Ответы на госы

    Классификации документов  по различным основаниям. Целью любой классификации является систематизация видовых понятий и поиск новых взаимосвязей. В результате классификации  происходит логическое деление объема  родового понятия  на непересекающиеся части (на видовые понятия) на основании  какого - либо признака. Признак, по которому идет деление, есть основание деления. При построении классификаций необходимо соблюдать следующие правила:

• правило несовместимости: объемы видовых понятий не должны пересекаться. Например, неправильно делить документы на бумажные, кинодокументы, фотодокументы, текстовые. Понятие текстового документа совместимо с понятием бумажного и фото- кино- документа; 
• правило последовательности: нельзя делить сразу по нескольким основаниям. Например,  неправильно делить  документы на: акты, протоколы, договоры и  фотодокументы, кинодокументы. Использованы сразу два основания деления  - вид документа и материальный носитель;
• правило соразмерности: сумма объемов видовых понятий должна быть равна объему родового понятия, то есть, классификация должна быть полной.

  Знание  различных классификаций в делопроизводстве помогает правильной группировке  документов в дела, укоряет поиск документов, а в целом -  повышает  оперативность работы.

  Основные  классификации документов по различным основаниям

  1. Классификация по материальному носителю: бумажные, фотодокументы - на фотопленке, кинодокументы - на кинопленке, видео документы - на видеопленке, акустические - на магнитной пленке.

  2. По виду документа: уставы, приказы,  протоколы, акты, положения, инструкции, письма, договоры, заявления, правила и т.п. (полная классификация представлена в ОКУД - общероссийском классификаторе управленческой документации).

  3. По сфере деятельности: организационно-распорядительные, финансовые, бухгалтерские, снабженческо - сбытовые, по социальному обеспечению, страховые, отчетно-статистические, плановые, конструкторские, технологические, патентные и т. п.

  4. По форме  текста документа:  трафаретные, табличные, анкетные, текстовые, смешанные.

  5. По степени гласности: обычные-общедоступные,  с ограниченным доступом.

  Документы с  ограниченным доступом: конфиденциальные, содержащие государственную тайну, (секретные, совершенно секретные, документы  особой важности), для служебного пользования (ДСП), содержащие коммерческую тайну  и служебную тайну.

  6. По степени подлинности: подлинники (первый экземпляр с «живыми» подписями и печатями),  копии.

  Копии делатся на  четыре вида:

  а) дубликат (выдается в случае утери  оригинала и имеет одинаковую юридическую силу с оригиналом);

  б) выписка - копия части документа;

  в) отпуск - копия через копирку;

  г) ксерокопия.

  7. По срокам исполнения: срочные  (телеграммы, с пометкой “срочно”, со сроком, установленным законом,  подзаконными актами); несрочные  (сроки не указаны).

  8. По срокам хранения: постоянного  хранения; временного хранения.

  Документы временного хранения:

  - со сроками  хранения от 10 до 75 лет (длительного хранения);

      - со сроками  хранения менее  10 лет (краткосрочного хранения).