Облік інветнтаризаційної роботи

– власники – засновники, інвестори, акціонери;

– працівники – керівники, менеджери, інший управлінський апарат, інші працівники;

– держава – органи податкові, статистики, дозвільної системи, державна комісія з цінних паперів та фондового  ринку;

– партнери – постачальники, підрядники, покупці, замовники, інші дебітори й кредитори, банки; – громадськість – потенційні інвестори.

Інвентаризація важлива тим, що дає можливість одержати інформацію про загальний стан активів і  відповідно, робити висновки з приводу майнового та фінансового стану підприємства, тобто про його величину та можливість, про те, наскільки наявні ресурси дозволяють йому розгорнути господарську діяльність, в якій мірі воно потребує фінансової допомоги. А також інвентаризація є важливим заходом в проведенні якого повинен бути зацікавлений насамперед власник, керівник, головний бухгалтер підприємства. Отже основними користувачами облікової інформації є власники і працівники підприємств.

1.4. Міжнародні нормативи та зарубіжний досвід в організації інвентаризаційної роботи

Розглянемо досвід Республіки Білорусь в обліку нестач від псування цінностей. Нестачі і втрати від псування матеріально-виробничих запасів можуть виникати в процесі їх заготовляння, зберігання та продажу. Порядок відображення нестач в бухгалтерському обліку визначено ст. 12 Закону Республіки Білорусь «Про бухгалтерський облік та звітності», відповідно до якої:

- Недостача активів і (або)  їх псування в межах норм  природних втрат, затверджених  у порядку, встановленому законодавством Республіки Білорусь, відповідно до рішення керівника організації списується в комерційній організації на витрати за видами діяльності, в некомерційній організації - на збільшення видатків;

- Недостача активів, що відбулася  понад норми природного убутку, затверджених у порядку, встановленому законодавством Республіки Білорусь, відповідно до рішення керівника організації покривається за рахунок винних осіб. Якщо винні особи не встановлені або суд відмовив у стягненні з них, збитки від нестачі активів і (або) їх псування на підставі рішення керівника організації списуються в комерційній організації на позареалізаційні витрати, в некомерційній організації - на збільшення видатків.

 Нестачі в межах норм природних  втрат пояснюються фізико-хімічними властивостями товарно-матеріальних цінностей (вони можуть піддаватися усушка, утруска, розпиляють, витоку та інших дій). Ненормовані ж втрати, як правило, представляють собою результат безгосподарності (розтрати, розкрадання тощо).

 З метою зниження ненормованих втрат і недостач при прийомі на роботу фізичної особи роботодавець повинен укладати з ним трудовий договір, в якому передбачається матеріальна відповідальність працівника.

 Згідно з п. 72 Інструкції по  інвентаризації активів і зобов'язань,  затвердженої постановою Міністерства фінансів Республіки Білорусь від 30.11.2007 № 180 (далі - Інструкція № 180), пропозиції про регулювання виявлених при інвентаризації розбіжностей фактичної наявності оборотних і необоротних активів, зобов'язань і даних бухгалтерського обліку оформляються протоколом засідання інвентаризаційної комісії і подаються на розгляд керівнику організації, який приймає відповідне рішення.

 Пропозиції будуються на  перевірці обґрунтованості виникнення нестач і втрат від псування цінностей. У разі нестачі насамперед з'ясовують її причини (пошкодження упаковки, тари, умови транспортування тощо) і складається акт з визначенням подальших дій: пред'явлення претензій постачальникам чи перевізникам, віднесення на витрати по звичайних видах діяльності, на посадових та інших винних осіб. Остаточне рішення про списання недостач на фінансові результати або на рахунки винних осіб приймає керівник організації.

 Відображення в обліку нестач  матеріальних цінностей залежить  від величини недостачі конкретного майна організації, від того, чи є по даному виду майна норми природного убутку, а також чи встановлені конкретні винні особи. Перевіряється правильність формування облікової вартості втрат і недостач, в тому числі їх фактична собівартість, а також сума визначилися втрат за видами цінностей.

 Первісне відображення виявлених  нестач здійснюється на підставі  порівнювальних відомостей на  рахунку 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей» в кореспонденції з рахунками обліку запасів.

