Облік і аудит операцій, пов’язаних з інвентаризаційним процесом та їх комп’ютеризація (на прикладі Філії «Вінницький райавтодор»)

      

Рис. 3.1. Блок-схема автоматизації обробки інформації по надходженню запасів

 

  Для  автоматизації оприбуткування запасів  на підприємство передбачено  такий документ як «Приходная  накладная» (див. рис. 3.2). У випадку,  коли запаси, що оприбутковуються  за цією накладною вже було здійснено передоплату постачальником, прибуткову накладну потрібно вводити в режимі «Ввод на основании» по даному рахунку.

 

Рис. 3.2 Документ «Приходная накладная» 

   Заповнення реквізитів екранної  форми документу  «Приходная  накладная» потрібно починати з реквізитів групи «Вид поставщика», яке може приймати одне з наступних значень: вітчизняний постачальник, іноземний постачальник, підзвітна особа. Це впливає на вибір бухгалтерського рахунку постачальника в додатковій закладці.

  Після  цього потріьно вказати постачальника із довідника «Контрагенти».

  Довідник "Контрагенти" містить інформацію  про контрагентів підприємства (юридичних  і фізичних особах) та використовується  для виписки первинних документів  і ведення аналітичного обліку. При заповненні довідника пропонується зберігати таке правило: про контрагента слід вводити стільки інформації, скільки її необхідно для заповнення відповідних реквізитів первинних бухгалтерських документів.

  При  введенні в довідник "Контрагенти"  нового контрагента йому автоматично присвоюється код і пропонується заповнити такі основні відомості:

• найменування та повне найменування;
• поштову та юридичну адресу;
• ідентифікаційний номер платника податку.

  В  реквізиті "Название" слід ввести найменування контрагента так, як воно буде виглядати в різних списках. Офіційне найменування контрагента вказується в реквізиті "Полное название". В реквізитах "Юридический адрес", "Почтовый адрес" та "Телефон" вказується відповідна інформація, якщо вона є і якщо вона необхідна.

  Якщо  контрагент – фізична особа, то при введенні в довідник пропонується заповнити  такі основні відомості:  назву,  прізвище,  ім'я та    по-батькові повністю, адресу, поштову адресу, телефон та індивідуальний номер платника  податку.

  Після  заповнення довідників необхідно ввести початкові залишки по бухгалтерським рахункам. Залишки необхідно вводити датою, яка знаходиться раніше дати початку роботи. По всіх рахунках, крім деяких, вводити залишки можна за допомогою ручної операції. В такій операції необхідно вказати рахунок дебета, рахунок кредита, аналітику по рахунках, суму залишків тощо. Всі проводки по введенню залишків потрібно формувати в кореспонденції із  допоміжним рахунком "00". Після введення залишків по всіх рахунках можна проконтролювати правильність введення. У тому випадку, якщо рахунок "00" кінцевого сальдо не має, можна сказати, що введення залишків виконано правильно.

  Документ "Остатки ТМЦ" служить для початкового введення та коректування залишків ТМЦ на складах.

  Реквізит "Вид" може приймати одне із двох значень: "Ввод остатков" або "Списание", які визначають режим роботи документа. Режим "Списание" дозволяє списати зі складу вказану кількість ТМЦ із зазначенням облікових сум в гривнях. Документ «Списание ТМЦ» призначений для відображення в обліку операцій по списанню запасів у типовій конфігурації (див. рис. 3.3). 

 

Рис. 3.3 Документ «Списание ТМЦ»

 

  Заповнення  форми документа слід почати  з виборускладу, з якого будуть  списані запаси, витратного рахунка,  на який буде списано облікову  вартість об’єктів, а також відповідних статей аналітики цього рахунку.

  У  формі документу можна вказати  причину списання запасів, необхідну  для формування друкованої форми  акту списання.

  В  табличній частині документа  зазначаються найменування запасів,  які списуються, їх партія і кількість одиниць. Графи «Сумма - », «НДС» і «Сумма + » недоступні для редагування, їх изначення розраховуються автоматично при проведенні документа, що списуються.

   Режим "Ввод остатков" дозволяє вказати в табличній частині поточну кількість та облікові суми ТМЦ, які при проведенні будуть зрівнюватися з існуючими даними; в цьому режимі документ формує проводки.

  Інформаційне  поле праворуч над табличною  частиною показує поточний залишок ТМЦ на складі по даним бухгалтерського обліку. Крім того, якщо в табличній частині вибрана партія, то виводиться залишок по цій конкретній партії, в іншому випадку - залишок по всіх партіях. ТМЦ в табличну систему можна підбирати по довіднику "Материалы".

  Документ  «Перемещение» призначений для  реєстрації в типовій конфігурації факту руху запасів з одного складу на інший, від однієї матеріально відповідальної особи до іншої (див. рис. 3.4) 

 

Рис. 3.4 Документ «Перемещение»

   Вихідними даними для бухгалтерії  є проведення, введені у журнал господарських операцій. Журнал проведень відображає список типових проведень, що належать різним операціям. Типові операції призначені для спрощення введення проведень. За їх допомогою можна автоматизувати введення стандартних або операцій, що часто використовуються, та друкувати необхідні первинні документи.

  При  використанні типових операцій  можна автоматично отримувати  відповідний первинний документ, формат останнього можна редагувати. Типові операції призначені для  автоматизації введення проведень  в журнал операцій.

   Вихідною інформацією при автоматизованому веденні обліку виробничих запасів і МШП є: дані синтетичних та аналітичних рахунків (журнали-ордери, відомості, картки рахунків та ін.), звітність, законодавчі та нормативні акти, що регламентують дані питання.

