Документирование деятельности коллегиальных органов

     Îôîðìëåíèå ïðîòîêîëà çàñåäàíèÿ.

     Èçäàíèå ðàñïîðÿäèòåëüíîãî äîêóìåíòà.

     Äîâåäåíèå ðåøåíèÿ äî èñïîëíèòåëåé.

     Ïåðâàÿ ñòàäèÿ ïðåäóñìàòðèâàåò ñáîð èíôîðìàöèè ïî âîïðîñó è åå àíàëèç è çàâåðøàåòñÿ îôîðìëåíèåì àíàëèòè÷åñêîé ñïðàâêè. Ýòó ðàáîòó ïðîâîäÿò â ñîîòâåòñòâèè ñ ïëàíîì ðàáîòû êîëëåãèàëüíîãî îðãàíà ñïåöèàëèñò èëè ãðóïïà ñïåöèàëèñòîâ ñîîòâåòñòâóþùåãî ñòðóêòóðíîãî ïîäðàçäåëåíèÿ. Íåîáõîäèìàÿ èíôîðìàöèÿ ìîæåò çàïðàøèâàòüñÿ èç äðóãèõ ïîäðàçäåëåíèé, ïîäâåäîìñòâåííûõ è èíûõ îðãàíèçàöèé. Ñïðàâêà äîëæíà ñîäåðæàòü èñ÷åðïûâàþùóþ è âñåñòîðîííþþ èíôîðìàöèþ è êîíêðåòíûå ïðåäëîæåíèÿ ïî ðåøåíèþ ïðîáëåìû. Îíà äîëæíà áûòü ñîãëàñîâàíà ñî âñåìè çàèíòåðåñîâàííûìè â ãîòîâÿùåìñÿ ðåøåíèè ñïåöèàëèñòàìè è ïîäïèñàíà

     31

ðóêîâîäèòåëåì ïîäðàçäåëåíèÿ, ïðåäñòàâëÿþùèì âîïðîñ íà ðàññìîòðåíèå. Íàðÿäó ñî ñïðàâêîé ãîòîâèòñÿ ïðîåêò ðåøåíèÿ êîëëåãèàëüíîãî îðãàíà. Ñïðàâêà ïî âîïðîñó è ïðîåêò ðåøåíèÿ îôîðìëÿþòñÿ íà ñòàíäàðòíûõ ëèñòàõ áóìàãè. Ïðîåêò ðåøåíèÿ ñîäåðæèò îáîñíîâàíèå ðåøåíèÿ è ðàñïîðÿäèòåëüíóþ ÷àñòü – ïîðó÷åíèÿ.

     Íà âòîðîé ñòàäèè ïîäãîòîâëåííûå ìàòåðèàëû – ñïðàâêà è ïðîåêò ðåøåíèÿ – ïåðåäàþòñÿ ñåêðåòàðþ êîëëåãèàëüíîãî îðãàíà – êàê ïðàâèëî, çà 10-15 äíåé äî çàñåäàíèÿ. Ýòî âðåìÿ íåîáõîäèìî äëÿ ðàçìíîæåíèÿ ïðåäñòàâëåííûõ

ìàòåðèàëîâ è èõ ðàññûëêè ÷ëåíàì êîëëåãèàëüíîãî îðãàíà äëÿ ïðåäâàðèòåëüíîãî èçó÷åíèÿ. ×ëåíû êîëëåãèàëüíîãî îðãàíà äî çàñåäàíèÿ

äîëæíû èìåòü âîçìîæíîñòü èçó÷èòü ìàòåðèàëû, ÷òîáû èìåòü ïðåäñòàâëåíèå î âîïðîñå, êîòîðûé áóäåò ðàññìàòðèâàòüñÿ íà çàñåäàíèè.

