Анализ деятельности предприятия и разработка предложений по улучшению его работы

  В термин «информация» вкладывается различный смысл: в информатике под информацией понимают объект и результат автоматизации, реализуемый при помощи ЭВМ. В этом случае информация - предмет и продукт машинного вычислительного процесса, но ее можно рассматривать и как предмет и продукт труда человека, например, работников управления. Для решения управленческий задач требуется исходная информация - предмет труда. В итоге решения возникает новая информация (продукт труда) - результатная, необходимая для управления. Информация - это только те данные, которые нужны пользователю, полезны ему и несут что-то новое, определенное, обеспечивая возможность выполнения возложенных на него функций.

  Если  информация по своему содержанию отражает явления экономической жизни  общества, то она называется экономической. Экономическая информация в сфере материального  производства служит инструментом управления производством. Она подразделяется на ряд видов по функциям управления. С этих позиций она подразделяется на прогнозную, плановую, учетную и аналитическую. Плановая информация делится на информацию перспективного, технико-экономического и оперативного планирования.

  Существует  несколько подходов к структуризации экономической информации. Они зависят  от целей и методов организации информации.

  Структура - это конкретные информационные образования, наделенные экономическим смыслом. Именно в структурных единицах информация принимает осязаемый характер. Структурное строение экономической информации может быть различным, но приоритет отдается иерархическому принципу выделения информационных образований - единиц. Единица самого высокого ранга - информационная система какого-либо объекта управления, например, отрасли, региона и т.п. Информационная система - совокупность информации объекта управления, которым может быть практически любой процесс и предмет в народном хозяйстве. Информационная система делится на: подсистемы, массивы, показатели и реквизиты. Реквизит - это минимальное структурное образование, несущее экономический смысл. Он характеризует экономические явления с какой-либо одной стороны: качественной или количественной. Обычно слова заменяются кодами, но их текстовая сущность сохраняется. Такие реквизиты называются реквизитами - признаками (примеры: название, вид кредита и т.п.). Количественные характеристики задаются числами в явной форме и называются реквизитами - основаниями (пример: трудоемкость в нормо-часах, стоимость в руб. и т.д.). В показателях сочетаются реквизиты-основания с реквизитами-признаками, что позволяет давать полное представление об экономических процессах как с количественной, так и с качественной сторон. Одно основание может иметь один или несколько признаков. Обычный случай образования показателей представляет набор только реквизитов - признаков, один из которых (ведущий признак) выполняет функцию основания. Роль показателей исключительно высока в экономике, и их следует считать главными структурными единицами экономической информации.

  Реквизиты и показатели обладают своими внутренними  качествами: формой (названием) и содержанием (значением). Например, показатели сумм зарплаты рабочих имеют различные значения, присущие отдельным рабочим в разные периоды времени.

  Ряд показателей одной формы, но с  различными значениями образуют массив. Массив принимает упорядоченное  содержание, если все показатели (реквизиты) располагаются с заданной последовательностью значений, например, в порядке возрастания чисел натурального ряда или по алфавиту.

  Информационная  система при дифференциации объекта  управления подразделяется на подсистемы нескольких рангов, образуя самостоятельные структурные единицы. Каждая информационная подсистема формируется из определенных массивов, состав которых зависит от задач, решаемых подсистемой.

  Безусловно, внедрение даже самой простой  складской программы значительно улучшает оперативность выполнения заказов и ускоряет составление отчетности по хранящимся на складе ТМЦ, уменьшает вероятность возникновения ошибок в складском учете и вызываемых ими потерь. Но если за пределами склада сохраняется традиционная технология «бумажной работы», то и производительность (а следовательно - и эффективность) предприятия, как правило, остаются прежними. Даже если в бухгалтерии, в торговом отделе или в торговом зале используются соответствующие отдельные программы, “узким местом” остается многократный ввод одной и той же информации в разных программах. Хуже всего, что при таком подходе вероятность потерь и искажения информации не только не снижается, но наоборот - увеличивается! То есть экономия на затратах по внедрению разрозненных средств автоматизации учета может обернуться в результате финансовыми потерями из-за информационных сбоев.

