Облік інветнтаризаційної роботи

Для постійного контролю підприємства необхідно здійснювати неперервну (перманентну) інвентаризацію. Перевага перманентної інвентаризації полягає в тому, що не припиняється процес приймання i відпуску матеріальних цінностей, скорочується трудомісткість інвентаризаційної роботи та обробки її результатів за рахунок застосування обчислювальної техніки.

Також, актуальним питанням є кількість членів робочої інвентаризаційної комісії. Рекомендованою є кількість 3-6 чоловік в залежності від розміру підприємства, кількості товарно-матеріальних цінностей, чисельності МВО тощо.

Потрібно слідкувати, щоб особи, які включатимуться до інвентаризаційних комісій, не були родичами матеріально відповідальних осіб, адже в такому випадку контролю не буде, а також дуже важливо до складу комісії включати представників служби внутрішнього контролю, внутрішніх і зовнішніх аудиторів, ревізорів тощо.

Практика показує, що чинна форма  порівнювальної відомості для визначення результатів інвентаризації має  недоліки, які знижують оперативність  виведення результатів. Так, зокрема, форма не дає змоги відобразити  результати пересортиці, суму природного убутку та остаточні результати. Тому на практиці при визначенні результатів інвентаризацій доводиться складати додаткові порівнювальні відомості, робити залік пересортиць, визначати природний збиток, що ускладнює процедуру отримання результатів інвентаризацій. Для вдосконалення методики виведення результатів інвентаризацій доцільно доповнити чинні порівнювальні відомості з тим, щоб можна було в одному формулярі визначати попередні результати, робити залік пересортиць i виводити остаточні результати інвентаризацій. Це скоротить час на виведення результатів, поліпшить наочність відомостей i відображених у них результатів. Тільки за допомогою інвентаризації можна впевнитись, що облік ведеться достовірно.

 На успіх інвентаризації  в основному впливають такі чинники:

- правильність рішення власника  щодо проведення інвентаризації;

- підбір кадрів, які здатні втілювати  в життя рішення власника, щодо  об’єктивного проведення інвентаризації;

- контроль виконання – під  яким розуміють постійний, груповий  аналіз процесу і результатів роботи членів інвентаризаційних комісій.

Для удосконалення порядку проведення інвентаризації необхідно дотримуватись  наступних принципів: раптовості, своєчасності, співставленості, точності, плановості, безперервності, об’єктивності, обов’язковості, повноти охоплення об’єктів, гласності, оперативності, ефективності, економічності, доцільності юридичного значення та оцінки результатів, матеріальної відповідальності.

Добре сплановані цілі і засоби у  добре сформованих структурах, за умови ефективної системи мотивування, можуть призводити до розширення обмеження сфери й інтенсивності інвентаризації, як засобу контролю. Створення правильно функціонуючого інформаційного зв’язку, який забезпечує всі процеси інвентаризації, між запланованими цілями і досягнутими результатами, є тим важливим завданням, чим більш складнішою є організація та технологія проведення інвентаризації.

Важливим питанням удосконалення  інвентаризацій є розробка мережного  графіка проведення інвентаризації на об’єктах з урахуванням особливостей i структури підприємства. Використання мережних графіків дає змогу визначити критичні об’єкти для першочергового проведення інвентаризацій, забезпечити чіткість i оперативність в інвентаризаційній роботі.

Удосконалення методики проведення інвентаризацій має спрямовуватися на підвищення їх якості. А для цього необхідно сконцентрувати увагу на:

- забезпеченні раптовості проведення  інвентаризації з тим, щоб не  дати можливості матеріально  відповідальним особам підготуватися  до неї i приховувати можливі нестачі та розтрати;

- ретельному доборі членів інвентаризаційної  комісії з огляду на те, що  проведення інвентаризації на  тому самому підприємстві тим  самим складом комісії двічі  підряд не дозволяється;

- дотриманні послідовності процесу  проведення інвентаризації, опломбування приміщень, підвалів та інших місць зберігання цінностей, що мають окремі входи i виходи, перевірки правильності роботи ваговимірюваних приладів, одержання останніх звітів, узятих у матеріально відповідальних осіб до підписок про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові й видаткові документи включено до звіту i жодних документів не залишилося;

- додержанні правил підрахунку  цінностей; 

- ретельному оформленні документів  інвентаризації з тим, щоб цінності  були перелічені, зважені в порядку розташування їх у приміщенні i щоб запобігти можливості внесення до описів даних про залишки цінностей без їх фактичного перелічення;

- підвищенні оперативності визначення  результатів інвентаризацій для  забезпечення своєчасного виявлення нестач i розкрадань.

