Облік інветнтаризаційної роботи

4. Оновлюваність складу - для забезпечення більшої ефективності інвентаризацій склад комісій кожного разу або через певний час слід оновлювати. Призначаючи новий склад комісії, не обов’язково змінювати його повністю. Для виконання покладених на неї функцій потрібні певні навики і знання, тому бажано досвідчених працівників зберігати в складах комісій. Не виключено і повне оновлення складу комісії, якщо виявлені серйозні упущення або необ’єктивність в її роботі

5. Окремі особи в складі комісії  - До складу комісії не повинні  включатися особи, які здійснювали  контроль за роботою матеріально  відповідальних осіб та їх  родичі. Можна і навіть потрібно  включати представників служби  внутрішнього контролю підприємства і незалежних аудиторських фірм (у ролі спостерігача). Участь у складі комісії незалежного аудитора дуже важлива як для власника, так і для зовнішніх користувачів, оскільки слугуватиме доказом того, що інвентаризація проводилася не формально і результати її достовірні.

2.4. Первинний облік об’єктів інвентаризації

 

Інструкцією № 69 передбачено такі форми первинних інвентаризаційних  документів:

- акт контрольної перевірки  інвентаризації цінностей (додаток  № 1 до Інструкції № 69);

- книга реєстрації контрольних перевірок інвентаризацій (додаток № 2 до Інструкції № 69);

- відомість результатів інвентаризації (додаток № 3 до Інструкції  № 69).

Але перелічені форми первинного обліку призначені для узагальнення інформації про проведення інвентаризації взагалі або про контрольні перевірки окремих ділянок підприємства.

Тому для оформлення результатів  інвентаризації використовуються такі форми первинних документів:

- інвентаризаційний опис товарно-матеріальних  цінностей (форма № М-21, затверджена  наказом № 193);

- форми первинних документів, затверджені  постановою № 241.

У листі № 03-04-05/41 Держкомстат України  наголошує на необов'язковості застосування типових форм первинної облікової  документації з інвентаризації, затверджених постановою № 241, та нагадує про можливість розробки необхідних первинних облікових документів підприємством самостійно.

Термін зберігання документів з  інвентаризації (інвентаризаційні описи, акти, протоколи засідань інвентаризаційних  комісій) відповідно до Переліку № 41 становить три роки за умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, суперечностей, порушення кримінальних справ - зберігаються до винесення відповідного рішення.

Первинна документація не завжди може охопити всі господарські явища  в момент їх здійснення (природні втрати, викликані усушкою, утрускою, використовуванням при зберіганні, транспортуванні, відпуску, стихійні лиха, невідповідність фактичних даних обліку через помилки, розкрадання, псування, зловживання тощо). У зв'язку з цим виникає об'єктивна необхідність у такому способі, який би забезпечив можливість взяти на облік перелічені явища і процеси. Цього досягають за допомогою інвентаризації.

Отже, інвентаризація є способом спостереження  наступної реєстрації господарських  операцій, що не охоплюються в момент їх звершення; це спосіб підтвердження правильності й достовірності бухгалтерського обліку та звітності.

Інвентаризація проводиться шляхом перевірки в натурі наявності  майна (господарських засобів) підприємства шляхом описування, перерахунку, зважування, вимірювання й оцінювання їх залишків і порівняння одержаних результатів з даними бухгалтерського обліку. Це дає змогу встановити розходження між даними обліку і фактичною наявністю засобів, тобто лишки або нестачі, які оформляють відповідними документами і відображають в обліку.

Слід розрізняти інвентаризацію як елемент методу бухгалтерського  обліку і як технічний прийом перевірки  даних бухгалтерського обліку.

Основними завданнями інвентаризації є:

виявлення фактичної наявності  господарських засобів, зокрема матеріальних цінностей у натурі;

встановлення лишку або нестачі  цінностей і їх регулювання та відображення в обліку;

виявлення товарно-матеріальних цінностей, які втратили свою первісну якість, застаріли і не використовуються;

перевірка дотримання умов і порядку зберігання господарських засобів; 
перевірка достовірності й реальності вартості зарахованих на баланс активів і пасивів підприємства.

Інвентаризації підлягають основні  засоби, нематеріальні активи, товарно-матеріальні  цінності, грошові кошти, документи та розрахунки.