     Íà òðåòüåé è ÷åòâåðòîé ñòàäèÿõ ïðåäñåäàòåëü êîëëåãèàëüíîãî îðãàíà çíàêîìèòñÿ ñ ïðåäñòàâëåííûìè ìàòåðèàëàìè, ïðîâîäÿòñÿ îðãàíèçàöèîííûå ìåðîïðèÿòèÿ ïî ïîäãîòîâêå çàñåäàíèÿ (÷ëåíàì êîëëåãèàëüíîãî îðãàíà ðàññûëàþòñÿ ïðèãëàøåíèå, ïîâåñòêà äíÿ, ìàòåðèàëû ê çàñåäàíèþ), íà çàñåäàíèè îáñóæäàþòñÿ ïðåäñòàâëåííûå ìàòåðèàëû, âûñêàçûâàþòñÿ ìíåíèÿ ïî ïðîåêòó ðåøåíèÿ è ïðåäëîæåíèÿ ïî åãî èçìåíåíèþ è äîïîëíåíèþ.  ðåçóëüòàòå äèñêóññèè ìîãóò áûòü ñäåëàíû ïîïðàâêè ê ïðîåêòó, êîòîðûå ïðèçíàþòñÿ ïðèíÿòûìè, åñëè çà íèõ ïðîãîëîñóþò ÷ëåíû êîëëåãèàëüíîãî îðãàíà.  èòîãå îáñóæäåíèÿ áîëüøèíñòâîì ãîëîñîâ èëè êâàëèôèöèðîâàííûì áîëüøèíñòâîì   
(2/3 ãîëîñîâ) ïðèíèìàåòñÿ ðåøåíèå.

     Ïÿòàÿ ñòàäèÿ îòðàæàåò ñïåöèôèêó äåÿòåëüíîñòè êîëëåãèàëüíûõ îðãàíîâ: ýòî ôèêñàöèÿ õîäà çàñåäàíèÿ â ïðîòîêîëå. Âî âðåìÿ çàñåäàíèÿ âåäóòñÿ ÷åðíîâûå ðóêîïèñíûå çàïèñè õîäà çàñåäàíèÿ, ñòåíîãðàôè÷åñêàÿ çàïèñü èëè çâóêîçàïèñü íà ìàãíèòîôîííóþ ëåíòó.  âûñøèõ îðãàíàõ âëàñòè è óïðàâëåíèÿ çâóêîçàïèñü ñîïðîâîæäàåòñÿ ñòåíîãðàôè÷åñêîé çàïèñüþ. Ïîñëå çàñåäàíèÿ íà îñíîâå çàïèñåé îôîðìëÿåòñÿ ïðîòîêîë çàñåäàíèÿ. Åñëè ïðîòîêîë ñîñòàâëÿåòñÿ íà îñíîâå ðóêîïèñíûõ çàïèñåé, æåëàòåëüíî ñîãëàñîâàòü ñ âûñòóïàâøèìè

     32

çàïèñü èõ âûñòóïëåíèé.  ýòîì ñëó÷àå âûñòóïèâøèé âèçèðóåò ïðîòîêîë íà ëåâîì ïîëå íàïðîòèâ çàïèñè âûñòóïëåíèÿ. Ïîñëå ñîãëàñîâàíèÿ ïðîòîêîë ïîäïèñûâàþò ïðåäñåäàòåëü êîëëåãèàëüíîãî îðãàíà è îòâåòñòâåííûé ñåêðåòàðü. 

     Øåñòàÿ ñòàäèÿ – èçäàíèå ðàñïîðÿäèòåëüíîãî äîêóìåíòà ïî ðåøåíèþ êîëëåãèàëüíîãî îðãàíà. Ðåøåíèÿ êîëëåãèàëüíûõ îðãàíîâ îôîðìëÿþòñÿ ïîñòàíîâëåíèÿìè èëè ðåøåíèÿìè. Ïîñòàíîâëåíèÿ èçäàþòñÿ âûñøèìè îðãàíàìè ãîñóäàðñòâåííîé âëàñòè è óïðàâëåíèÿ (íàïðèìåð, Ïðàâèòåëüñòâîì Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè), ïðåäñòàâèòåëüíûìè è êîëëåãèàëüíûìè èñïîëíèòåëüíûìè îðãàíàìè âëàñòè ñóáúåêòîâ Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè (íàïðèìåð, Ìîñêîâñêîé ãîðîäñêîé Äóìîé, Ïðàâèòåëüñòâîì Ìîñêâû è ò.ï.). Êîëëåãèàëüíûå îðãàíû

