Облік і аудит операцій, пов’язаних з інвентаризаційним процесом та їх комп’ютеризація (на прикладі Філії «Вінницький райавтодор»)

  Облік  виробничих запасів є однією з трудомістких ділянок облікової роботи підприємства. Складський облік виробничих запасів – це сортовий, кількісний оперативно-технічний облік. Здійснюється облік запасів на складі за типовою формою № М-12 ( див. табл. 3.1). Картки складського обліку виробничих запасів відкриваються в бухгалтерії і видаються під розписку у реєстрі, де вказуються дата видачі, кількість карток, їх реєстраційні номери і підпис одержувача. Записи у матеріальних картках веде матеріально відповідальна особа – комірник на підставі первинних документів, що підтверджують рух запасів і складаються у день здійснення операцій.

  Складський  облік запасів є важливим фактором контролю за зберіганням виробничих запасів підприємства. Організують складський облік за видами об’єктів, що зберігаються, за місцями зберігання, за кількістю матеріальних цінностей.

  Складський  облік на філії «Вінницький  райавтодор» ведеться на електронно-обчислювальних машинах (ЕОМ), і машина сама зіставляє одержаний залишок (після кожної реєстрації даних того чи іншого первинного документа) з нормою запасу і може готувати документацію для наступного замовлення матеріальних ресурсів.

  Завідуючий  складом (комірник) щоденно записує до складської книги всі операції надходження і витрат матеріалів, нумеруючи свої записи по порядку з початку року чи кварталу. Після кожного запису визначається залишок запасів даного номенклатурного номера.  

Таблиця 3.1

Філія «Вінницький райавтодор»                   Типова форма № М-12

(підприємство)                                                 Затверджена наказом Мінстату України № 193

 Ідентифікаційний  код                                     від 21.06.1996 р.

 за  ЄРДПУ 03444192                                         Код за УКУД 0309001-5

 

Картка  № 25 складського обліку матеріалів

 

Продовження таблиці 

 

  На  основі типової форми № М-21 «Інвентаризаційний опис » (див. табл. 3.2), яка містить інформацію про фактичні дані наявності запасів, складають типову форму № М-14 Відомість обліку залишків матеріалів (див. табл. 3.3). У відомості показується рух матеріальних цінностей на складі за день, проставляється найменування і номенклатурний номер матеріалу, найменування одиниці виміру, ціна і норма запасу і щоденно виводиться залишок (кількість і сума) на наступний день.

 

Таблиця 3.2 

Філія «Вінницький райавтодор»                   Типова форма № М-21

(підприємство)                                                 Затверджена наказом Мінстату України № 193

 Ідентифікаційний  код                                     від 21.06.1996 р.

 за  ЄРДПУ 03444192                                         Код за УКУД 0309001-5 

Інвентаризаційний опис № 8 на 10.05.06 р.

Товарно-матеріальних цінностей, що знаходяться на відповідальному  зберіганні комірника Білоконь Надії  Степанівни, інвентаризація проведена  на підставі Наказу (розпорядження) від 10.05.06 р. 

 

Усього за списком  порядкових номерів  два  з № 052 по № 053 

 Голова комісії   головний інженер Павлюк В. П. 

Члени комісії:  економіст Гальчевський А. І.

                           гол. механік Іщенко А. С.

                           бухгалтер Мальована Л. А. 

Усі цінності, перелічені в інвентарному описі, комісією перевірені і в моїй присутності прийняті на відповідальне зберігання 

Підпис матеріально  відповідальної особи                                  «10» травня 2006 р. 
 
 
 

Таблиця 3.3 
 

Філія «Вінницький райавтодор»                   Типова форма № М-14

(підприємство)                                                 Затверджена наказом Мінстату України № 193

 Ідентифікаційний  код                                     від 21.06.1996 р.

 за  ЄРДПУ 03444192                                         Код за УКУД 0309001-5

 

ВІДОМІСТЬ ОБЛІКУ ЗАЛИШКІВ МАТЕРІАЛІВ НА СКЛАДІ за 2006 р.

     Матеріально  відповідальна особа комірник  Білоконь Н. С. 

 

Підпис матеріально  відповідальної особи   Білоконь Н. С.

Перевірив бухгалтер                                      Мальована Л. А. 
 
 

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  3.3 Автоматизація операцій, пов’язаних з інвентаризаційним процесом  

  В системі "1С: Бухгалтерія" головні особливості ведення обліку задаються в конфігурації системи. До них відносяться основні властивості плану рахунків, види аналітичного обліку, склад і структура довідників, що використовуються, документів, звітів тощо.

  В  бухгалтерському обліку надходження  виробничих запасів, товарів,  МШП та напівфабрикатів на  склад, їх рух та витрачання оформлюється одними і тими ж документами, та відображаються ідентичними операціями

  Для  рішення задач з обліку матеріальних  запасів формується єдина база  бухгалтерських записів, яка дає  можливість надати всю необхідну  інформацію для аналітичного, синтетичного і управлінського обліку і звітності.

  На  кожному етапі обліку організація  руху носіїв облікової інформації  має свої особливості. На етапі  первинного обліку - це утворення  первинного документу, поточного  - організація руху первинних  документів. На етапі підсумкового обліку особливості руху носіїв облікової інформації визначаються характером показників, які формуються у таблицях звітності.

  Процес  машинної обробки даних дає  можливість опрацьовувати давно  визначений алгоритм обробки  інформації з мінімальними затратами робочого часу та надзвичайною точністю.

  Для  того, щоб розпочати ведення обліку  запасів на ПЕОМ необхідно,  насамперед, ввести найменування  товарно-матеріальних цінностей. 

  Довідник "Матеріали" призначений для  зберігання списку матеріалів, які надходять на підприємство, та використовуються для виписки первинних документів і для ведення аналітичного обліку. У цьому довіднику передбачена дворівнева структура. Це дозволяє при необхідності об’єднувати матеріали в групи за видами. При введенні в довідник нового матеріалу в формі елемента пропонується ввести найменування, одиницю виміру, ціну та вид матеріалу.

  В  реквізиті "Одиниця виміру" вибором із довідника "Одиниця  виміру" вказується одиниця виміру  матеріалу. В реквізиті "Ціна" вказується сума фактичних витрат на закупівлю без ПДВ в розрахунку на одиницю матеріалу. При використанні документів типової конфігурації значення цього реквізиту заповнюється автоматично (рис.4.1.).