Облік інветнтаризаційної роботи

Результати аналізу реалізуються через підготовку та видачу наказів і розпоряджень, в яких містяться найменування заходів, терміни початку та закінчення їх здійснення, визначаються необхідні матеріальні та грошові ресурси, називаються виконавці, відповідальні та контролюючі службові особи чи підрозділи підприємства.

Мета обліку, аналізу і контролю фінансово-господарської діяльності — створення інформаційної системи  управління і забезпечення на цій  основі інформаційних потреб управління підприємством.

Мета контрольного процесу конкретизується залежно від функціональної спрямованості його складових.

До завдань фінансового контролю, що постають у системі управління підприємством, належать:

-  визначення фактичного стану  об'єкта дослідження на певний  момент;

- оцінка потенціалу підприємства. його фінансового стану, фінансових ризиків з метою виявлення ознак потенційного банкрутства та запобігання чинникам, щодо цього призводять;

- перевірка відповідності складу  і структури джерел фінансування (капіталу) стратегічним напрямам  розвитку підприємства, обсягам та видам його діяльності;

- контроль операцій, спрямованих  на формування, розміщення та  використання фінансових ресурсів;

- моніторинг показників фінансової  стійкості, платоспроможності та  рентабельності підприємства з  метою мінімізації фінансових  ризиків та  запобігання банкрутству;

- забезпечення виконання управлінських  рішень щодо формування, розміщення  і використання  капіталу, своєчасне  усунення відхилень під час   виконання  цих рішень, запобігання  кризовим ситуаціям і банкрутству підприємства.

Під внутрішнім контролем розуміють  комплекс бухгалтерського та управлінського контролю, який забезпечує відповідність  прийнятих в організації рішень, з їх реалізацією у практичній діяльності.

В найбільш загальному вигляді об'єкти контролю включають ресурси, господарські процеси та їх результати. При цьому під об'єктом контролю розуміють все те, на що направлена контрольна діяльність суб’єкта контролю. Так об'єктами внутрішньогосподарського контролю є дії, події, господарські операції, діяльність центрів відповідальності.

Завдання внутрішньогосподарського контролю наступні:

• надання інформації про процеси, що відбуваються;
• надання допомоги в прийнятті найбільш доцільних управлінських рішень;
• оцінка правильності прийнятих рішень, своєчасності і результативності їх виконання;
• своєчасне виявлення та усунення умов і факторів, які заважають ефективному веденню виробництва;
• коригування діяльності, суб'єкта господарювання та його структурних підрозділів.
• Більш конкретно завдання внутрішньогосподарського контролю проявляються у здійсненні контролю за:
• організацією пропускного режиму на підприємстві щодо дотримання режиму ввезення, винесення та вивезення матеріальних активів і готової продукції;
• своєчасним та повним оприбуткуванням запасів у день їх надходження;
• складанням документів на їх оприбуткування в присутності осіб, які доставили вантаж;
• оформленням комерційних актів та інших документів у випадках невідповідності інформації супровідних документів і фактичної наявності, а також стану запасів, на які виписані супровідні документи, про пошкодження упаковки та своєчасне виставлення претензій і позовів до постачальників;
• відпуском виробничих запасів виробничим підрозділам та іншим господарським одиницям; повнотою повернення запасів.

Ефективна система контролю за здійсненням бухгалтерського обліку є запорукою надання достовірної, неупередженої інформації користувачам.

Виникає необхідність додаткового  вивчення теоретичних і практичних проблемних питань, пов’язаних з управлінням  розрахунками з покупцями як умови ефективного формування результатів господарської діяльності (рис. 3.2.) для користувачів інформаційних ресурсів.

Аналіз розрахунків з покупцями  та замовниками можна проводити  у різні відрізки часу і з різним ступенем деталізації і вивчення показників. Тобто можна проводити підсумковий, оперативний та попередній аналіз.

 

Рис. 3.1.Користувачі інформаційних ресурсів

 

Методикою проведення аналізу є  сукупність способів вивчення впливу розрахунків підприємства на його фінансовий стан шляхом виявлення і визначення взаємозв’язків показників, які вивчаються та розчленування їх на складові частини.

