ведения истории поступления  товара с ценами и ссылками на документами

    • возможность отследить стоимость  любого товара в ценах поступления  и реализации

    • поддержка сканера штрих-кодов

    • возможность применения инвентарного метода учета с автоматическим формированием  сличительной ведомости

    • поддержка удаленных складов, в  том числе возможность проведения на них инвентаризации

    2. Бухгалтерия

    • подготовка платежных банковских и  кассовых документов, учет операций по кассе и расчетному счету

    • поддержка финансовых формул типа “обороты по дебету”, “цена списания” (по любому методу учета), “сумма по документу”, “цена списания торговой наценки”, “услуги”, “налоги” и т.п., включая данные инвентарного учета и возможность интерактивного заполнения параметров этих формул

    • возможность ведения многовалютного учета и вычисления курсовых разниц

    • учет материальных ценностей по методам FIFO, LIFO, средним ценам

    • возможность учета ТМЦ в ценах  реализации и закупки

    • возможность вести бухгалтерский  учет по номенклатуре, не зависящей  от складской (в том числе связывать  одну позицию по номенклатуре бухгалтера с несколькими по номенклатуре склада)

    • определение эффективности торговых операций

    • возможность получения отчетов  о реализации и торговой наценке  для оперативной оценки прибыли

    • возможность закрытия данных учетного периода от изменений

    • учет основных средств с автоматическим расчетом амортизации, переоценки, выбытия с автоматическим созданием соответствующих записей в журнале хозяйственных операций (проводок)

    Как видим, задач здесь более чем  достаточно, поэтому для решения  в рамках данной курсовой работы я выбрала одну из этого множества, касающуюся подготовку счетов-фактур на предоплату. 
 

3.   Необходимость создания АСОИ

  Основой эффективной работы оптового торгового  предприятия является четко организованный учет на складе. Представляется, что  наиболее рациональным решением этой задачи является комплексная автоматизация складского, торгового и бухгалтерского учета.

  Основой стабильной прибыльности торгового  бизнеса является высокий уровень  оборачиваемости средств, вложенных  в товары. Одним из основных факторов, определяющих скорость обращения оборотных средств, является производительность всех подразделений торгового предприятия, непосредственно задействованных в процессе товарооборота. К таким подразделениям в первую очередь относятся отделы продаж, склады и бухгалтерия. Высокую производительность этих подразделений обеспечивают, в частности, соответствующие программные и аппаратные средства автоматизации. При этом важным обстоятельством эффективной эксплуатации этих средств является единое информационное пространство, связывающее все отдельные компоненты автоматизации в одно целое. Только в этом случае обеспечивается оперативность учета движения ТМЦ и денежных потоков, исключаются потери коммерческой информации.