 Якщо недостача виявляється при прийманні цінностей, що надійшли від постачальників, то суму нестачі в межах, передбачених договором, покупець відносить при прийнятті до обліку даних цінностей в дебет рахунку 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей» в кореспонденції з кредитом рахунка 60 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками», а суму втрат понад передбачених у договорі - в дебет рахунку 76 «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами» з кредиту рахунку 60 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками». Якщо судові інстанції відмовляють у стягненні сум втрат з постачальників або транспортних організацій, то сума даної недостачі, спочатку врахована на рахунку 76 «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами», списується на рахунок 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей».

Виявлені в процесі інвентаризації нестачі активів у межах норм природних втрат списуються на витрати  виробництва або обігу. Поняття  «природний спад» дано в наказі Міністерства торгівлі Республіки Білорусь від 02.04.1997 № 42 «Про норми товарних втрат, методикою розрахунку і порядок відображення в обліку» (далі - Норми товарних втрат). Так, природний спад являє собою втрати товару (зменшення його маси при збереженні якості в межах вимог нормативних документів), що є наслідком фізико-хімічних властивостей товару, впливу метеорологічних факторів і недосконалості застосовуваних у даний час засобів захисту продукції від втрат при транспортуванні, зберіганні та реалізації.

 Норми природного убутку, затверджені  в законодавчому порядку, можуть  застосовуватися лише у випадках виявлення фактичних нестач. За відсутності таких норм спад розглядається як недостача понад норми.

 Норми природного убутку різняться в залежності від параметрів зберігання: кліматичної зони, умов і терміну зберігання. До умов зберігання ставляться якість упаковки, температурний режим, якість приміщень. Існують норми для транспортування різними видами транспорту і зберігання непродовольчих товарів (нафтопродукти, легко паркі продукти хімічної промисловості, деякі сипучі вантажі).

 Відповідно до Закону Республіки Білорусь «Про податки на доходи і прибуток» до складу витрат від позареалізаційних операцій включаються витрати, а також втрати, збитки за операціями, безпосередньо не пов'язаних з виробництвом та реалізацією продукції, товарів (робіт, послуг). Згідно зі ст. 2 зазначеного Закону до складу витрат від позареалізаційних операцій включаються суми недостач, втрат і псування активів, у тому числі відбулися понад норми природного убутку, затверджених у порядку, встановленому законодавством, винуватці яких не встановлені або суд відмовив у стягненні з них.

 Норми природного убутку, затверджені  в законодавчому порядку, можуть  застосовуватися лише у випадках  виявлення фактичних нестач, тобто  витрати організації у формі  природного убутку активів повинні бути документально підтверджені. Фактична наявність втрат (псування) активів повинно бути виявлено та підтверджено за підсумками проведеної інвентаризації. Результати інвентаризації відображаються в обліку і звітності того місяця, в якому було прийнято рішення керівником організації з регулювання інвентаризаційних різниць, а по річної інвентаризації - в річної бухгалтерської звітності (п. 77 Інструкції № 180).

 У бухгалтерському обліку  втрати товарно-матеріальних цінностей  при транспортуванні, зумовлені природним спадом або технологічними втратами, відображаються за дебетом рахунка 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей» в кореспонденції з кредитом рахунка 60 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками». Підставою для цього може служити акт про встановлену розбіжність по кількості і якості при прийомі товарно-матеріальних цінностей (Додаток 1 до Методичних рекомендацій щодо документального оформлення та обліку товарних операцій у роздрібній торгівлі та громадському харчуванні, затверджених наказом Міністерства торгівлі Республіки Білорусь 09.04.2007 № 74 ).

 Сума втрат списується в  дебет рахунку 92 «Позареалізаційні доходи і витрати» з кредиту рахунку 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей».

 Втрати при транспортуванні  в межах норм технологічних втрат, обґрунтованих організацією, визнається витратами на реалізацію і зменшує податкову базу при обчисленні податку на прибуток.

Вивчимо досвід Росії з інвентаризаційної  роботи на підприємствах. Інвентаризація майна і зобов'язань компанії являє собою не тільки одну з необхідних процедур системи внутрішнього контролю, але є й обов'язковим елементом облікової політики організації.

Для забезпечення вірогідності даних  бухгалтерського обліку бухгалтерської звітності організації зобов'язані  не рідше одного разу в три роки проводити інвентаризацію майна і зобов'язань, у ході якої перевіряються і документально підтверджуються їхню наявність, стан і оцінка.