ó÷ðåæäåíèé, îðãàíèçàöèé, ïðåäïðèÿòèé (íàïðèìåð, îáùåå ñîáðàíèå ó÷ðåäèòåëåé (ó÷àñòíèêîâ), àêöèîíåðîâ, ñîâåò äèðåêòîðîâ îòêðûòîãî àêöèîíåðíîãî îáùåñòâà) èçäàþò ðåøåíèÿ. Ðåøåíèÿ èíôîðìàöèîííîãî õàðàêòåðà, êàê ïðàâèëî, íå îôîðìëÿþòñÿ â âèäå ðàñïîðÿäèòåëüíîãî äîêóìåíòà è ôèêñèðóþòñÿ òîëüêî â ïðîòîêîëå.  ïðàêòèêå óïðàâëåíèÿ òàêèå ðåøåíèÿ íàçûâàþò ïðîòîêîëüíûìè, äîâåäåíèå èõ äî èñïîëíèòåëÿ îñóùåñòâëÿåòñÿ âûïèñêàìè èç ïðîòîêîëà çàñåäàíèÿ.

     Ñåäüìàÿ ñòàäèÿ – ýòî òèðàæèðîâàíèå äîêóìåíòà, åãî ðàññûëêà (â âîçìîæíî ñæàòûå ñðîêè) èëè ïåðåäà÷à èñïîëíèòåëÿì.¹³

     Ðåøåíèå - äîêóìåíò, ïðèíèìàåìûé êîëëåãèàëüíûì îðãàíîì â öåëÿõ ðàçðåøåíèÿ ïðîèçâîäñòâåííûõ çàäà÷ è âîïðîñîâ.

     Ïîäãîòîâêà ðåøåíèÿ âêëþ÷àåò ñëåäóþùèå ñòàäèè: èçó÷åíèå ñóùåñòâà âîïðîñà îòâåòñòâåííûì èñïîëíèòåëåì; ñáîð íåîáõîäèìûõ ñâåäåíèé; îáñóæäåíèå ïðîåêòà êîëëåãèàëüíûì îðãàíîì íà ñîáðàíèè; ïîäãîòîâêà ïðîåêòà ðåøåíèÿ; ïîäïèñàíèå ïðîåêòà ðóêîâîäèòåëåì è ñåêðåòàðåì êîëëåãèàëüíîãî îðãàíà.

     Ðåøåíèÿ îôîðìëÿþòñÿ íà îáùåì áëàíêå ïðåäïðèÿòèÿ. Îíè äîëæíû

     33

èìåòü:

     -  íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà;

     -  äàòó;

     -  íîìåð;

     -  íàèìåíîâàíèå êîëëåãèàëüíîãî îðãàíà;

     -  çàãîëîâîê;

     -  òåêñò;

• ïîäïèñè.

     Òåêñò ðåøåíèÿ ñîñòîèò, êàê ïðàâèëî, èç äâóõ ÷àñòåé: êîíñòàòèðóþùåé è ðàñïîðÿäèòåëüíîé.

     Â êîíñòàòèðóþùåé ÷àñòè óêàçûâàþò ñîñòîÿíèå âîïðîñà, öåëè, çàäà÷è

èëè îñíîâàíèå ðåøåíèÿ.

     Â ðàñïîðÿäèòåëüíîé ÷àñòè óêàçûâàþò: «ÐÅØÈË (ÐÅØÈËÈ)»; «÷òî ñäåëàòü» (óêàçûâàþò êîíêðåòíóþ ðàáîòó, ïåðå÷åíü ìåðîïðèÿòèé èëè äåéñòâèé); «äî êàêîãî ÷èñëà» (ñðîê îêîí÷àíèÿ ðàáîò).

