Предложения по совершенствованию существующей системы управления на примере ООО «РиК»

27

 

Далее в рамках функции учета осуществляется:

• учет расчетов с заказчиками,
• учет расчетов с поставщиками,
• учет прибыли и расходов,
• учет з/п,
• составление баланса доходов и расходов денежных средств.

Далее в рамках функции анализа осуществляется:

• анализ поступления и расходов,
• анализ начисленной з/п,
• анализ финансового состояния предприятия.
 

7. Узкие места и предложения по усовершенствованию существующей системы управления

7.1.       Узкие места в существующей системе управления. ООО «РИК»

В процессе изучения структуры, функционирования и системы  управления ООО «РИК» были выявлены следующие узкие места:

• существуют недостатки в осуществлении документооборота, а именно: большой временной разрыв между фактическим поступлением входящих документов и уже готовыми документами (выходными формами), следовательно, снижается эффективность работы; (ППР, ордер)
• иногда из-за нестабильной оплаты счетов заказчиками управление организации ООО «РИК» не в состоянии своевременно проплачивать материалы, что приводит к срывом поставки материалов на объекты;
• из-за плохой структурной организации отдела подготовки производства постоянно срываются графики оформления ордеров (недостаток сотрудников).

• составление календарных и других графиков ведётся вручную, в результате нерационально используются трудовые ресурсы сотрудников.

• слабую маркетинговую политику.

 
7.2.      Предлагаемые изменения в существующую систему управления ООО «РИК»

Исходя из приведенных  выше узких мест, можно определить политику организации, которая будет  состоять в следующем:

• Автоматизировать (применить современные технические средства) в организации документооборот.
• для своевременной оплаты работ увеличить жесткость контроля и штрафных санкций к заказчику (оговаривать при составлении договоров).
• автоматизировать работу отдела подготовки производства (закупить современную вычислительную технику).
• Создание мощного маркетингового отдела.

 

29

 

8. Документооборот подсистемы подготовки производства ООО «РИК»

8.1.       Описание документооборота подсистемы подготовки производства

    Подготовка  производства является важнейшей составляющей при планировании обеспечения производственного  процесса организации различного рода ресурсами.

    В документообороте процесса подготовки производства 000 «РИК» участвуют  следующие структурные подразделения  организации:

• генеральный директор;
• первый заместитель генерального(главный инженер);
• второй заместитель генерального директора по общим вопросам;
• сметно-договорной отдел;
• юрист консультант;
• производственно-технический отдел;
• отдел подготовки производства;
• отдел материально-технического снабжения;
• главный механик;
• строительный участок;
• субподрядные организации;
• контролирующие организации;

    Кроме того, в документообороте процесса подготовки производства принимают  участие страховые компании и  физические лица.

    Процесс подготовки производства начинается с  получения рабочего проекта от заказчика. В состав рабочего проекта входят следующие документы: рабочие чертежи, проект организации строительства (ПОС), сметная документация, спецификации на материалы и изделия. Также заказчиком отдельно передается справка о финансировании.

    Сметная документация поступает из ПТО, в  сметно-договорной отдел, и в отдел подготовки производства.

    Сметно-договорной отдел на основании сметной документации составляет договор и направляет его юристу на юридическую проверку. После его проверки и внесении замечаний, сметно-договорной отдел  передаёт проект договора генеральному директору на подпись. После этого он передается в отдел подготовки производства.

    В отделе подготовки производства сметы  используют для составления календарного графика работ на объекте.

Рабочие чертежи  передаются на строительный участок  и отдел подготовки производства.

Спецификации  на материалы и изделия передаются в отдел подготовки производства.

    Проект  организации строительства (ПОС) передаётся из ПТО в отдел подготовки производства.

    Получив ПОС и готовые договора от из отдела ПТО и сметно-договорного соответственно составляется график разработки и передачи проекта производства работ (ППР) на объект.

30

 

В соответствии с графиком разрабатывается ППР  и передаётся на строительный участок.

    Поступившие из ПТО сметная документация, рабочие  чертежи, ПОС, и в соответствии с ППР и нормами продолжительности составляется календарный график выполнения работ на объекте.

    Используя полученный график выполнения работ  а также рабочие чертежи и  готовый договор составляется график совместных работ который передаётся на строительный участок и субподрядным организациям.

    На  основе графика выполнения работ  на объекте, и ППР, в соответствии с перечнем согласующих организаций  и нормами согласования, разрабатывается  график получения, передачи и контроля разрешительной документации. После чего ведётся подготовка документации к согласованию.

    Разделы подлежащие согласованию, передаются в согласующие организации. Где  происходит их проверка на соответствие нормам и при положительном ответе согласование документов которые передаются на строительный участок и в отдел подготовки производства.

    В отделе подготовки производства получив  согласованные документы, рабочие  чертежи, график совместного выполнения работ на объекте и справку  о финансировании составляют график получения ордеров на право производства работ. И по этому графику в административной инспекции получают ордер на право производства работ.

    Также для начало строительства требуется  подготовить снабжение строительного  участка. Что бы это сделать отдел  материально-технического снабжения (МТС) должен знать потребности в материалах, изделиях, машинах, механизмах, инвентаре и оснастке. Поэтому в отделе подготовки производства должны составить ведомости в потребности различном оборудовании и материалах.

    Отдел подготовки производства, получив спецификации на материалы и изделия, используя календарный график работ и ППР, составляет ведомость потребности в материалах на год и ведомость потребности в нестандартных изделиях на год. Для составления ведомости потребности в инвентаре и оснастке на год используется ППР, ПОС и календарный график работ в соответствии с которым составляем ведомость потребности в инвентаре и оснастке на год. Для определения потребности в машинах механизмах на год используются ППР, ПОС и по календарному графику составляется ведомость потребности в машинах и механизмах на год который передаётся главному механику.

    Получив ведомость потребности в машинах  и механизмах на год, главный механик  составляет график работы механизмов на объекте. После чего передаёт его  на строительную лошадку и субподрядчикам.

    На  этом документооборот процесса подготовки к производству в организации  завершается. 

31

 

    По  документообороту процесса подготовки производства можно выделить 8 основных задач, которые должны быть решены в  процессе функционирования отдела подготовки производства:

1. составления календарного графика работ на объекте;
2. составление графика разработки передачи ППР на объект, на год;

3. Разработка графика получения, передачи и контроля разрешительной документации;

4. Составление графика получения ордеров на право производства работ;
5. Составление ведомость потребности в материалах на год;
6. Составление ведомости потребности в нестандартных изделиях на год;
7. Составление ведомости потребности в инвентаре и оснастке на год;
8. Составление ведомости потребности в машинах и механизмах на год;

 
 
Следует отметить что подсистема предусматривает  перспективу развития и, соответственно. Перспективные задачи не включены в  список задач на данном этапе.

32

 

8.2.       Описание входных и выходных документов, алгоритмы, контрольные примеры

8.2.1. Составление календарного графика работ на объекте

В результате решения  данной задачи формируется документ "Календарный график выполнения работ по объекту". Выходные данные документа приведены в виде таблицы.

Календарный график выполнения работ на объекте

 
 

Для решения  задачи используются следующие входные  данные: 

Пошаговый алгоритм:

1. Выбор из  таблицы Календарный План, записей  для которых номер договора  соответствует коду введенного  номера договора.