Шпаргалка по "Менеджмент организации"

47.Документация и инвентаризация.

1.Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформ­ляются оправдательными документами.

Документ — это материальный объект с информацией, закреп­ленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов учета; юри­дическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на ос­новании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хо­зяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником све­дений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

Документы сле­дует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают.

Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму ука­зывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, то ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях  документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ. Текст оговорки таков:

Написанному в исправление ошибки.........................................верить

(новый текст или сумма) Дата                                              Подпись

В кассовых и банковских документах исправления делать не раз­решается.

Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют. Прежде всего, производят проверку по форме, в процессе которой ус­танавливают необходимое количество заполненных реквизитов, на­личие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполне­ния документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После это­го документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и доку­ментально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризации подлежит все имущество организации (основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные  средства и прочие финансовые активы) независимо от его местонахожде­ния и все виды финансовых обязательств.

Основными целями инвентаризации являются:

      выявление фактического наличия имущества;

      сопоставление фактического наличия имущества с данными бух­галтерского учета;

      проверка полноты отражения в учете обязательств.

Проведение инвентаризации обязательно:

      при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитар­ного предприятия;

      перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

      при смене материально ответственных лиц;

      при выявлении фактов хищения,  злоупотребления  или  порчи имущества;

      в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Инвентаризация основных средств может проводиться один paз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет.

При   коллективной   (бригадной)   материальной   ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (брига- дира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов,  а также  по требованию одного  или  нескольких  членов коллектива (бригады).

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвента­ризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряже­ние) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о прове­дении инвентаризации.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвен­таризации служит основанием для признания результатов инвентариза­ции недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентариза­ционной комиссии надлежит получить последние на момент инвен­таризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием  «до  инвентаризации  на  «_____»  (дата)»,  что должно  служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имуществе сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в рас ход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее, чем в двух экземплярах.

Проверка фактического наличия имущества производится при обя­зательном участии материально ответственных лиц.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического нали­чия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответ­ствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем порядке:

      излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисля­ется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации, либо увели­чение финансирования (фондов) у бюджетной организации;

      недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установле­ны, или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые.

Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления факти­ческих недостач.

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется по­сле зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном поряд­ке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по кото­рому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривает­ся как недостача сверх норм.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть реше­ния следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Способ регистрации учетной информации, т.е. сведений из первичных документов, понимается под термином техники бухгалтерского учета.

Для систематизации и накопления и информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, составляются сводные  учетные документы - учетные регистры. Учетные регистры применяются для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.