Облік і аудит операцій, пов’язаних з інвентаризаційним процесом та їх комп’ютеризація (на прикладі Філії «Вінницький райавтодор»)

6. Для  забезпечення достовірності даних  бухгалтерського обліку та фінансової  звітності проводити інвентаризацію активів та зобов’язань ВАТ "ДАК "Автомобільні дороги України" та дочірніх підприємств Компанії у відповідності до вимог Інструкції про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Міністерства фінансів України № 69 від 11.08.94 року. Встановити наступні строки проведення інвентаризації: ▪ грошових коштів та грошових документів у касі підприємства – кожного кварталу на 1-ше число місяця, наступного за останнім місяцем звітного кварталу, та при кожній зміні матеріально-відповідальної особи; ▪ розрахунків із постачальниками робіт (послуг, матеріальних цінностей) та замовниками і покупцями – один раз на рік станом на 10ше грудня поточного року; ▪ незавершеного виробництва - на 1-ше число місяця, наступного за останнім місяцем звітного кварталу; ▪ інвентаризацію решти активів, витрат майбутніх періодів, власного капіталу, забезпечень, доходів  майбутніх періодів та зобов’зань здійснювати раз на рік, станом на 1-ше листопада поточного року та при кожній зміні матеріально-відповідальної особи.

  З  метою забезпечення належного  та своєчасного проведення інвентаризації  та прийняття рішення за результатами  її проведення наказом керівника  дочірнього підприємства створюється постійно діюча центральна інвентаризаційна комісія.

12. Для  здійснення бухгалтерського обліку  фінансово-господарської діяльності  та складання фінансової звітності   ВАТ "ДАК "Автомобільні дороги  України": ▪ застосовує методи  оцінки, які виключають заниження в оцінці зобов’язань та витрат і завищення в оцінці активів і доходів; ▪ Компанія складає консолідовану фінансову звітність у відповідності до положень П (С) БО 20 «Консолідована фінансова звітність»; ▪ при складанні фінансової звітності, дотримується усіх вимог наступних положень (стандартів) бухгалтерського обліку: П (С) БО 2 «Баланс», П (С) БО 3 «Звіт про фінансові результати», П (С) БО 4 «Звіт про рух грошових коштів», П (С) БО 5 «Звіт про власний капітал», П (С) БО 6 «Виправлення помилок і зміни  у фінансових звітах»; ▪ Постійно дотримується обраної облікової політики.

  Згідно  облікової політики філії працівники  усіх відділів підприємства повинні  виконувати правомірні вимоги  працівників бухгалтерії щодо  дотримання порядку складання первинних документів, повноти їх заповнення, строків їх подання до бухгалтерії для обліку. Таблиця 2.5 розкриває графік документообігу на філії «Вінницький райавтодор». 

3 РОЗДІЛ 

ОБЛІК, АНАЛІЗ І АУДИТ  ОПЕРАЦІЙ, ПОВ’ЯЗАНИХ З ІНВЕНТАРИЗАЦІЙНИМ  ПРОЦЕСОМ НА ФІЛІЇ «ВІННИЦЬКИЙ РАЙАВТОДОР» 

   3.1 Організаційно-інформаційне забезпечення обліку операцій, пов’язаних з         інвентаризаційним процесом 

  Інформатизація  процесів функціонування підприємств  та організацій створює умови  швидкого впровадження сучасних технологій у виробництво, прийняття оптимальних управлінських рішень, ефективного функціонування ринкових і фінансово-кредитних механізмів та підтримання міжгалузевих зв’язків.

  На сучасному етапі будь-яке підприємство у процесі своєї діяльності здійснює обробку великої кількості інформації. При цьому важливу роль відіграє достовірність цієї інформації та своєчасність надання, а також швидкість і якість обробки. Для прийняття необхідних своєчасних та обгрунтованих рішень по управлінню підприємством, необхідно володіти достатньою і достовірною інформацією.

  Все  більшого значення набуває впровадження  сучасних автоматизованих систем  обробки облікової інформації, направлених  на поліпшення ефективності облікового  процесу. Інформаційне забезпечення є важливим елементом інформаційних систем обліку, призначене для відображення інформації, що характеризує стан керованого об'єкта і є основою для прийняття управлінських рішень.

    Інформаційне забезпечення інформаційних систем обліку передбачає створення єдиного інформаційного фонду, систематизацію і уніфікацію показників і документів, розроблення засобів формалізованого опису даних тощо. Організація інформаційного забезпечення ведеться паралельно забезпеченням і інформаційною технологією, зорієнтованою на кінцевого користувача.

  Взагалі комп’ютер або обчислювальна машина історично були призначені для автоматизації громіздких обчислювань. На сьогодні цей напрямок його використання лише один із багатьох. Комп’ютер використовується для збору, зберігання та обробки інформації у цифровому вигляді, в управлінні різноманітними технологічними процесами, у бухгалтерії, у медицині, у комерції, у навчальному процесі тощо. Отже, усі сфери діяльності господарюючих підприємств в основному комп’ютеризовані.

  Використання  засобів обчислювальної техніки є необхідною умовою ефективного управління. Це прискорює процес обробки даних і надання їх у вигляді інформації, необхідної користувачу.

  Суть автоматичної обробки даних полягає в тому, що вся необхідна інформація для вирішення функціональних задач організовується, зберігається та ведеться у зовнішній пам'яті ПЕОМ. Це забезпечує можливість оперативної обробки інформації для цілей обліку, аналізу та аудиту як за місячний цикл, так і за інші періоди (день, місяць, квартал, рік та ін.), а також за минулий період (місяць, квартал, рік).

  Дане підприємство використовує програму «1С:Бухгалтерія 7.7» - це типовий представник програм із сімейства програм 1С. Вона призначена для рішення широкого кола задач по веденню бухгалтерського обліку. Ця програма зручна у веденні обліку, так як в ній кожна проводка здійснюється на підставі первинного документа, що є одним із основних принципів бухгалтерського обліку. В програмі «1С» повинен бути налаштований журнал операцій. Основними складовими якого є такі реквізити: дата операцій, рахунок дебету і кредиту, субконто по дебету і кредиту, кількість, сума операцій, сума в валюті, текст операцій, номер журнала операцій.

      Технологічна платформа 1С:Предприятия включає три основні функціональні компоненти: бухгалтерський облік, розрахунок, оперативний облік.

   Компонент «Бухгалтерський облік» призначений  для ведення обліку на основі бухгалтерських операцій. Він забезпечує ведення  планів рахунків, ведення проводок, одержання бухгалтерських підсумків. Компонент використовується для автоматизації бухгалтерського обліку відповідно до будь-якого законодавства і методології обліку.

   Компонент «Розрахунок» призначений для виконання складних періодичних розрахунків. Він може використовуватися для розрахунку заробітньої плати будь-якої складності, розрахунків по цінних паперах і інших видах розрахунків.

   Компонент «Оперативний облік» призначений для обліку наявності і руху засобів в будь-яких розрізах у реальному часі. Він використовується для обліку запасів товарно-матеріальних цінностей, взаєморозрахунків з контрагентами і т.д. Компонент дозволяє відбивати в обліку операції господарської діяльності  підприємства безпосередньо в момент їхнього здійснення.

   Інвентаризація  – перелік, перерахування, зважування, перемірювання в натурі виробничих запасів, що знаходяться в місцях зберігання, і зіставлення з даними бухгалтерського обліку.

  На філії «Вінницький райавтодор» інвентаризація виробничих запасів провадиться за місцем зберігання та окремо за матеріально-відповідальними особами. Матеріальні запаси при інвентаризації записуються в описи за кожним окремим найменуванням із зазначенням номенклатурного номера, виду, групи, сорту і кількості (рахунком, вагою або мірою).

  Запаси  – це активи, які: утримуються  для подальшого продажу за умов звичайної господарської діяльності; перебувають у процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва; утримуються для споживання під час виробництва продукції, виконання робіт, послуг, а також управління підприємством.

  Важливою  умовою правильної організації  обліку виробничих запасів є  їх відповідне групування. Потріно  правильно згрупувати (класифікувати)  виробничі запаси на підприємстві  за їх призначенням та роллю  у процесі виробництва. З цією  метою на підприємстві перелік найменувань окремих видів запасів класифікується за визначеною ознакою. Виробничі запаси поділяються на групи. Кожна група поділяється на підгрупи. У межах піідгрупи запаси,в свою чергу, групуються за профілем, маркою, сортом, а потім за розміром.