  Следует отметить, что в последнее время  среди разработчиков складских  систем заметно стремления обеспечить связь своих систем с чужими бухгалтерскими программами. Кроме того, изначально чисто складские системы постепенно наращиваются различными “торговыми” функциями (выписка счетов, расчет скидок и т.п.). Это обстоятельство косвенно указывает на преимущество потребительских свойств именно комплексных систем учета.

  Таким образом, оптимальное решение задачи автоматизации учета на складе торгового предприятия  предполагает создание единой системы автоматизированного учета во всех основных подразделениях. Для достижения этой цели можно использовать различные прикладные программы, каким-то образом связывая их между собой. Можно самостоятельно разработать или заказать оригинальную систему учета. В обоих случаях нужно быть готовым к постоянным дополнительным материальным вложениям по поддержке «нестандартных» связок между программами при каждом изменении законодательства и форм отчетности.

  Поэтому наиболее рациональным решением представляется внедрение комплексной системы торгового, складского и бухгалтерского учета, в которой изначально органически сочетаются все необходимые разделы учета и возможность гибкой перенастройки всей системы в целом. Важен и тот факт, что услуги по введению в эксплуатацию и поддержку всего комплекса Вы получите «из одних рук». Как правило, покупать и внедрять такие системы можно «частями».

  Естественно, создание подобной программы под силу только коллективу специалистов, тем не менее, в рамках данной курсовой работы попробуем рассмотреть принципы построения подобной комплексной программы. 
 

4.   Критерии выбора ТС

   В настоящее время ТС позволяют  автоматизировать практически все стороны торговой деятельности. Среди основных возможностей современной ТС, основанных на использовании сегодняшних сетевых технологий, следует упомянуть:  системы электронных платежей, базы данных на основе модели «клиент-сервер», ПО межсетевого взаимодействия для организации расчетов, средства удаленного доступа к сетевым ресурсам для работы с удаленными складами, работа со штрихкодами и многое другое.

   На  российском рынке существует масса  готовых ТС. Основной задачей, стоящей  перед службой автоматизации торговой компании, является выбор оптимального решения и поддержка работоспособности выбранной системы. Однако в нашей стране в условиях стремительного возникновения сферы оптовой торговли вопросам автоматизации поначалу уделялось недостаточно внимания. Большинство торговых компаний пошло по пути создания собственных систем. Такой подход имеет свои достоинства и недостатки. К первым следует отнести: отсутствие необходимости в больших финансовых вложениях в покупку ТС, приспособленность ТС к условиям эксплуатации, возможность непрерывной модернизации системы. Недостатки такого подхода очевидны: необходимость в содержании целого компьютерного штата, несовместимость различных систем, неизбежное отставание от современных тенденций и многое другое. Наиболее популярны сегодня смешанные решения, при которых часть модулей ТС разрабатывается компьютерным отделом предприятия, а часть покупается у независимых производителей.

   Главной задачей торговой компании зачастую является выбор наилучшего решения  из предлагаемых на рынке вариантов ТС или выбор стратегии разработки или модернизации существующей ТС. Рассмотрим критерии такого выбора.

   Требования  к сложной торговой системе существенно  зависят от объема операций, проводимых компанией. Целью является создание ТС, которая обеспечивала бы персонал и клиентов торговой компании необходимыми видами услуг, при условии, что расходы на создание и эксплуатацию не превышают доходов от внедрения ТС.

   Итак, для выбора наиболее удачного решения  необходимо учитывать:

   Стоимость ТС. Здесь следует обратить внимание на выбор вычислительной платформы, сетевого оборудования и ПО. Немаловажна и стоимость обслуживания и сопровождения системы. Важно учитывать стандартность платформы и число независимых поставщиков оборудования и ПО. Очевидно, что конкуренция поставщиков увеличивает шансы найти более дешевое решение.

   Возможность масштабирования. В случае роста объемов торговли стоимость модернизации при неудачном выборе резко возрастает. Необходимо, чтобы выбранная вычислительная платформа допускала бы постепенное наращивание ресурсов в тех частях системы, где это требуется.