За повнотою охоплення перевіркою засобів, коштів і розрахунків, інвентаризацію поділяють на повну і часткову.

Повна інвентаризація передбачає суцільну перевірку всіх засобів та джерел підприємства. Часткова інвентаризація охоплює визначену частину засобів і джерел, наприклад, наявність грошей у касі, готової продукції на складі, незавершеного виробництва тощо. Повна інвентаризація, звісно, дає широку інформацію, проте не завжди доцільна через свою трудомісткість.

Залежно від характеру інвентаризацію поділяють на планову і позапланову. Планова інвентаризація здійснюється за раніше складеним планом відповідно до розробленого і затвердженого графіка її проведення (наприклад, перед складанням річного звіту). Позапланову інвентаризацію проводять за розпорядженням керівника підприємства, на вимогу слідчих або контролюючих органів, у разі ревізії або зміни матеріально відповідальних осіб. Найбільш ефективними є раптові часткові інвентаризації, оскільки вони підвищують відповідальність матеріально відповідальних осіб щодо своєчасного оприбуткування й списання матеріальних цінностей, правильності їх зберігання, запобігають зловживанням.

Порядок і терміни проведення інвентаризації на підприємствах, в організаціях і  установах регламентуються статтею 10 («Інвентаризація активів і зобов'язань») Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні»від 16 липня 1999 p. № 996-XIV, Порядком надання фінансової звітності, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2000 р. № 419, та Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1999 р. № 69. 
Відповідно до цих нормативних актів об'єкти і терміни проведення інвентаризації визначає власник (керівник) підприємства, крім випадків, коли їх проведення обов'язкове, а саме:

• перед складанням річної фінансової звітності; 
  при передачі майна державного підприємства в оренду, у разі приватизації державного підприємства, перетворення державного підприємства в акціонерне товариство;
• у випадку зміни матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);
• у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей, а також за приписом судово-слідчих органів;
• у разі пожежі, стихійного лиха або техногенної аварії;
• у разі ліквідації підприємства, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

Для проведення інвентаризаційної  роботи на підприємствах за наказом керівника створюють постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів, головного бухгалтера, матеріально відповідальних осіб. Очолює комісію керівник підприємства або його заступник. На підприємствах з великим обсягом інвентаризаційних робіт та розгалуженою структурою за наказом керівника можуть створюватися робочі інвентаризаційні комісії, які проводять інвентаризацію безпосередньо в місцях зберігання та виробництва матеріальних цінностей і у структурних підрозділах підприємства.

Інвентаризацію проводять, як правило, на перше число місяця, що полегшує наступне порівняння її результатів  з показниками обліку. До початку  інвентаризації матеріально відповідальні  особи проводять певну роботу щодо відображення всіх первинних документів з вибуття й оприбуткування цінностей і коштів у книгах і регістрах.

У процесі інвентаризації, яка відбувається шляхом підрахунку, зважування, обмірювання, визначають фактичну наявність об'єктів  інвентаризації, дані про які записують  в інвентаризаційному описі, який підписують усі члени комісії. При проведенні інвентаризації неодмінно повинна бути присутня матеріально відповідальна особа. Вона дає розписку, що всі прибуткові й видаткові документи стосовно обліку матеріальних цінностей здано до бухгалтерії. На час проведення інвентаризації діяльність підрозділу (комори, складу, сховища), як правило, припиняється. Інвентаризаційні описи складають у декількох примірниках, один з яких передають матеріально відповідальній особі, при цьому матеріально відповідальна особа на кожному описі ставить свій підпис про матеріальну відповідальність за перелічені в ньому цінності. Дані інвентаризаційних описів порівнюють з даними бухгалтерського обліку і складають порівняльні відомості, де визначають результат інвентаризації. Внаслідок такого порівняння встановлюють відповідність або невідповідність облікових і фактичних даних, тобто:

а) фактичний і бухгалтерський запис  збігаються;

б) фактичний залишок менше облікового — нестача;

в) фактичний залишок більше облікового — надлишок.

