Облік і аудит операцій, пов’язаних з інвентаризаційним процесом та їх комп’ютеризація (на прикладі Філії «Вінницький райавтодор»)

Продовження до табл. 1.1 

  Аналізуючи поданий вище матеріал, можна зробити висновок, що інвентаризацією є перевірка в натурі наявності грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних запасів і вкладень підприємства, а також складу, стану та відповідності наявних господарських засобів на певну дату, шляхом спостереження, вимірювання, перелічення, обміну, зваження, реєстрації і подальше зіставлення отриманих даних з обліковими показниками. Це спосіб забезпечення достовірності бухгалтерського обліку та фінансової звітності на підприємствах.

  Розгляд історичного аспекту обліку інвентаризації можна розпочати зі Стародавнього Єгипту (XV ст. до н.е.), на згортках папірусу знаходили відображення елементи матеріального обліку. Так, уповноваженою особою відображались цінності, відпущені з комори і прийняті на зберігання, а також їх залишки. На сувоях складали інвентарі. У Єгипті, як і Вавилоні (XIII ст. до н.е.) характерне широке використання інвентарних описів з переліком об’єктів обліку. Описи можна вважати першою ознакою прояву системності в обліку. Інвентарна форма обліку стала переважаючою і в державному обліку господарських ресурсів.

  До VII-XIII ст. н.е. в Китаї слалась досить розвинена система обліку матеріальних цінностей. Облікові працівники були зосереджені в трьох напрямках, де фіксувалось надходження, витрачання і залишок цінностей. Перший і другий відділ відображали рух цінностей, а третій здійснював інветаризацію і виводив натуральний залишок, але не відображав облікового залишку.

  Генуезький вчений А. Ді Пієтро, розповсюдив диграфізм на облік монастирського господарства і банків, при цьому з об’єктів поточного обліку він виключав основні засоби, останні враховувались тільки в інвентаризаційних відомостях. Він багато уваги приділяв вченню про інвентаризацію, вперше класифікував інвентаризацію на переоблік нерухомого майна і цінних речей.

  Розглядаючи  процедури інвентаризації (XVIII ст.), італійські бухгалтери рекомендували в якості регістрів використовувати як вільні листи, так і книги. На відміну від них, німецький вчений І. Готлі пропонував замість складання описів здійснювати записи про залишки в натурі прямо в товарних книгах по кредиту відповідних рахунків, що дозволяє бухгалтеру виконати операції, які відображаються в порівняльній відомості. З точки зору В. Швайкера, інвентар слід було складати на окремій сторінці, а потім переносити дані до окремої книги. Повністю позиції 2-ох шкіл співпадають в тому, що починати інвентаризацію необхідно з предметів, “які є більш цінними і легко втрачаються, такі як наявність грошей, коштовностей, срібних виробів тощо”. Суттєвою обставиною процесу інвентаризації, слід вважати ту, що в ньому не  використали єдиного вимірника, а інвентаризаційний опис носив тільки статистичний характер.

  Французький вчений Саварі Жак показав необхідність двох балансів: одного - по рахунках Головної книги, другого - за даними інвентаризаційних описів.

   В Росії ісчторичні дані свідчать, що за часів 1864-1917 рр. вже приділялась особлива увага веденню первинної документації. З метою посилення контролю над роботою матеріально відповідальних осіб всі книги належним чином прошнуровувались і пронумеровувались, після чого опечатувались і підписувались контролером і комірником. В «Указе губернаторам и воеводам» від 12.09.1728 р. зазначалось, що записи слід було вести в спеціальних книгах, оскільки в іншому випадку «…будь-які непорядки можуть трапитись, і той, від кого надходить, і той, хто втрачає , можуть впасти у підозру». У випадку виникнення будь-яких підозр, щодо зловживань на складах проводилась повна інвентаризація: до кінця XVIII ст. було розроблено техніку її проведення.

  Під  час обліку в повоєнний період (1945-1991 рр.) застосовувались різні  системи обліку матеріальних цінностей. Необхідність впорядкованості обліку матеріалів була визначена Інструкцією наркомфіну СРСР №639 від 30.10.1945 р. з бухгалтерського обліку матеріалів на підприємствах, яка встановлювала порядок перевірки прибуткових документів як у відділі постачання, так і в бухгалтерії підприємства. Інструкція вимагала ретельного аналізу виявлених при інвентаризації недостач і лишків, щоб попередити довільне їх списання за рахунок виробництва. У 1947 р. Міністерство фінансів СРСР створило нормативний докумнт «Основные положения по инвентаризации хозяйственных средств предприятий и хозорганов».

   Бухгалтерія Ф.В. Єзерського випереджала  свій час, висувала перед обліком  ряд нових ідей, які не могли  бути вирішені традиційними бухгалтерськими  методами: проведення інвентаризації не є суцільним методом на певний момент часу. А продовжується послідовно і постійні виведення фінансового результату можливо тільки шляхом інвентаризації за період часу, що пройшов.

  Хоча основною умовою облікових даних є правдивість і точність відображення стану господарських засобів, їх джерел утворення та результатів діяльності, реальні факти іноді не відповідають цій умові.

