- информационно-справочная
и справочно-аналитическая; - отчетная;
- документация по обеспечению кадрами;
- финансовая документация; - документация
по материально-техническому обеспечению;
- договорная документация; - документация
по информационному обеспечению деятельности
организации; - документация, отражающая
основную деятельность организации или
предприятия (на производственном предприятии
– производственная документация, в лечебном
учреждении – система медицинской документации,
в вузе – система документации по высшему
образованию). Документы, составляющие
одну систему документации, связаны единством
целевого назначения и в комплексе обеспечивают
документирование той или иной управленческой
функции. Так, документы, составляющие
систему плановой документации, обеспечивают
планирование деятельности учреждения.
Унификация
проводится по трем
направлениям: 1) унификация структуры
документа; 2) унификация содержания документа;
3) унификация
оформления документа. Унификация
структуры документов в основном
базируется на разработке формуляров-образцов.
Обычно формуляр-образец разрабатывается
для УСД, однако существуют общепринятые
положения унифицированной модели документа:
1) наличие трех частей документа – заголовочной,
содержательной и оформляющей; 2) общий
состав реквизитов заголовочной и оформляющей
частей (автор документа, индекс документа,
дата регистрации, гриф ограничения доступа,
адресат, подпись, печать); 3) стандартные
размеры носителя и полей документа; 4)
расположение реквизитов документа.
Унификация
содержания документа основывается
на следующих компонентах: 1) стандартизованной
профессиональной лексике (терминологические
стандарты, терминологические разделы
нормативных документов, общегосударственные
классификаторы и системы обозначений);
2) требования деловой стилистики; 3) требования
к идентификации документов и обеспечению
их юридической силы. Унификация
оформления документа учитывает следующие
аспекты: 1) эргономические характеристики
документов; 2) информативность форм представления
данных; 3) единообразие оформления однотипных
документов.
В настоящее
время действует УСД: 1) УС ОРД; 2) УС
банковской документации; 3)УС финансовой,
учетной и отчетной бухгалтерской документации
бюджетных учреждений и организаций; 4)
УС отчетно-статистической документации;
5)УС учетной и отчетной бухгалтерской
документации предприятий; 6)УСД по труду;
7) УСД Пенсионного фонда РФ; 8) УС внешнеторговой
документации; 9)УС первичной учетной
документации. Служба ДОУ ориентирована
на работу с организационно-распорядительными
документами (ОРД), которые используются
в процессах организационного управления.
ОРД можно классифицировать по содержанию
(семантике) и по форме (синтаксису). По
содержанию ОРД делят на 3 основных класса:
Организационные документы – комплекс
взаимосвязанных документов, регламентирующих
структуру, задачи и функции предприятия,
организацию его работы, права, обязанности
и ответственность руководителей и специалистов
предприятия. Организационные документы
составляются при создании предприятия
и являются базовыми для его работы. К
ним относятся учредительные документы,
структура и штатная численность работников,
штатное расписание, положения о подразделениях,
должностные инструкции сотрудников.
К числу распорядительных
документов, оформляющих принятые
управленческие решения, относят: приказы
по основной деятельности и по личному
составу, распоряжения, указания, протоколы
совещаний, собраний, заседаний. Эти виды
документов являются основными для выполнения
деловых процессов. Класс информационно-справочных
документов, составляемых при выполнении
функции учета, контроля и анализа деловых
процессов, образуют следующие документы:
письма входящие и исходящие, акты, справки,
докладные и служебные записки, отчеты,
перечни, регистрационно-контрольные
карточки. Каждый ОРД состоит из реквизитов,
которые содержат часть информации документов
и имеют свое положение в документе, поэтому
по структуре (по форме расположения
реквизитов) ОРД делятся на два класса
– формализованные
и неформализованные. К числу формализованных
документов относят типовые и стандартные
документы. Формализованные документы
характеризуются следующими свойствами:
1)наличием типового состава и расположения
реквизитов; 2)наличием стандартного оформления
(стиля) реквизитов;3)использованием бумаги
стандартных размеров (А3, А4, А5). Информация
всех реквизитов по степени стабильности
делится на 2 вида: постоянную, неизменяемую
в нескольких экземплярах одного вида
документа, и переменную, являющуюся новой
для каждого экземпляра данного вида документов.
