Облік і аудит операцій, пов’язаних з інвентаризаційним процесом та їх комп’ютеризація (на прикладі Філії «Вінницький райавтодор»)

   В Звіті про фінансові результати (додаток 4) наслідки проведених  інвентаризацій знаходять відображення  у складі:

  - інших  операційних доходів;

  - витрат  на збут (в торговельних організаціях);

  - інших  операційних витрат;

  - інших  витрат;

  - надзвичайних  витрат.

   В Звіті про рух грошових  коштів (ф. № 3) (додаток 6):

  - як  зменшення (збільшення) оборотних  активів;

  - як  рух коштів від надзвичайної  діяльності.

   В Звіті про власний капітал (ф. № 4) у складі:

  - інших  змін в капіталі: списання невідшкодованих  збитків;

  - безкоштовно  отриманих активів (додаток 5).

  Порядок  відображення результатів інвентаризації  в бухгалтерському обліку залежить  від інвентаризаційної курсової  різниці та рішення інвентаризаційної комісії. Результати будуть відображені в обліку і звітності того місяця, в якому була завершена інвентаризація. Результати річної інвентаризації відображаються в річній звітності. Безпосереднього відображення в фінансовій звітності (форми №1-5) згідно П(С)БО результати проведених інвентаризацій не знаходять. Відображення результатів інвентаризації у звітності описано в таблиці 1.5 
 

Таблиця 1.2

Відображення  результатів інвентаризації 

 

  Операції, пов’язані з інвентаризаційним процесом знаходять своє відображення в МСБО 1 «Подання фінансових звітів» (переглянутий у 1997 р.). Цей стандарт слід застовувати при поданні всіх фінансових звітів загального призначення, які складаються та подаються згідно з Міжнародними стандартами бухгалтерського обліку.

  Метою  цього Стандарту є визначення  основи подання фінансових звітів  загального призначення для забезпечення  їхньої зіставності з фінансовими  звітами певного підприємства  за попередні періоди, а також з фінансовими звітами інших підприємств. Для досягнення цієї мети Стандарт містить судження загального характеру щодо подання фінансових звітів, керівні положення щодо їхньої структури та мінімальні вимоги до змісту фінансових звітів. Визнання, оцінка та розкриття конкретних операцій і подій розглядається в інших Міжнародних стандартах бухгалтерського обліку.

  Фінансові  звіти є структурованим фінансовим  відображенням фінансового стану  підприємства та операцій, які  здійснювалися цим підприємством.                              Метою фінансових звітів загального призначення є надання інформації про фінансовий стан, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства, яка є корисною для широкого кола користувачів при прийнятті ними економічних рішень. Фінансові звіти також демонструють результати того, як керівництво підприємства розпоряджається ввіреними йому ресурсами. Щоб задовольнити цю вимогу, фінансові звіти надають інформацію про наявні у підприємства: активи, зобов’язання, власний капітал, дохід та витрати, в тому числі прибутки та збитки, рух грошових коштів.

  Також  слід виділити МСБО 10 «Події після  дати балансу» (переглянутий у 1999 р.). Метою цього Стандарту є: 1) визначення коли підприємству слід корегувати фінансові звіти стосовно подій після дати балансу; 2) розкриття інформації, яку підприємству слід надавати про дату, коли фінансові звіти затверджені до випуску, та про події після дати балансу.

  Операції, пов’язані з інвентаризаційним  процесом тісно пов’язані з  МСБО 16 «Основні засоби» (переглянутий у 1998 р.). Метою цього Стандарту є визначення облікового підходу до основних засобів. Основні обліку основних засобів – це вибір часу визнання активів, визначення їх балансової вартості та амортизаційних відрахувань, визнаних щодо них.

   Згідно плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджено Наказом Міністерства фінансів України від 30 листопада 1999 р. №291. Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 21 грудня 1999р. за № 892/4185 та інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджено наказом від 30 листопада 1999 р. №129 рахунок 375 є субрахунком синтетичного рахунку 37 “Розрахунки з іншими дебіторами”. На рахунку 37 ведеться облік за поточною дебіторською заборгованістю з різними дебіторами за авансами виданими, нарахованими доходами, за претензіями, за відшкодуванням збитків, за позиками членами кредитних спілок та за іншими операціями.

   На субрахунку 375 “Розрахунки за  відшкодуванням завданих збитків”  ведеться облік розрахунків за  відшкодуванням підприємству завданих  збитків у результаті нестач  і втрат від псування цінностей,  нестач та розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено.

  В інструкції зазначено, що рахунок 947 є субрахунком рахунку 94 “Інші витрати операційної діяльності”, на якому ведеться облік витрат операційної діяльності підприємства, крім витрат, які відображаються на рахунках 90, 91, 92, 93.

  На субрахунку 947“Нестачі і втрати від псування цінностей” ведеться облік нестач грошових коштів та інших цінностей, що виявлені в процесі заготовлення, переробки, збереження та реалізації, якщо на час установлення нестачі винуватця не установлено. Одночасно із списанням цінностей, винних у нестачі яких не установлено, на витрати балансова вартість списаного активу зараховується на позабалансовий рахунок 07“Списані активи”. 