Матеріально відповідальні особи  повинні дати інвентаризаційній 
комісії письмові пояснення щодо причин нестач та надлишків. 
Свої висновки і пропозиції щодо врегулювання інвентаризаційних різниць комісія оформляє протоколом і подає на затвердження керівнику підприємства, який у 5-денний термін розглядає і затверджує протокол. 
Затверджені результати інвентаризації відображають у бухгалтерському обліку в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше грудня звітного року.

Результати інвентаризації відображають в обліку в такому порядку: 
надлишки основних засобів, товарів і матеріалів, цінних паперів, коштів, іншого майна підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно до доходів діяльності або збільшення фінансування;

• нестачу цінностей у межах затверджених норм природного убутку списують за рішенням керівника підприємства на валові витрати або на зменшення фінансування;
• понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування відносять на винних осіб за цінами, за якими розраховують розмір шкоди; 
  понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей та готової продукції, якщо винних не встановлено, зараховують на збитки або зменшення фінансування.

Таким чином, документація та інвентаризація є важливими складовими бухгалтерської методології, оскільки формують облікову інформацію, яку належним чином буде оброблено і представлено у звітності підприємства внутрішнім і зовнішнім користувачам для потреб управління.

2.5. Синтетичний і аналітичний облік об’єктів інвентаризації

 

Результатом проведення інвентаризації можуть бути надлишки та (або) нестачі. Також у ході інвентаризації може виникнути пересортиця.

Пунктом 11.12 Інструкції №69 передбачено, що виявлені надлишки відносяться на збільшення даних обліку відповідних  матеріальних цінностей, а виявлені нестачі понад норми природного убутку списуються на винних осіб. Якщо ж особи, винні в нестачі матеріальних цінностей, не встановлені, то сума нестачі списується на фінансовий результат підприємства. Але при цьому інвентаризаційна комісія у протоколі повинна навести вичерпні пояснення причин, через які нестачу понад норми природного убутку не можна віднести на винних осіб.

Положення Інструкції №69 щодо відображення в бухгалтерському обліку надлишків  і нестач діятимуть не в усіх випадках. Відображення надлишків або нестач залежатиме передусім від причин їх виникнення і можливих способів їх усунення. Варіант зі списанням надлишків і нестач на фінансовий результат можна розглядати лише тоді, коли не було вжито заходів для їх усунення (наприклад, у разі виникнення надлишків внаслідок зайвого відвантаження товару постачальником цей товар не був повернений постачальнику або не був оплачений тощо).

Відповідно до П(С)БО 16 «Витрати», сума збитків, понесених підприємством  у зв’язку з нестачею чи псуванням матеріальних цінностей, включається до складу витрат. Залежно від класу активу, до якого належали відсутні матеріальні цінності, сума понесених збитків списується:

1) до складу інших витрат операційної  діяльності, якщо матеріальні цінності  належали до оборотних активів;

2) до складу інших витрат звичайної  діяльності, якщо матеріальні цінності  належали до необоротних активів.

У бухгалтерському обліку, якщо особу, винну в нестачі матеріальних цінностей, не встановлено, підприємство має віднести вартість нестачі на зменшення фінансового результату.

Крім того, поки встановлюється винна  особа, сума нестачі обліковується  як на субрахунку 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей», так і  на позабалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані  нестачі і втрати від псування цінностей». Після того як належним чином буде підтверджено, що винну особу не встановлено, суму, відображену на субрахунку 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей», списують з кредиту цього субрахунку в дебет субрахунку 791 «Результат основної діяльності». Також закривають і субрахунок 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей». Якщо винну особу не встановлено або у відшкодуванні відмовлено судом, то сума нестачі повинна значитися на рахунку 072 не менше терміну позовної давності (3 роки) з моменту встановлення факту нестачі.

Згідно з п. 11.12 Інструкції №69, виявлені внаслідок інвентаризації надлишки і нестачі матеріальних цінностей  вважатимуться пересортицею, якщо:

1) ці надлишки й нестачі утворилися  за матеріальними цінностями тотожної кількості й мають однакове найменування;

2) надлишки й нестачі утворилися  в однієї матеріально відповідальної  особи й у одному міжінвентаризаційному  періоді.

Характерною особливістю пересортиці  є те, що внаслідок виявлення нестач і надлишків слід зробити залік таких надлишків і нестач. Лише після цього отримані результати (нестача або надлишок) необхідно відображаються в обліку.