Отже, запропонована форма порівняльної відомості та пропозиції щодо вдосконалення  методики проведення інвентаризації дозволить  підвищити її якість та ефективність.

В умовах застосування комп'ютерної  техніки і програм бухгалтерського обліку в ТОВ «Дельфін», таких як «1С: Бухгалтерія 7.5», є можливість побудувати структуру аналітичного обліку по субрахунку «Недостачі і втрати від псування цінностей», яка дозволить мати будь-яку інформацію для потреб управління.

Аналітичний облік по рахунку «Недостачі і втрати від псування цінностей» будується в п'яти незалежних розрізах.

Кожен з цих розрізів аналітики  прикріплюють до рахунку „Недостачі і втрати від псування цінностей»в програмі «1С Бухгалтерія 7.5».

Далі при введенні господарської  операції користувач програми послідовно вводить всі ознаки аналітичного обліку. За такою схемою не потрібно вести складну ієрархічну структуру аналітичного обліку, а звіти можна отримувати в будь-якому групуванні по трьох з п'яти розрізів,

Після завершення попередньої процедури система автоматично підраховує залишок, що повинен знаходитись на даному складі по документах. Далі оператор повинен ввести реальний залишок товару, визначений шляхом підрахунку його кількості. Якщо реальна кількість товару більше кількості, що зазначається в документах, то оператор також повинен ввести також собівартість лишків в закупівельних цінах.

Одним із найважливіших питань, що стосуються процесу інвентаризації на ТОВ «Дельфін» є його документальне забезпечення.

Чинними нормативними актами затверджено дві форми документів для оформлення даних інвентаризації розрахунків – Акт звіряння розрахунків і Акт інвентаризації розрахунків (форма № інв-17). Однак вони затверджені в різний час, не мають повного узгодження між собою, а інформація, наведена в них, подається несистематизованою. Це обумовлює необхідність вдосконалення вищевказаних інвентаризаційних документів.

Крім документального забезпечення безпосереднього проведення інвентаризаційного процесу важливим є узагальнення результатів здійснених за певний період часу інвентаризацій. Вважаємо, що Відомість результатів інвентаризації має містити дані про оцінку якості інвентаризації, результати інвентаризації активів, перелік матеріально відповідальних осіб, у яких виявлено нестачі та лишки, результати перевірки стану й оцінки активів та зобов’язань, а також інші результати інвентаризації (розмір збитків підприємства від розкрадання, нестачі, знищення матеріальних цінностей, сума, на яку зменшуються через виявлені нестачі валові витрати та податковий кредит з податку на додану вартість, сума, на яку збільшуються через виявлені лишки валові доходи та податкові зобов’язання з податку на додану вартість). Такий  документ надасть керівництву підприємства та іншим зацікавленим особам інформацію про загальні результати та наслідки проведених інвентаризацій за певний період часу, їх вплив на окремі показники господарської діяльності суб’єкта господарювання.

В умовах швидкої зміни нормативного забезпечення бухгалтерського обліку та податкового законодавства особливого значення набуває правильне визначення і відображення в обліку результатів інвентаризації, що відбувається на заключному – результативному етапі її здійснення.

Чинні законодавчі і нормативні акти не в повній мірі регламентують  порядок регулювання інвентаризаційних різниць і відображення їх в обліку та звітності. З метою впорядкування обліку результатів інвентаризації необхідно включити в Інструкцію з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджену наказом Мінфіну України від 11.08.1994 р. №69  порядок списання нестач в межах норм природного убутку; визначити і законодавчо закріпити єдиний систематизований перелік норм природного убутку; привести у відповідність вимоги положень (стандартів) бухгалтерського обліку, Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основних засобів, затверджених наказом Мінфіну України від 30.09.2003 р. № 561 та Інструкції № 69 щодо обліку лишків основних засобів та ін.

2.6. Формування системи управлінського обліку в процесі інвентаризації

 

Важливе місце займає інвентаризація в процесі здійснення економічного аналізу у ТОВ «Дельфін». Значення інвентаризації полягає ще і у тому, що її здійснюють самі працівники підприємства. Тому вона виступає одним з методів контролю працівників за діяльністю підприємства, служить дієвим засобом контролю за роботою матеріально-відповідальних осіб, допомагає не тільки розкрити, але і попереджати можливі недостачі і розкрадання товарно-матеріальних цінностей.

Інформаційна база аналізу складається  з господарських та фінансових законодавчих актів, нормативно-планової документації, інформації бухгалтерського та статистичного  обліку.

Для внутрішнього фінансового аналізу  має використовуватись інформація, що міститься в Головній книзі підприємства, а також у журналах або машинограмах синтетичного та аналітичного обліку. При необхідності до аналізу може бути залучена також звітна та оперативна статистична інформація.

В таблиці 2.17 покажемо аналіз результатів інвентаризаційної комісії в ТОВ «Дельфін».

Таблиця 2.17

Динаміка результатів  інвентаризаційної комісії в ТОВ «Дельфін», тис.грн

Показники	2009р	2010р	2011р	2011р до 2009р
				(+, -)	в%
пересортиця (недостача  одних і надлишок інших цінностей, однакових за видом і призначенням, але різних за вартістю)*	-0,4	0,3	-0,5	-0,1	125,0
недостачі в межах  норм природних втрат;	3,6	3,8	2,8	-0,8	77,8
недостачі у зв'язку з  халатністю, допущеною працівниками при виконанні посадових обов'язків	4,5	4,3	5,5	1	122,2
недостачі у зв'язку з  фактами розкрадань і зловживань з боку матеріально відповідальних осіб	1,1	-	3,7	2,6	336,4
недостачі та надлишки, допущені «штучно»через помилки в обліку при оформленні документів або у зв'язку з їх втратою	-	0,8	-	-	-

* нестача (-), надлишок (-)

 

У ТОВ «Дельфін»  зменшилися нестачі в межах норм природних втрат на 0,8 тис.грн чи на 22,2%; збільшилися недостачі у зв'язку з халатністю, допущеною працівниками при виконанні посадових обов'язків на 1 тис.грн чи на 22,2%; зросли недостачі у зв'язку з фактами розкрадань і зловживань з боку матеріально відповідальних осіб на 2,6 тис.грн чи в 3,4 рази.

Важливою є перевірка достовірності  проведених інвентаризацій на підприємстві за допомогою аудиту. Аудитор має  встановити своєчасність проведення інвентаризації та правильність відображення її результатів у бухгалтерському обліку. На початку перевірки аудитор встановлює правильність документального оформлення проведеної інвентаризації, тобто:

- дотримання вимог щодо формування  складу комісії для проведення інвентаризації;

- правильність оформлення інвентаризаційного  опису (наявність у ньому відповідних  підписів);

- правильність складання описів  ТМЦ, наявність окремо складених  описів на ТМЦ, які перебувають  у дорозі та вчасно не оплачені покупцями, а також на цінності, які перебувають на складах інших підприємств;

- випадки прийому чи видачі  ТМЦ під час проведення інвентаризації  та правильності оформлення таких  операцій;

- реалізацію ТМЦ за документами,  які реально перебувають на  складі та не відвантажені покупцям;

- вилучені з опису ТМЦ, які  є в наявності, але не належать  підприємству;

- повноту й правильність перенесення  даних інвентаризаційної відомості  у порівняльну відомість.

Аудитор оцінює правомірність, правильність та повноту проведення інвентаризації ТМЦ підприємством. Він може безпосередньо проводити інвентаризацію тільки за умовами договору або в разі потреби, яка виникла в процесі аудиторської перевірки. В цьому випадку аудитор особисто бере участь у проведенні підрахунків та замірів, щоб переконатися в повноті і правильності проведення інвентаризації.

Правильність проведення інвентаризації на сільськогосподарському підприємстві встановлюється вибірковим порівнянням  фактичних даних, відображених у  інвентаризаційному описі, з обліковими даними. За порівняльною відомістю перевіряється:

- повнота й правильність виведених  залишків у кількісному вираженні  (вимірі);

- законність проведення взаємозаліків  нестач та лишків (надлишків);