Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов

         Определение конкретных сроков  хранения документов проводится  по “Перечню документов, образующихся  в деятельности Госкомитетов, министерств,  ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием  сроков хранения”.  

         При использовании Перечня необходимо  учитывать, что все организации,  предприятия разделены на 2 группы:

       1. Организации (министерства, комитеты, др. гос. органы управления), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы.                                                                                                      

       2. Предприятия, организации вспомогательных  органов, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых  не создается документов постоянного  хранения.

       Наряду  с Перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия, так как в  ней указаны сроки хранения дел.

       По  документам сроки хранения которых не предусмотрены Перечнем, ЭК выносит заключение о продолжительности их хранения.

       При исчислении сроков хранения учитываются  только годы. День и месяц составления  документов значения не имеют. 

       К документам долговременного хранения, передаваемых в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров и т.д.) 

       Бухгалтерские документы (за исключением лицевых  счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать , что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен.   

         Все дела, подготовленные на архивное хранение делятся на 2  группы:

• дела по личному составу;
• дела по основной (производственной )деятельности.

 

   На каждую группу  дел составляются отдельные описи:  опись №1 (дела по основной  деятельности) и опись №1 л/с  (дела по личному составу). Опись  составляется на документы одного  года. Дела в опись вносятся  по степени важности.  В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.  

         На документы, выделенные к уничтожению составляется акт.  

         Акты и описи составляются  и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.   

         Прием-передача дел в архив  производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех  экземплярах описи против каждого  дела ставится отметка о его  наличии. В конце каждого экземпляра  описи указывается цифрами и  прописью количество фактически  принятых в архив дел, номера  отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников  приема-передачи.  

         Вместе с делами в архив  предприятия передаются журналы  регистрации или регистрационные  картотеки на документы. Только  после передачи документов в  архив предприятия разрешается  производить уничтожение документов, включенных в акт.  

         Документы долговременного и  постоянного хранения могут передаваться  в государственные архивы на  договорной основе. 
 

 

 

Приложение № 1.

Форма итоговой записи к  номенклатуре дел  организации

Итоговая  запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации

По срокам хранения		Всего		В том  числе:
				переходящих	с отметкой ЭПК
1		2		3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование  должности руководителя службы делопроизводственной организации

Подпись   ___________________           

                         ^{(Расшифровка подписи)}

Дата: ___________________ 

 

Приложение  № 2.

Форма номенклатуры дел

Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ _____№ _______________                     (место составления)

УТВЕРЖДАЮ Наименование  должности руководителя  организации Подпись    ______________                     (Расшифровка подписи)

 

  

Итоговая  запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации

Индекс  дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество  дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование  должности руководителя службы делопроизводственной организации

Подпись      ________________       

                              ^{(Расшифровка подписи)}

Дата: __________________ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение  № 3.

Форма описи дел постоянного  хранения

УТВЕРЖДАЮ Наименование  должности руководителя  министерства (ведомства) Подпись    _______________                    (Расшифровка подписи)

 

 

Фонд №_________________

Опись №______________дел постоянного хранения за ________ год

________________________________________________________________________

^{(название раздела)}

№ п/п	Индекс  дела (тома, части)		Заголовок дела (тома, части)	Количество  листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2		3	4	5

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел

                                                                                                         ^{(цифрами и прописью)}

с № ___________ по № ________________, в том числе:

литерные  номера: ____________________

пропущенные номера: ________________

Наименование  должности составителя описи_____________________________________

Подпись ___________________            

                ^{(Расшифровка подписи)}

Заведующий  центральным архивом (лицо, ответственное  за архив)

Подпись ___________________            

                    ^{(Расшифровка подписи)}

Дата: ________________ 

СОГЛАСОВАНО Протокол  ЦЭК министерства (ведомства) от _______________ № _____

УТВЕРЖДЕНО Протокол  ЭПК архивного учреждения от _______________ № _____

Приложение  № 4.

Форма описи дел долговременного  хранения (свыше 10 лет)

УТВЕРЖДАЮ Наименование  должности руководителя  министерства (ведомства) Подпись ________________                   (Расшифровка подписи)

 
 
 
 
 
 

Фонд №_________________

Опись №______________ дел долговременного хранения за ________ год

_________________________________________________________________

название  раздела

№ п/п	Индекс  дела (тома, части)		Заголовок дела (тома, части)	Количество  листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2		3	4	5	6

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел

                                                                                              ^{(цифрами и прописью)}

с № ___________ по № ________________, в том числе:

литерные  номера:

пропущенные номера:

Наименование  должности

составителя описи

Подпись _________________           

              ^{(Расшифровка подписи)}

Заведующий  центральным архивом (лицо, ответственное  за архив)

Подпись  _________________           

              ^{(Расшифровка подписи)}

Дата: _______________ 
 
 

Приложение  № 5

Образец годовой описи  дел

ОПИСЬ №__________________________________________

Название  раздела

№ п/п	Индекс  дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество  листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7