  Основними  причинами розбіжностей можуть  бути:

1. природні втрати засобів в процесі їхнього зберігання, внаслідок впливу зовнішнього середовища. Зміни такого плану не оформляються в поточному обліку;
2. неточності і помилки в обліку, що виникають внаслідок неправильних арифметичних підрахунків та описок в первинних документах, а також неправильного відображення даних з первинних документів в аналітичному та синтетичному обліку;
3. неточності, помилки та зловживання матеріально відповідальних осіб при прийомі та відпуску засобів зі складу спричиняють прорахунки, проміри, недоваги, недосортицю, внаслідок чого об’єктивно створюється різниця між обсягами засобів, які вказані в документах, та залишками на складах, причому на останніх утворюються надлишки, нестачі або пересортиці товарно-матеріальних цінностей.

  Для  усунення вищенаведених розбіжностей  між даними обліку та фактичною  наявністю об’єктів господарювання застосовують один з основних елементів методу бухгалтерського обліку – інвентаризацію.

  Для  того, щоб провести інвентаризацію  на підприємстві наказом керівника  створюється інвентаризаційна комісія.За  наслідками проведеної інвентаризації інвентаризаційною комісією складається протокол із зазначенням стану складського господарства, результатів інвентаризації, висновків та пропозицій щодо заліку нестач і лишків при пересортуванні, списання нестач в межах норм природного збитку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей та вжитих заходів щодо запобігання нестач і втрат в подальшому.

   В залежності від призначення і характеру інвентаризації поділяють на планові та позапланові (раптові) (рис.1.1).

   Планові інвентаризації проводять за складеним заздалегідь планом у визначені строки.

  Позапланові  проводять за розпорядженням  керівника підприємства, вищих органів,  слідчих органів при встановленні  фактів зловживань, крадіжок, скоєння  пограбувань; при передачі цінностей однією матеріально відповідальною особою іншій; після стихійного лиха; при переоцінці товарно-матеріальних цінностей; при проведенні документальних ревізій за вимогою ревізора; при передачі основних засобів іншим власникам (фізичним, юридичним особам). При проведенні раптових інвентаризацій усі матеріальні цінності готують до інвентаризації у присутності інвентаризаційної комісії, в інших випадках – заздалегідь. Вони мають бути згруповані, розсортовані і розкладені за назвами, сортами, розмірами у порядку, зручному для підрахунку.

  За  часом проведення інвентаризації  бувають разові та перманентні.

   Разові інвентаризації проводять  одноразово спеціально створеною  для цього комісією.

  Перманентні  інвентаризації проводять постійно  діючі комісії. 

ІНВЕНТАРИЗАЦІЇЇ

  Рис. 1.1 Класифікація  інвентаризацій 

  Залежно  від повноти охоплення засобів  (кощтів, зобов’язань) підприємства  розрізняють повну та часткову  інвентаризації.

  Повна  інвентаризація охоплює всі товарно-матеріальні цінності, кошти і розрахунки підприємства. Вона проводиться у встановлені Інструкцією строки, як правило, один раз на рік, перед складанням річног звіту.

  Часткова  інвентаризація охоплює окремі  види засобів господарства (основних  засобів, товарно-матеріальних цінностей, грошових знаків в касі).

  Проведення  інвентаризації передбачає вирішення  таких завдань, як виявлення  фактичної наявності основних  засобів, грошових коштів, товарно-матеріальних  цінностей, контроль за їх збереженням,  перевірка додержання правил та умов зберігання та інші.

  При  проведенні інвентаризації потрібно  дотримуватись принципів, які  дають можливість ефективно працювати.  Основні принципи інвентаризації  такі:

1. Об’єктивність – на процес інвентаризації не повинні мати суттєвий вплив необ’єктивні фактори.
2. Своєчасність – своєчасна перевірка попереджує можливість виникнення зловживань.
3. Точність – достовірне відображення наявності майна та стану зобовязань
4. Зіставність – одиниці виміру мають бути однаковими у бухгалтерському обліку і в документах щодо інвентаризації.
5. Безперервність – почата інвентаризація має проводитися безперервно до її закінчення.
6. Повнота – суцільна перевірка об’єкта інвентаризації.
7. Ефективність – прийняття ефективних рішень за наслідками інвентаризації.
8. Економічність – на проведення інвентаризації мають бути мінімальні витрати праці та коштів. Вона не повинна створювати перешкод у діяльності підприємства.
9. Гласність – процес інвентаризації має бути гласним, щоб йому змогли допомогти зацікавлені особи.
10. Юридичність – дотримання положень щодо відображення наслідків інвентаризації в бухгалтерському обліку.
11. Матеріальна відповідальність – відповідальність за виявлені результати (лишки, нестачі) та об’єктивність проведення перевірок.
12. Документальне оформлення – оформлення результатів інвентаризації документами, які повинні мати доказову силу для підтвердження її підсумків.

  У  техніці проведення інвентаризації  можна виділити чотири стадії (рис.1.2): організаційну, підготовчу, технологічну, результативну. На  кожній з них виконується відповідна робота.