 Таблиця  1.3 

Відображення  інформації в облікових регістрах та звітностях 
 

 

  В  Україні інвентаризація  регулюється таким нормативним документом як: Інструкція “По інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків”. Дана Інструкція встановлює єдині вимоги щодо порядку інвентаризації відповідних статей балансу міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, установами та організаціями, які утримуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів. Затверджено наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 № 69.

  Згідно  з Інструкцією інвентаризацію  проводить інвентаризаційна комісія,  яка  визначається наказом  чи розпорядженням керівника  підприємства, організації, установи. Відповідальність за організацію  проведення інвентаризації покладено  на першу особу підприємства,  організації, установи.

  Для  того, щоб результати інвентаризації  набули чинності, повинні виконатись  наступні умови: наявність наказу (розпорядження) на проведення  інвентаризації, комісійність проведення, раптовість, обовязкова участь матеріально відповідальної особи. У разі недотримання хоча б однієї з цих умов інвентаризація може бути кваліфікована як перевірка, а отже, не матиме юридичної сили.

  Перед  початком інвентаризації членам  робочої інвентаризаційної комісії  вручається наказ (розпорядженн) керівника підприємства про її проведення, а голові комісії – контрольний пломбувач.

  До  початку проведення обовязкової  або визначеної підприємством,  організацією, установою інвентаризації  матеріально відповідальні особи  в присутності комісії складають звіт про останні проведені операції, відображають їх у складському обліку і разом з описом документів під розписку здають до бухгалтерії. Всі місця зберігання цінностей запломбовуються і за одержаними матеріальними звітами і супровідними реєстрами прибуткових та видаткових документів визначаються залишки товарно-матеріальних, грошових цінностей на момент інвентаризації; перевіряється правильність ваговимірювальних приладів.

  Дані про наявність тих чи інших цінностей із зазначенням їх назви, відмітних ознак, включаючи номенклатурний номер, одиниці виміру і кількості фактично виявлених натуральних одиниць заносяться до інвентаризаційного опису (додаток 9), який підписується (посторінково) всіма членами комісії та матеріально відповідальними особами. Наприкінці кожної сторінки цифрами і словами зазначається загальна сума натуральних одиниць, записаних на ній. На останній сторінці інвентаризаційного опису матеріально відповідальні особи підтверджують, що всі матеріальні цінності облічені і відображені в інвентаризаційному описі правильно, в повному обсязі, без пропусків і включень.

  Після  закінчення  інвентаризаційні описи  передаються в бухгалтерію для  зіставлення дійсних залишків  засобів з даними обліку. Для  з’ясування результатів інвентаризації  працівники бухгалтерії складають звірювальні відомості, в яких зіставляють дані бухгалтерського обліку з фактичними даними, які виявлені під час інвентаризації та зафіксовані в інвентаризаційних описах. У звірювальних відомостях виявляються результати інвентаризації – надлишки чи нестачі.

  Результати  інвентаризації попередньо розглядає  головний бухгалтер, який складає  висновок та передає керівникові.  Керівник підприємства приймає  остаточне рішення про порядок  регулювання результатів інвентаризації.

 

                                                         

 

 Рис. 1.4 Визначення, регулювання й відображення  результатів інвентаризації 

  При  закінченні інвентаризації мають  бути складені такі документи:  інвентаризаційний опис, порівняльна відомість (у разі наявності відхилень від даних обліку), розрахунок природних втрат (за потреби), розрахунок щодо зарахування пересортування (за потреби), пояснення матеріально-відповідальної особи за фактами нестач, лишків, псування, пересортиці тощо, розрахунок матеріальної шкоди (у разі наявності нестачі).

  Для  вирішення завдань, що розв’язуються  в процесі інвентаризації, необхідним  є юридичне забезпечення. Воно  пов’язано з вибором процедур  і прийомів інвентаризації, що  забезпечують повноцінну доказовість результатів, однозначність у визначення вини при небажаних відхиленнях.

      1.3 Облік операцій, пов’язаних з інвентаризаційним процесом

 

   Провівши літературний огляд обліку операцій, пов’язаних з інвентаризаційним процесом можна зробити висновок, що найбільш широко це поняття розкриває Л.К. Сук у своїй книзі «Бухгалтерський облік». Він зазначає такі моменти як, інструкція проведення інвентаризкцій для комісії, робочий план рахунків, методика проведення інвентаризації, документальне оформлення процесу реалізації, результати інвентаризації (проводки), відображення результатів інвентаризації в облікових регістрах та відображення результатів інвентаризації у звітності. Але він не зазначає наказу про облікову політику та комп’ютеризацію операцій, пов’язаних з інвентаризаційним процесом.

  В.Сопко  та З.Гуцайлюк у книзі «Бухгалтерський  облік» описують інструкцію проведення  інвентаризкцій для комісії, методику проведення інвентаризації, документальне оформлення процесу реалізації, результати інвентаризації (проводки), відображення результатів інвентаризації в облікових регістрах та відображення результатів інвентаризації у звітності.