3.2. Об’єкти та суб’єкти контролю інвентаризаційної роботи

 

У ринковій економіці між підприємствами постійно здійснюються угоди згідно закупівлі засобів праці, реалізації  продукції (робіт, послуг). За всі придбані активи потрібно сплачувати грошові кошти і відповідно одержувати платежі за реалізовану продукцію чи зроблені послуги.

Розрахунки, що виникають між підприємствами та установами здійснюються за допомогою грошей. Таким чином, грошові розрахунки виступають важливим фактором забезпечення кругообігу засобів, а їх своєчасне завершення слугує необхідною умовою безперервного процесу виробництва.

З метою проведення контролю розрахункових  операцій необхідно використовувати різні методи перевірки. Крім того, слід проводити суцільні чи вибіркові інвентаризації розрахунків.

Рис. 3.2. Об’єкти контролю

 

Незалежно від методу перевірки, людині яка здійснює контроль необхідно встановити:

• реальність заборгованості;

• причини та терміни виникнення заборгованості;

• правильність відображення у бухгалтерському  балансі залишків;

• реальність повернення та обґрунтованість  списання заборгованості;

• суми заборгованості, з яких минув строк позовної давності;

•правильність відображення заборгованості на рахунках обліку та у фінансовій звітності;

• наявність актів звірки розрахунків  чи гарантійних листів, в яких боржники визнають свою заборгованість та дотримання строків позовної давності.

Перш ніж здійснювати контроль розрахункових операцій, необхідно  встановити його основні завдання, до яких належать:

1. Оцінка стану розрахунково-платіжної  дисципліни по всіх видах розрахунків  з кредиторами підприємства;

2. Встановлення наявності фактів порушень чинних нормативно-правових актів щодо правомірності, доцільності та обґрунтованості управлінських рішень при виконанні розрахункових операцій;

3. Розробка заходів з реалізації  результатів контролю стосовно  попередження зловживань і порушень при здійсненні розрахункових операцій.

До основних напрямів контролю відносять  перевірку:

• достовірності даних бухгалтерського обліку операцій із зобов'язаннями;
• наявності, правильності оформлення і дотримання умов договорів та

інших документів, що визначають права та обов'язки сторін з постачання матеріальних запасів, виконання робіт (надання послуг);

• дотримання діючих нормативних актів в частині відшкодування витрат по

службовим відрядженням в межах  України;

• дотримання чинного законодавства, правомірності, доцільності та

обґрунтованості управлінських рішень відповідних посадових осіб при  здійснення розрахункових операцій з покупцями.

Джерелами інформації для контролю операцій з покупцями і замовниками  є:

• первинні документи (виписки банку, касові ордери, рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні);

• облікові регістри (журнал №1, 2, 9, Головна  книга);

• форми звітності (форма №1 «Баланс», декларації по податкам);

• дані інвентаризації, акти звірки розрахунків  тощо.

Основним об'єктом (рис. 3.2.) у даному випадку буде інвентаризаційна робота.

Контроль розрахункових операцій слід починати з перевірки правильності оплати за реалізовані матеріальні  цінності, а також повноти списання відвантажених цінностей.

Підчас перевірки розрахунків на ТОВ «Дельфін» перевіряючий повинен встановити:

- чи укладені договори поставки  продукції;

- чи правильно вираховуються  суми, належні підприємству за  прийняту продукцію.

При здійсненні такої перевірки, людині яка здійснює контроль на ТОВ «Дельфін» треба з'ясувати повноту і своєчасність розрахунків при розрахунках з іногородніми покупцями; чи вкладались акти взаємозвірки та відображались результати звірки в обліку.

Необхідно також врахувати знижки з ціни, що їх надають клієнтові, а також повернення товарів покупцями. Для здійснення контролю важливо знати відсоток безнадійної дебіторської заборгованості, для того щоб перевірити інформацію про створення резерву сумнівних боргів. Згідно з принципом обережності підприємство повинно наприкінці року визначити суму безнадійних боргів і створити резерв для її погашення за рахунок витрат поточного року.

Для отримання інформації про реальний стан дебіторської заборгованості можна  надіслати листи-запити підприємствам-боржникам  про звірку даних та самостійно провести зустрічні перевірки.