     Ðàñïîðÿæåíèÿ ïîäïèñûâàþò ðóêîâîäèòåëü èëè çàìåñòèòåëè ðóêîâîäèòåëÿ ïðåäïðèÿòèÿ. ¹⁴

     Ïîñòàíîâëåíèå - ïðàâîâîé àêò, ïðèíèìàåìûé âûñøèìè è íåêîòîðûìè öåíòðàëüíûìè îðãàíàìè ôåäåðàëüíîé èñïîëíèòåëüíîé âëàñòè, äåéñòâóþùèìè íà îñíîâå êîëëåãèàëüíîñòè, à òàêæå ïðåäñòàâèòåëüíûìè è êîëëåãèàëüíûìè èñïîëíèòåëüíûìè îðãàíàìè ñóáúåêòîâ Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè â öåëÿõ ðàçðåøåíèÿ íàèáîëåå âàæíûõ è ïðèíöèïèàëüíûõ çàäà÷, ñòîÿùèõ ïåðåä äàííûìè îðãàíàìè, è óñòàíîâëåíèå ñòàáèëüíûõ íîðì, ïðàâèë. Ïîñòàíîâëåíèÿ ïðèíèìàþòñÿ òàêæå ðóêîâîäÿùèìè êîëëåãèàëüíûìè îðãàíàìè îáùåñòâåííûõ îðãàíèçàöèé ïî íàèáîëåå âàæíûì ïðèíöèïèàëüíûì âîïðîñàì èõ äåÿòåëüíîñòè. Â ñîîòâåòñòâèè ñ ïîñòàíîâëåíèåì Ñîâåòà Ìèíèñòðîâ - Ïðàâèòåëüñòâà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè "Îá óòâåðæäåíèè ïðàâèë ïîäãîòîâêè âåäîìñòâåííûõ íîðìàòèâíûõ àêòîâ" îò 23 èþëÿ 1993 ãîäà ïðèêàçû, ïîñòàíîâëåíèÿ,

     34

èíñòðóêöèè, ïîëîæåíèÿ, ðàçúÿñíåíèÿ, óêàçàíèÿ îòíåñåíû ê ðàçðÿäó                                              âåäîìñòâåííûõ íîðìàòèâíûõ àêòîâ (ñîîòâåòñòâåííî è ïîñòàíîâëåíèé) îñóùåñòâëÿåòñÿ îäíèì èëè íåñêîëüêèìè ñòðóêòóðíûìè ïîäðàçäåëåíèÿìè ôåäåðàëüíûõ îðãàíîâ èñïîëíèòåëüíîé âëàñòè ñ ó÷åòîì èõ ôóíêöèé è êîìïåòåíöèè. Äëÿ èõ ïîäãîòîâêè ìîãóò ñîçäàâàòüñÿ ðàáî÷èå ãðóïïû. Þðèäè÷åñêèìè îñíîâàíèÿìè äëÿ èçäàíèÿ ïîñòàíîâëåíèé ìîãóò áûòü çàêîíû Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè, ïîñòàíîâëåíèÿ Ñîâåòà Ôåäåðàöèè è Ãîñóäàðñòâåííîé Äóìû Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè, ïîñòàíîâëåíèÿ Ïðàâèòåëüñòâà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè, äëÿ ïîñòàíîâëåíèé ôåäåðàëüíûõ îðãàíîâ èñïîëíèòåëüíîé âëàñòè - ðàíåå èçäàííûå ýòèìè îðãàíàìè ïîñòàíîâëåíèÿ è äðóãèå âåäîìñòâåííûå íîðìàòèâíûå àêòû, à òàêæå íåîáõîäèìîñòü îñóùåñòâëåíèÿ ñîáñòâåííîé èñïîëíèòåëüíîé è ðàñïîðÿäèòåëüíîé äåÿòåëüíîñòè â öåëÿõ âûïîëíåíèÿ âîçëîæåííûõ íà îðãàí óïðàâëåíèÿ çàäà÷ â ñîîòâåòñòâèè ñ ïðåäîñòàâëåííîé åìó êîìïåòåíöèåé è ïîòðåáíîñòü ïðàâîâîãî ðåãóëèðîâàíèÿ ðàáîòû àïïàðàòà óïðàâëåíèÿ. Ïîñòàíîâëåíèÿ äîëæíû èìåòü ñëåäóþùèå ðåêâèçèòû:

       -Ãîñóäàðñòâåííûé ãåðá ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè,

     - íàèìåíîâàíèÿ âûøåñòîÿùåãî îðãàíà è îðãàíà, èçäàþùåãî ïîñòàíîâëåíèÿ,

     - ìåñòî èçäàíèÿ,

     - çàãîëîâîê ê òåêñòó,

     - ïîäïèñü ðóêîâîäèòåëÿ îðãàíà, èçäàþùåãî ïîñòàíîâëåíèå.