Наличие постоянных реквизитов в типовых
документах позволяет заранее создавать
шаблоны для этих документов. Шаблоны
для бумажных носителей называются бланками
документов, для документов, разрабатываемых
с использованием компьютерной техники
– формами электронных документов. Неформализованные
документы отличаются нестандартным содержанием
и отсутствием типовой формы расположения
реквизитов. К неформализованным документам
относятся отчеты, обзоры, рефераты. С
точки зрения структуры документа можно
выделить следующие особенности
неформализованных
документов: 1)малое количество типовых
реквизитов; 2)многостраничные документы;
3)наличие текстовой, табличной, графической
информации. Унифицированная
система организационно-
распорядительной
документации (УС ОРД)
Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации (УС ОРД) представляет собой
отдельную подсистему в системе
УСД. Управленческая деятельность предприятия
обеспечивается системой взаимоувязанных
документов, составляющих его документационную
базу. Состав документационной базы предприятия
и структурных подразделений определяется
их компетенцией, порядком разрешения
вопросов (единоначальный или коллегиальный),
объемом и характером взаимосвязей между
подразделениями, вышестоящими и нижестоящими
органами. Организационно-распорядительные
документы делятся на три группы: 1) распорядительные
документы: приказы, указания, распоряжения
(их выпускает руководитель, действующий
на принципах единоначалия); 2)решения,
постановления (эти документы создаются
коллегиальными органами); 3) организационные
документы: штатное расписание, структура
и штатная численность, положения о структурных
подразделениях, должностные инструкции,
инструкция по делопроизводству и другие
инструкции, правила, графики и другие;
4) справочно-информационные документы:
акты, протоколы, письма, справки, договоры,
претензии, служебные и докладные записки,
заявления и другие. В целях эффективности
использования средств вычислительной
техники на предприятии устанавливаются
единые правила оформления документов,
проводится унификация состава и форм
документов, а также процессов работы
с документами. Эти правила закрепляются
в инструкции по делопроизводству, которая
согласовывается с ЭПК (экспертно-проверочной
комиссией) Госархива и затем утверждается
руководителем организации. Стандартизация.
Виды стандартов.
Стандартизация - это процесс установления
комплекса норм, правил, требований к объекту
стандартизации, которые утверждаются
компетентным органом в соответствии
с законодательством. Организация стандартизации
в РФ регламентируется федеральным законом
«О стандартизации» и федеральным
законом «О техническом регулировании».
Виды стандартов по
предмету стандартизации:
- стандарты на материальные предметы
(продукцию, эталоны, образцы веществ);
- стандарты на работы; - стандарты на услуги;
- стандарты на процессы; - стандарты на
методы контроля (на испытания, измерения,
анализы); - стандарты на нормы, правила,
требования различного характера; - стандарты
на системы, в том числе на сисистеы информации
и документации; - стандарты на стандарты
(основополагающие стандарты). Основополагающими
стандартами РФ в области нормативно-технической
документации являются стандарты серии
1: ГОСТ Р 1.0 –92. Основные положения;
ГОСТ Р 1.2 – 92. Порядок разработки ГОСТов;
ГОСТ Р 1.4 – 93. Стандарты отраслей, предприятий,
НТО;
ГОСТ Р 1.5 – 93. Общие требования к построению,
изложению, оформлению и созданию стандартов.
ГОСТ Р 1.8 – 95. Порядок разработки
и применения межгосударственных стандартов.
Самостоятельный раздел
составляют стандарты на унифицированные
системы документации серии 6. Например:
Гост
6.01.1-87 Единая система классификации и
кодирования технико-экономической социальной
информации;
гост
6.10.4-84. Унифицированные системы документации.
Придание юридической силы документам
на машинном носителе и машинограмме,
создаваемым средствами вычислительной
техники. Основные положения.
ГОСТ
6.10.5-87. Унифицированные системы документации.
Требования к построению формуляра-образца;
ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»
С 1 июля
2003 года введен в действие ГОСТ 6.38-2003
«Унифицированные системы документации.
Система организационно-распорядительных
документов. Требования к оформлению
документов» устанавливает состав
реквизитов, их расположение на листе
бумаги, требования к бланкам и тексту
документов. Соблюдение всего комплекса
требований гарантирует создание документов,
обладающих полной юридической силой
и являющихся безусловным доказательством
в любом спорном вопросе. Согласно ГОСТ
6.38-2003 юридическая сила документа обеспечивается
наличием определенного состава реквизитов
и удостоверением подлинности документа.
ГОСТ 6.38-2003 содержит не 29, а 30 реквизитов
(добавлены – «основной государственный
регистрационный номер юридического лица;
ИНН); реквизит «печать» переименован
в «оттиск печати», и т.д.). ГОСТом утверждена
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации (УСОРД), которая является
основополагающей в органах государственной
власти. Стандарты
различают по сфере
действия:
- Международные
стандарты ИСО (или ISO), имеют приоритетное
значение. ИСО – это объединение национальных
организаций по стандартизации, проекты
ИСО утверждаются Советом ИСО и действуют
только в тех странах, которые согласились
на применение данного стандарта. РФ является
членом ИСО, принимает активное участие
в работе комитетов ИСО и многие стандарты
ИСО действуют на территории РФ.
- Стандарты
международной электротехнической комиссии
(МЭК);
- Межгосударственные
стандарты или стандарты регионального
типа, которые принимаются государствами,
присоединенными к соглашению, например,
стандарты СЭВ.
- Национальные
стандарты зарубежных стран;
- ГОСТы (государственные
стандарты РФ и СССР) действуют
на всей территории РФ;
- ОСТы (отраслевые
стандарты) действуют в пределах данной
отрасли народного хозяйства; РСТ (республиканские
стандарты СССР) имели силу на территории
бывших республик и сейчас действуют
на территории РФ, если не отменены
более новыми и не противоречат
действующему законодательству;
- СТП и СТО
(стандарты предприятий и обществ) обязательны
к исполнению только на этих предприятиях
и обществах.
Первый
общесоюзный стандарт был принят
7 мая 1926 г. (ОСТ-1), а к началу 1981 года
появилось более 20 тысяч ГОСТов.
В 1997 г. насчитывалось более 40 стандартов
только на системы. Огромный массив данной
информации сведен в единую государственную
систему стандартизации (ЕГСС), представление
о которой можно получить