  В  результаті обробки інформації  на ЕОМ необхідно отримати  результат цих дій у вигляді  так званої вихідної інформації. Характеристику вихідної інформації  розглянемо на прикладі бухгалтерської  програми                         "1С: Бухгалтерія".

  Для отримання бухгалтерських підсумків, підсумків оперативного обліку, розрахунку, а також іншої зведеної або деталізованої інформації використовуються звіти.

  Для  формування звіту на етапі  розробки задачі використовується  алгоритм розрахунку, що визначає отримання та обробку інформації із бази даних, та форма звіту, що дозволяє користувачу задавати параметри алгоритму та включених у звіт даних.

  Перед  формуванням багатьох вихідних  документів програма повинна  виконати розрахунок підсумків.  На основі журналу операцій виконується два виду розрахунків: основний та тимчасовий.

  Основний  розрахунок виконується за робочий  період (квартал). Можна переустановити  робочий період на інший квартал.  При виконанні основного розрахунку  вхідні залишки беруться із  кінцевих залишків попереднього кварталу та обробляються всі проведення встановленого кварталу. Після виконання основного розрахунку можна отримати підсумки за розрахований період, а також і за всі попередні періоди.

  Тимчасовий  розрахунок може бути виконаний  за будь-який інтервал, але не має розбивання по місяцях. Програма дозволяє користуватись як основним так і тимчасовим розрахунками одночасно.

  Звіти  можна умовно поділити на дві  основні групи: стандартні звіти  та регламентовані звіти.

  Стандартні  звіти призначені для отримання бухгалтерських підсумків, підсумків оперативного обліку у різних розрізах. Наприклад, для аналізу бухгалтерських підсумків використовуються такі стандартні звіти, як "Оборотно - сальдова відомість", "Шахматка", "Аналіз рахунку".

  Для аналізу підсумків оперативного обліку використовуються "Відомість залишків товарно-матеріальних цінностей", "Відомість надходження товарно-матеріальних цінностей на склад".

  Важливою  особливістю побудови звітів  є можливість отримання деталізації  (розшифровки) інформації, виведеної у звіті. Під деталізацією розуміється автоматичне побудування інших звітів, що "розкривають" будь-які дані цього звіту або відкриття об’єктів, що відображені в цьому звіті.

  Регламентовані  звіти призначені для надання  інформації у податкові органи та різні фонди. Ці звіти реалізовані за допомогою механізму зовнішніх звітів та обробок. Зовнішні звіти та обробки за призначенням та способу використання нічим не відрізняються від звичайних звітів та обробок. Регламентовані звіти регулярно оновлюються.

  Отже, вихідну інформацію можна отримувати  у вигляді: оборотно-сальдової відомості; зведених проведень; шахматки; оборотно-сальдової відомості по рахунку; журналу-ордеру та відомості по рахунку; аналізу рахунку; картки  рахунку; податкових та бухгалтерських звітів.

  Оборотно-сальдова відомість містить для кожного рахунку залишки на початок та на кінець періоду та обороти по дебету й кредиту за даний період. Цей звіт являється одним із тих, який найчастіше використовується у бухгалтерській практиці. Для отримання такого звіту необхідно тільки вказати період, за який необхідно сформувати відомість; чи будуть виводитись залишки та обороти по субрахунках та облік валют. Програма сформує оборотно-сальдову відомість та виведе її для розгляду.

  Список  зведених проведень – це звіт, що містить обороти між рахунками  (у дебет одного рахунку з  кредиту іншого) за деякий період  часу. Цей список містить ту  ж інформацію, що і шахматка, але  представляє її іншим чином.

  Шахматка  – це звіт, що містить табличне  представлення  оборотів між  рахунками за деякий період часу. Шахматка частіше використовується бухгалтерами, оскільки вона надає наглядне представлення руху коштів та зобов’язань підприємства.

  Оборотно-сальдова  відомість по рахунку – цей  звіт використовується для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік. Можна отримати поділ оборотів та залишків по рахунку за конкретними об’єктами аналітичного обліку (субконто).

  Звіт "Журнал-ордер та відомість  по рахунку" по сутності  представляє собою звіт по оборотах рахунку, деталізований за датами (періодами) або за проведеннями (операціями).

  Звіт "Аналіз рахунку" містить  обороти рахунку з іншими рахунками  за розрахунковий період, залишки  на початок та кінець періоду.

  У  звіт "Картка рахунку" включаються всі операції з даним рахунком по конкретному об'єкту аналітичного обліку - найменуванню матеріалу, організації, постачальника тощо. Крім того, у картці рахунку відображаються залишки на початок та кінець періоду, обороти за період та залишки після кожної операції.

   Отже, застосування обчислювальної техніки має такі переваги, як зростання терміновості, розширення можливості проведення аналізу, підвищується ефективність контролю, а також сприяє прийняттю своєчасних правильних рішень не тільки для усунення виявлених недоліків, але й для подальшого їх недопущення.

  Програма "1С: Бухгалтерія" має дуже  багато можливостей, тому її  використання на підприємстві  дуже корисно. Іншими словами  – ця програма звільняє від  численних операцій по документуванню, групуванню,            систематизації, архівації бухгалтерських документів та операцій, робить працю бухгалтера більш творчою та інтелектуальною, що значно підвищує його роль на підприємстві.

  Взагалі,  застосування обчислювальної техніки  покликане не для того, щоб скоротити штат працівників, а для того, щоб удосконалити роботу кожного працівника, підвищити його кваліфікаційні можливості, і, як результат, для отримання максимального прибутку при мінімальних затратах.

  Автоматизований  облік матеріальних запасів дозволяє швидко і якісно відображати їх бухгалтерський облік.