     Ïîñòàíîâëåíèÿ ìîãóò ñîäåðæàòü ïðèëîæåíèÿ - ñõåìû, ãðàôèêè, òàáëèöû,

     îáðàçöû äîêóìåíòîâ, ïîëîæåíèÿ, èíñòðóêöèè è äðóãèå äîêóìåíòû.  ñîîòâåòñòâóþùèõ ïóíêòàõ ïîñòàíîâëåíèÿ äåëàåòñÿ ññûëêà: (ïðèëîæåíèå 1) èëè: (ïðèëîæåíèå3). Íà ñàìîì ïðèëîæåíèè â âåðõíåì ïðàâîì óãëó îòìå÷àåòñÿ: ÏÐÈËÎÆÅÍÈÅ ê ïîñòàíîâëåíèþ Ïðàâèòåëüñòâà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè îò27 ÿíâàðÿ 1997 ã. ?18 èëè: ÓÒÂÅÐÆÄÅÍÎ ïîñòàíîâëåíèåì Ïðàâèòåëüñòâà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè îò 27 ÿíâàðÿ 1997 ã. ?1177 Ïðîåêò ïîñòàíîâëåíèÿ äîëæåí áûòü ñîãëàñîâàí ñî âñåìè çàèíòåðåñîâàííûìè îðãàíàìè

     35

èñïîëíèòåëüíîé âëàñòè è èìåòü âèçû èõ ðóêîâîäèòåëåé. Äëÿ ïðîåêòîâ                                                         âåäîìñòâåííûõ íîðìàòèâíûõ àêòîâ îáÿçàòåëüíà ïðîöåäóðà èõ þðèäè÷åñêîé ýêñïåðòèçû è ñîîòâåòñòâåííî âèçà ðóêîâîäèòåëÿ þðèäè÷åñêîé ñëóæáû. Ïîñòàíîâëåíèÿ ïîäïèñûâàþòñÿ ðóêîâîäèòåëåì îðãàíà óïðàâëåíèÿ. Ïîñòàíîâëåíèÿ Ïðàâèòåëüñòâà Ðîññèéñêîé Ôåäåðàöèè è ôåäåðàëüíûõ îðãàíîâ èñïîëíèòåëüíîé âëàñòè âñòóïàþò â ñèëó ïîñëå èõ ðåãèñòðàöèè è îôèöèàëüíîãî îïóáëèêîâàíèÿ.¹⁵ 
 

     2.5. Îôîðìëåíèå àêòîâ.

     Àêò - äîêóìåíò, ñîñòàâëåííûé íåñêîëüêèìè ëèöàìè, ñïåöèàëüíî äëÿ

ýòîãî óïîëíîìî÷åííûìè, äëÿ ïîäòâåðæäåíèÿ óñòàíîâëåííûõ ôàêòîâ, ñîáûòèé, äåéñòâèé, èìåþùèõ þðèäè÷åñêîå çíà÷åíèå, è ïîäëåæàùèé óòâåðæäåíèþ äîëæíîñòíûì ëèöîì â ïðåäåëàõ åãî ïîëíîìî÷èé.

     Ñóùåñòâóåò  íåñêîëüêî âèäîâ àêòîâ:

     - àêò ïðèåìà ðàáîò ïî äîãîâîðó;

     - àêò ïðèåìà-ïåðåäà÷è äîêóìåíòîâ;

     - àêò ñïèñàíèÿ ìàòåðèàëîâ;

     - êîììåð÷åñêèé àêò;

     - àêò ïðîâåðêè è ò.ä.