Інвентаризація дозволяє перевірити дотримання правил і умов збереження матеріальних цінностей, коштів, ведення складського господарства і реальності даних обліку, змісту й експлуатації машин, устаткування, інших об'єктів основних засобів організації, а також у великому ступені запобігає таке негативне явище, як розкрадання майна працівниками організації.

Порядок проведення інвентаризації визначається організацією самостійно, за винятком випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим, згідно п.2 ст.12 3. Федерального законові «Про бухгалтерський облік» від 21.11.1996 N 129 Планові інвентаризації проводяться в заздалегідь установлений термін. До планових інвентаризацій відносяться і щорічні інвентаризації, проведені перед складанням річного звіту.

Основу будь-якої інвентаризації складає  повна або вибіркова перевірка  фактичної наявності матеріальних цінностей, майнових прав і зобов'язань спеціально створеної в організації комісією. При цьому розрізняють два види перевірок: натуральну і документальну. Натуральна перевірка складається в безпосереднім спостереженні об'єктів і визначенні їхньої кількості шляхом підрахунку, зважування, обмірювання. Натуральній перевірці піддаються основні засоби, матеріально-виробничі запаси, наявні грошові кошти і бланки документів строгої звітності.

При документальній перевірці наявність  в організації майнових прав (нематеріальних активів, витрат майбутніх періодів, дебіторської заборгованості) і фінансових зобов'язань підтверджується безпосередньо документами. У складі документальної перевірки проводиться бухгалтерська або книжкова перевірка, що полягає в зіставленні записів безпосередньо в регістрах бухгалтерського обліку (зокрема, при інвентаризації сум нарахованої амортизації, оцінних резервів).

Вимога про вірогідність річної бухгалтерської звітності має на увазі проведення інвентаризації за станом на 31 грудня звітного року (п. п.6, 38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерська звітність організації»). Однак на практиці провести інвентаризацію майна (у тому числі основних засобів, товарів, матеріалів) і зобов'язань одноразово досить проблематично. Тому п.27 Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в РФ допускається проведення інвентаризації майна протягом ІV кварталу звітного року. Порядок проведення інвентаризації й оформлення її результатів установлений Методичними вказівками по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань [49].

Інвентаризації підлягають усе  майно організації незалежно  від його місцезнаходження і усі  види фінансових зобов'язань (п.1.3 Методичних указівок). Причому для цілей даних  указівок під майном організації  розуміються основні засоби, нематеріальні активи, фінансові вкладення, виробничі запаси, готова продукція, товари, інші запаси, грошові кошти та інші фінансові активи, а під фінансовими зобов'язаннями - кредиторська заборгованість, кредити банків, позики і резерви (п.1.2 Методичних указівок). Крім цього, інвентаризації підлягають виробничі запаси й інші види майна, не приналежні організації, але числяться в бухгалтерському обліку (що знаходяться на відповідальному збереженні, орендовані, отримані для переробки), а також майно, не враховане за якимись причинами.

Перевірка фактичної наявності  майна виробляється при обов'язковій  участі матеріально відповідальних осіб (п.2.8 Методичних указівок). Постановою Мінпраці Росії від 31.12.2002 N 85 установлений Перелік посад і робіт, що заміщаються або виконуваних працівниками, з якими роботодавець може укладати письмові договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. До них, крім іншого, відносяться касири (інші працівники, що виконують обов'язки касирів, контролерів), завідувачі складів (інші працівники, що здійснюють одержання, заготівлю, збереження, облік, видачу, транспортування матеріальних цінностей). З названими працівниками полягають письмові договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (ст.244 ТК РФ).

Чинним законодавством РФ не передбачена відповідальність за не проведення інвентаризації. Однак штраф може бути призначений за невірогідність обліку і звітності, що не підтверджені фактичною наявністю сировини і матеріалів, не відбивають вірогідно фінансовий стан організації. Тому організація, що вчасно не проводить інвентаризацію або робить це формально, порушує вимоги бухгалтерського законодавства. Грубе порушення правил ведення бухгалтерського обліку і представлення бухгалтерської звітності спричиняє адміністративну відповідальність по ст.15.11 Кодексу Російської Федерації про адміністративні правопорушення.