Особливу увагу, на мою думку, перевіряючий має зосередити на контролі позовної давності заборгованості, що значиться на балансі як реальна, а насправді строки її стягнення через арбітраж чи суд адміністрацією підприємства пропущені, тому вона підлягає списанню на збитки. Тобто перевіряючий мусить виявити причини безгосподарності, місце утворення збитків та винних за них осіб.

З'ясовують, чи немає випадків приховування дебіторської заборгованості відбиттям  в балансі згорнутого сальдо замість  розгорнутого.

Необхідно підкреслити, що зменшення дебіторської заборгованості не порушує рівності активу й пасиву балансу. Іноді окремі керівники та головні бухгалтери вуалюють дебіторську заборгованість, щоб мати підставу для одержання премій. У зв'язку з цим необхідно перевіряти первинні документи.

3.3. Аналіз інвентаризаційної роботи

 

Аналіз результатів інвентаризації складається з наступних операцій:   

- введення в систему результатів підрахунку.

По закінченні підрахунку результати повинні бути введені в систему. Підраховані запаси вводяться для кожної позиції документа інвентаризації.

Для окремих позицій документа  можна виконати повторний підрахунок. Це рекомендується, якщо передбачається, що в процесі підрахунку виникла  помилка. У момент запуску повторного підрахунку створюється новий документ інвентаризації; проводки інвентаризаційних різниць.

Якщо результати інвентаризації відрізняються  від даних бухгалтерського обліку, для їх коригування слід виконати проводку інвентаризаційних різниць. Цей крок завершує процес інвентаризації. 
У момент проводки інвентаризаційної різниці системою створюється документ матеріалу, що містить скоригований обсяг запасів, і бухгалтерський документ, що відображає необхідні проводки по рахунках. 
Існує обмежений період для проводки різниці:

- період проводки автоматично встановлюється під час підрахунку. Отже, проводка різниці повинна виконуватися в той же період або наступний, якщо допускається проводка за минулий звітний період; 
при створенні документа інвентаризації вказується планова дата підрахунку, визначальна фінансовий рік. Усі проводки заднім числом по цьому документу повинні здійснюватися в цьому фінансовому році та / або в першому періоді наступного фінансового року, якщо допускаються проводки за минулий звітний період.

3.4. Оцінка резервів аналітично-контрольної роботи суб’єктів інвентаризації

Для постійного контролю підприємства необхідно здійснювати неперервну (перманентну) інвентаризацію. Перевага перманентної інвентаризації полягає  в тому, що не припиняється процес приймання i відпуску матеріальних цінностей, скорочується трудомісткість інвентаризаційної роботи та обробки її результатів за рахунок застосування обчислювальної техніки.

Також, актуальним питанням є кількість  членів робочої інвентаризаційної  комісії. Рекомендованою є кількість 3-6 чоловік в залежності від розміру підприємства, кількості товарно-матеріальних цінностей, чисельності МВО тощо.

Потрібно слідкувати, щоб особи, які включатимуться до інвентаризаційних  комісій, не були родичами матеріально  відповідальних осіб, адже в такому випадку контролю не буде, а також дуже важливо до складу комісії включати представників служби внутрішнього контролю, внутрішніх і зовнішніх аудиторів, ревізорів тощо.

Практика показує, що чинна форма  порівнювальної відомості для визначення результатів інвентаризації має недоліки, які знижують оперативність виведення результатів. Так, зокрема, форма не дає змоги відобразити результати пересортиці, суму природного убутку та остаточні результати. Тому на практиці при визначенні результатів інвентаризацій доводиться складати додаткові порівнювальні відомості, робити залік пересортиць, визначати природний збиток, що ускладнює процедуру отримання результатів інвентаризацій. Для вдосконалення методики виведення результатів інвентаризацій доцільно доповнити чинні порівнювальні відомості з тим, щоб можна було в одному формулярі визначати попередні результати, робити залік пересортиць i виводити остаточні результати інвентаризацій. Це скоротить час на виведення результатів, поліпшить наочність відомостей i відображених у них результатів. Тільки за допомогою інвентаризації можна впевнитись, що облік ведеться достовірно.

 На успіх інвентаризації  в основному впливають такі  чинники: