Облік і аудит операцій, пов’язаних з інвентаризаційним процесом та їх комп’ютеризація (на прикладі Філії «Вінницький райавтодор»)

    Рис. 1.2 Стадії інвентаризації

  Для  виявлення результатів інвентаризації  бухгалтерія складає порівняльні  відомості. У них фіксують тільки  ті матеріальні цінності, за якими  виявлено відхилення від облікових даних. У відомості спочатку визначають попередній результат інвентаризації – недостачі або надлишки, тобто розбіжності між показниками бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів (додаток 10).

  До  складання порівняльної відомості бухгалтерія повинна ретельно перевірити правильність усіх записів на рахунках.

  Інвентаризаційна  комісія разом з бухгалтерією  перевіряє правильність порівняльних  відомостей, з’ясовує причини виникнення  надлишків, недостач, пересортиці,  встановлює винних осіб.

  За  наслідками проведеної інвентаризації  інвентаризаційною комісією складається  протокол із зазначенням стану  складського господарства, результатів  інвентаризації, висновків та пропозицій  щодо заліку нестач і лишків  при пересортуванні, списання нестач в межах норм природного збитку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей та вжитих заходів щодо запобігання нестач і втрат в подальшому.

  Після  закінчення інвентаризації робоча  комісія передає до центральної  постійно діючої комісії всю супровідну документацію і протокол.

  За  наслідками проведення технологічної  стадії інвентаризаційного процесу  визначаються кількісні і вартісні  характеристики об’єкту, що інвентаризується. Проте цим інвентаризаційний  процес не закінчується, оскільки необхідно проаналізувати та узагальнити отриману інформацію, визначити характер виявлених нестач, втрат і псування майна, а також причини виникнення лишків. Виявлені нестачі та лишки майна, а також позитивні і негативні сумарні різниці повинні знайти відображення в бухгалтерському обліку.

  Існує  послідовність визначення, регулювання  та відображення результатів  інвентаризаційного процесу, а  саме:

 I. Визначення попереднього результату: визначення достовірності результатів інвентаризації → складання порівняльних відомостей → визначення різниць між обліковими та фактичними даними → встановлення причин відхилень фактичної наявності майна від даних обліку в кількісному, якісному та вартісному виразі.

  ІІ. Регулювання попереднього результату: регулювання результатів інвентаризації: уточнення записів в обліку → регулювання різниці можливого пересортування → розрахунок розміру природного убутку.

  ІІІ.  Визначення кінцевого результату: оприбуткування лишків → списання  природного убутку → віднесення  нестач і втрат від псування майна на винних осіб → віднесення нестач і втрат від псування майна за рахунок підприємства в обліку.

  Для  виявлення результатів інвентаризації  застосовують книгу залишків  матеріалів, в якій відводять  спеціальні графи для запису  залишків матеріалів в натуральному вимірі за даними інвентаризаційних описів. Потім складаються порівняльні відомості, для чого можуть використовуватись також дані звітів матеріально відповідальних осіб.

  Порівняльні  відомості підписуються всіма  членами інвентаризаційної комісії і  матеріально відповідальних особами. В них включаються тільки ті матеріальні цінності, за якими під час інвентаризації виявлені відхилення від залікових даних. На основі представлених пояснень і матеріалів інвентаризації  інвентаризаційна комісія встановлює характер та причини виявлених нестач і лишків та в співвідношенні з цим визначає порядок регулювання різниць між даними інвентаризації і бухгалтерського обліку, а свої висновки та додатки фіксує у протоколі. Протоколи робочої інвентаризаційної комісії постійно розглядаються діючою інвентаризаційною комісією і затверджуються керівником підприємства.

  Інвентаризація  дозволяє перевірити достовірність  документального оформлення господарських  операцій і достовірність відображення  в бухгалтерському обліку, а також занести необхідні виправлення і уточнення в облікові регістри. Там, де немає добре організованої інвентаризаційної роботи, факти зловживань не є одиничними, вони не виявляються роками.

  Інвентаризація  є складовим елементом методу  бухгалтерського обліку, тому вона має більш широке значення, ніж просто техніка приведення даних біхгалтерського обліку відповідність до фактичного стану справ.

  Інвентаризація  як елемент методу бухгалтерського  обліку використовується в єдності  та суворій послідовності. В обліковому процесі вона передує балансу і звітності. Логічна послідовність застосування елементів методу бухгалтерського обліку в обліковому циклі така:

                  Документація →Оцінка→Калькуляція→

         →Рахунки→Подвійний запис→Інвентаризація→

                  →Баланс→Інша звітність

  Об’єктами  інвентаризації є майно та  зобов’язання. Майно включає необоротні  активи (основні засоби, нематеріальні  активи, довгострокові фінансові  інвестиції, довгострокову дебіторську  заборгованість) та оборотні активи (виробничі запаси, незавершене виробництво, готову продукцію, товари, векселі одержані, довгострокову дебіторську заборгованість, поточні фінансові інвестиції, грошові кошти). Зобов’язання поділяють на поточні та довгострокові (кредити банків, заборгованість перед постачальником, підрядниками, перед працівниками, бюджетом, позабюджетними фондами).

  У  світовій практиці розрізняють  дві системи інвентаризації:

1) періодичної  інвентаризації

2) постійної  інвентаризації

  Система  періодичної інвентаризації полягає в тому, що протягом звітнього періоду враховують лише купівлю (надходження) запасів, а їх вибуття не обліковують. За таких умов виникає необхідність наприкнці кожного періоду визначати наявність запасів у фізичному вираженні, оцінювати їх за цінами реалізації і таким методом визначити загальну вартість залишку запасів. Здійснення оцінки вартості реалізованих запасів показано на рис. 1.3

  Недолік  системи періодичної інвентаризації полягає в тому, що протягом періоду невідомий обсяг запасів на підприємстві, знижується контроль за запасами. Адже за такої системи, скільки виявлено предметів при інвентаризації, стільки, вважається, їх і має бути. Тобто така інвентаризація не передбачає виявлення лишків або нестач цінностей, що знижує контрольну функцію обліку. 

   Рис. 1.3 Оцінка  вартості реалізованих запасів 

  Ситема  постійної інвентаризації передбачає  постійні записи щодо надходження  та вибуття запасів. Отже, в  системі бухгалтерського обліку  на будь-який момент можна виявити наявність запасів. Таким чином, система постійної інвентаризації дає змогу виявляти лишки і нестачі запасів, що є на підприємстві. Це, по суті, система інвентаризації, яка діє на Україні.

       1.2 Нормативно-правове забезпечення обліку і аудиту операцій,        пов’язаних з інвентаризаційним процесом 

  Відповідно до статті 10 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV проведення інвентаризації є необхідним для забезпечення даних як бухгалтерського обліку, так і фінансової звітності та документального підтвердження наявності, стану й оцінок активів і зобов’язань.

  Відповідальність  за проведення інвентаризацій  несе керівник підприємства. Кількість,  дати проведення, перелік майна  і зобов’язань, що підлягають інвентаризації , самостійно визначаються підприємством, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим.

  Відповідно  до Порядку подання фінансової  звітності (затверджений постановою  Кабінету Міністрів України від  28 лютого 2000 р. № 419) проведення інвентаризації є обов’язковим:

•   при передачі майна державних підприємств в оренду, його приватизації і корпоратизації, при перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство, а також в інших випадках, передбачених законодавством;
• перед проведенням господарських операцій, що пов’язані з реструктуризацією суб’єктів господарювання;
• при ліквідації підприємства;
• у разі пожеж, стихійного лиха чи аварії техногенного характеру, або інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами;
• при встановленні фактів крадіжок або зловживань осіб (на день встановлення таких фактів);
• у випадках зміни керівника колективу (при колективній матеріальній відповідальності), вибуття із колективу більше половини її членів, а також письмовим зверненням (вимогою) хоча б одного з членів колективу;
• по тих матеріальних цінностях, по яких відмовлено постачальником в задоволенні претензій на їх недовантаження або по яких отримані від покупців претензії щодо недовантаження;
• при встановленні фактів зловживань, крадіжок або псування цінностей;
• за приписом судово-слідчих органів;
• при переоцінці майна;
• при передачі підприємств та їх структурних підрозділів (на дату передачі). Інвентаризація може не проводитись у разі передачі підприємств та їх структурних підрозділів у межах одного органу, до сфери управління якого входять ці підприємства;
• при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передавання справ);
• перед складанням річної фінансової звітності, крім майна, цінностей, коштів, зобов’язань, інвентаризація яких проводиться не раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих обє’ктів основних засобів може проводитись один раз у три роки, а бібліотечних фондів – один раз у пять років;
• при зміні керівника підприємства.

  У  випадках, коли проведення інвентаризації  є обов’язковим, інвентаризації  підлягають також майно і матеріальні  цінності, що не належать підприємству  та облік яких ведеться на  позабалансових рахунках.

  У  разі одержання відмови постачальника задовольнити претензію щодо навантаження товарів або при одержанні від покупця претензії щодо недовантаження товарів проводиться вибіркова інвентаризація тих товарів, на які заявлені вказані претензії. На деяких підприємствах інвентаризації проводяться не як разові заходи, а мають форму постійного процесу.

  Якщо  встановлено, що нестачі та  втрати виникли внаслідок зловживань, відповідні матеріали протягом  п’яти днів після встановлення  нестач і втрат підлягають  передачі органам попереднього  слідства, а на суму виявлених нестач і втрат подається цивільний позов.

  Нестачу  матеріальних цінностей згідно  з Порядком визначення розміру  збитків від розкрадання, нестачі,  знищення (псування) матеріальних цінностей,  який затверджено постановою  Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 р. № 116. Названим порядком передбачено, що розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається за їхньою балансовою вартістю (з вирахуванням амортизаційних відрахувань), але не нижче 50% від  балансової вартості на момент встановлення такого факту, з урахуванням індексів інфляції, відповідного розміру податку на додану вартість і розміру акцизного збору, за формулою:

                          Р_з = [ (Б_в- А) І_інф+ ПДВ + Азб) ] 2,

де Р_з – розмір збитків;

Б_в – балансова вартість на момент втановлення факту розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей;

А –  амортизаційні відрахування;

І_інф – загальний індекс інфляції;

ПДВ –  розмір податку на додану вартість;

Азб –  розмір акцизного збору.

  Безпосереднього  відображення в фінансовій звітності  (форми № 1-4) згідно П(С)БО результати  проведених інвентаризацій не  знаходять.

  В  Балансі підприємства (ф. № 1) суми  матеріальної шкоди, що підлягають  відшкодуванню винними особами,  знаходять відображення у складі іншої поточної заборгованості (додаток 3).