  Перелік запасів, згрупованих за характерною ознакоюі відповідним чином зашифрованих із зазначенням одиниці виміру, називається номенклатурою запасів.

  Однією  з важливих умов правильної  організації обліку запасів є  попередня розробка норми запасу  по кожному номенклатурному номеру і норм витрат кожного виду запасів на кожний вид вироблюваної продукції, що необхідно для контролю за станом залишків запасів на складах підприємства в межах потреб, а також за правильним їх використанням у виробництві.

  Таким  чином, необхідними умовами правильної організації обліку виробничих запасів є: чітка організація складського виробництва; наявність інструкції з обліку запасів; правильне групування (класифікація) запасів; розробка номенклатури запасів; розробка норм запасу і норм витрат запасу.

  Для  забезпечення безперебійної роботи  філії «Вінницький райавтодор»  на складах підприємства завжди  мають бути виробничі запаси  в межах норм, передбачених потребою  підприємства. У складських приміщеннях підприємства здійснюються операції зі збереження виробничих запасів, що надходять, а також відпуску їх у виробництво. Бухгалтерський має забезпечити контроль за залишками, надходженням і витратами виробничих запасів на складі, що є важливою умовою для забезпечення збереження власності підприємства.

    На виявлені при інвентаризації  непридатні або зіпсовані матеріальні  цінності додатково складаються  акти, в яких вказуються причини,  ступінь і характер псування  матеріальних цінностей, а також  винні особи, які допустили  їх псування.

    3.2 Аналіз запасів, за якими проводиться інвентаризація на філії «Вінницький райавтодор» 

  На філії «Вінницький райавтодор» виробничі запаси за призначенням класифікують за такими групами:

1. Сировина й основні матеріали. До них належать предмети праці, за допомогою яких відбувається надання послуг підприємства (наприклад, щебінь, відсів, бітум).
2. Допоміжні матеріали. До них належать матеріали, які або приєднуються до основних матеріалів, щоб надати їм визначеної якості (наприклад, фарба для дорожніх знаків), або знаряддя виробництва, що витрачаються в прцесі роботи (наприклад, мастильні матеріали), або ті, що витрачаються для обслуговування процесу виробництва (наприклад, канцелярське приладдя, бланки обліку, електричні лампочки).
3. Куповані напівфабрикати та комплектуючі вироби складаються із витрат на придбання купованих напівфабрикатів та комплектуючих виробів, використовуваних при виробництві продукції даного підприємства. Напівфабрикат повинен пройти одну або декілька стадій обробки, перш ніж стати готовим виробом для подальшого використання. До  купованих напівфабрикатів відносяться вироби, одержувані за відповідними поставками (наприклад, стовпи для дорожніх знаків, після закупівлі деревини, обробляють на деревообробних станках).
4. Паливо. Економічно цей вид матеріалів належить до допоміжних матеріалів, але відокремлюється в обліку у зв’зку з його значною роллю у народному господарстві і великою часткою у загальних витратах матеріалів. Паливо  використовується: а) для технологічних потреб, коли воно використовується безпосередньо у технологічному процесі і зумовлює якісну зміну матеріалів (наприклад, бензин, дизпаливо); б) для енергетичних потреб, коли паливо сприяє для виробітку теплової енергії (наприклад, асфальтобетонний завод працює за допомогою газу); в) для господарських потреб (наприклад, для обігрівання приміщення цехів, контори підприємства).
5. Тара і тарні матеріали. До цієї групи належать предмети, призначені для пакування матеріалів. На нашому підприємстві існує тара лише одноразового використання і в особливу групу не виокремлюється та входить до собівартості тарних матеріалів (наприклад, жерстяні банки та відра з фарбою).
6. Будівельні матеріали. До них належать будівельні матеріали, конструкції, деталі, обладнання, що підлягають встановленню на об’єктах, які будуються (реконструюються), інші матеріальні цінності, призначені для потреб капітального будівництва (наприклад, заготовки плит для подальшого монтажу павільйонів).
7. Матеріали сільськогосподарського призначення. До складу цієї групи входять насіння, посадковий матеріал (наприклад, насіння трави для посіву при укріплення откосів).