   Использование существующих ресурсов. От эффективности использования уже имеющихся компьютеров, сетей и каналов связи существенно зависят и затраты на построение ТС.

   Наличие системы защиты информации. Безопасность данных является одним из главных требований к ТС. Должна быть предусмотрена как устойчивость работы при неправильных действиях персонала, так и специализированные системы защиты от преднамеренного взлома ТС с корыстными или иными целями. Система защиты и безопасности информации в ТС предполагает наличие:

• Средства физического ограничения доступа к компьютерам ТС (идентификационные карточки, съемные блокирующие устройства и т.п.).
• Предоставление полномочий, привилегий и прав доступа к ТС на уровне отдельного пользователя (сотрудника или клиента торговой компании).
• Средства централизованного обнаружения несанкционированных попыток проникнуть к ресурсам ТС, дающие возможность своевременно принять соответствующие меры.
• Защита данных при их передаче по каналам связи (особенно актуально при использовании открытых каналов связи, например сети Internet). Здесь возможно использование "цифровой электронной подписи" и других криптографических методов.

   Надежность  системы. Отказы отдельных элементов ТС не должны приводить к ее полному выходу из строя. Кроме того, необходимо обеспечить высокую устойчивость работы ТС в условиях дестабилизирующих факторов (например, помех в линиях связи или ошибочных действий персонала компании).

   Наличие средств восстановления при сбоях. В ТС должны быть предусмотрены средства для прогноза, фиксации и локализации различных нештатных ситуаций и отказов оборудования (таких как: повреждений и перегрузок каналов связи; перегрузок устройств внешней памяти; нарушения целостности БД; попыток несанкционированного доступа в систему и т.д.)

   Возможность адаптации к изменениям финансового законодательства или структуры компании.

   Наличие дополнительных функциональных возможностей. Например, в наиболее современных ТС реализован автоматизированный ввод документации (накладных, ордеров и т.д.) на основе методов оптического распознавания образов.

   Основные  возможности системы в торговле:

• обработка и хранение всех документов в цикле приобретения, хранения и реализации товарно-материальных ценностей;
• входящие контракты;
• исходящие контракты;
• складские документы;
• документы на отпуск товара;
• документы на внутреннее перемещение товаров;
• возможность переоценки контрактов;
• ведение множественных прайс-листов в различных валютах с зависимостью цены от заказываемого количества;
• ведение специализированных скидок и наценок (на контрагента, товар, период, сумму и т. п.);
• поддержка различных схем работы с поставщиками и покупателями (товарный кредит, предоплата, консигнация) для оптовой и розничной торговли;
• автоматическое формирование прайс-листа по наличию товаров на складе;
• контроль за состоянием расчетов с покупателями и поставщиками;
• поддержка связи с кассовыми программами (выгрузка прайс-листа в произвольной валюте);
• прием данных из кассы для получения товарного отчета о проданном товаре;

   На  складе:

• ведение карточек складского учета с историей движения товаров и учетом по заводским номерам;
• возможность получения данных о доступности товара на каждом из складов при выписывании счета, в том числе с учетом ожидаемых поступлений;
• автоматическое ведение партийного учета;
• поддержка формул складского учета, возвращающих плановые и текущие приходы, расходы и остатки на любую дату по любому складу;
• ведение количественного учета товара, переданного на консигнацию для оперативного управления ресурсами;
• возможность определения критических количеств товаров на складе и контроль за соотношением текущих и критических запасов;
• ведение расширенной классификации товаров, в т. ч. по срокам годности, поставщикам, упаковке и т.д.;
• возможность анализа всех складских запасов предприятия (вне зависимости от мест хранения на складах) и распределения их по различным торговым точкам;
• ведения истории поступления товара с ценами и ссылками на документами;
• возможность отследить стоимость любого товара в ценах поступления и реализации;
• поддержка сканера штрих-кодов;
• возможность применения инвентарного метода учета с автоматическим формированием сличительной ведомости;
• поддержка удаленных складов, в том числе возможность проведения на них инвентаризации;