     Àêòû ñîñòàâëÿþòñÿ êîëëåãèàëüíî, êîìèññèåé, ïîñòîÿííî äåéñòâóþùåé èëè íàçíà÷åííîé ïî óêàçàíèþ ðóêîâîäèòåëåé.

     Àêòû ìîãóò ñîäåðæàòü ïðåäëîæåíèÿ ïî óñòðàíåíèþ íåäîñòàòêîâ, óêàçàííûõ â ôàêòàõ. Åñëè àêò ÿâëÿåòñÿ âíóòðåííèì äîêóìåíòîì ïðåäïðèÿòèÿ, îí îôîðìëÿåòñÿ íà îáùåì áëàíêå.

     Ðåêâèçèòû àêòà:

     - íàèìåíîâàíèå îðãàíèçàöèè;

• íàèìåíîâàíèå âèäà äîêóìåíòà;
• 36

     - äàòà;

     - íîìåð;

     - çàãîëîâîê ê òåêñòó;

     - òåêñò;

     - ïîäïèñè;

     - ïå÷àòü;

     - ïðèëîæåíèå.

     Òåêñò àêòà ñîñòîèò èç 2 ÷àñòåé: ââîäíîé è êîíñòàòèðóþùåé. Âî ââîäíîé ÷àñòè óêàçûâàåòñÿ îñíîâàíèå äëÿ åãî ñîñòàâëåíèÿ. Äàëåå óêàçûâàåòñÿ ñîñòàâ êîìèññèè. Àêò ìîæåò èìåòü çàãîëîâîê.  îñíîâíîé ÷àñòè àêòà èçëàãàþòñÿ: öåëè 

è çàäà÷è, ñðîêè ïðîâåäåííîé êîìèññèåé ðàáîòû, ðåçóëüòàòû (âûâîäû, çàêëþ÷åíèÿ, ïðåäëîæåíèÿ).

     Ïîñëå òåêñòà óêàçûâàþòñÿ ñâåäåíèÿ î êîëè÷åñòâå ýêçåìïëÿðîâ àêòà, î

ìåñòå íàõîæäåíèÿ èëè àäðåñàòàõ, êîòîðûì îíè îòïðàâëåíû. Àêòû ïîäïèñûâàþòñÿ âñåìè ëèöàìè, ïðèíèìàâøèìè ó÷àñòèå â åãî ñîñòàâëåíèè.¹⁶ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

37

Çàêëþ÷åíèå 
 

     Êîëëåãèàëüíûé ñïîñîá ïðèíÿòèÿ ðåøåíèÿ èñïîëüçóåòñÿ â äåÿòåëüíîñòè ïðàêòè÷åñêè ëþáîé îðãàíèçàöèè, íåçàâèñèìî îò åå îðãàíèçàöèîííî-ïðàâîâîé ôîðìû è õàðàêòåðà äåÿòåëüíîñòè, íàïðèìåð â îðãàíèçàöèÿõ, èìåþùèõ ôîðìó àêöèîíåðíîãî îáùåñòâà, íà îñíîâå êîëëåãèàëüíîñòè äåéñòâóþò îáùåå ñîáðàíèå àêöèîíåðîâ, ñîâåò äèðåêòîðîâ (íàáëþäàòåëüíûé ñîâåò), ïðàâëåíèå, ðåâèçèîííàÿ êîìèññèÿ, ñ÷åòíàÿ êîìèññèÿ.

     Êðîìå òîãî, â ëþáîé îðãàíèçàöèè ïðè åäèíîëè÷íîì èñïîëíèòåëüíîì îðãàíå, íàïðèìåð ïðè ãåíåðàëüíîì äèðåêòîðå, ìîãóò ñîçäàâàòüñÿ äèðåêöèè, ñîâåòû, êîìèññèè äëÿ ñîâìåñòíîãî îáñóæäåíèÿ è ðåøåíèÿ ðàçëè÷íûõ âîïðîñîâ äåÿòåëüíîñòè îðãàíèçàöèè.